Сортировка данных. Чтобы сортировать записи в таблице по возрастанию или убыванию значений, сначала нужно выделить столбец значения которого необходимо отсортировать, а затем выбрать пункт Записи/ Сортировка и выбрать одну из команд. При этом необходимо учитывать, что устанавливаемая сортировка влияет только на отображение записей, но не влияет на их физическое расположение.
Поиск и замена данных. Чтобы найти или заменить данные определенного вида необходимо выполнить команду Правка/ Найти, после чего будет отображено диалоговое окно (рисунок 3.7).
Рисунок 3.7 – Вид диалогового окна Поиск и замена
Образец – строка для поиска. Возможно использование специальных символов:
* - заменяет строку любой длины, состоящую из произвольных символов;
? – заменяет один любой символ.
Поиск в – определяет режим поиска либо в текущем поле активной таблицы, либо во всей таблице.
Совпадение – определяет тип поиска. Например, если в поле Образец введено значение 99, то для значений 99, 1998 и 991 выбор того или иного режима приведет к таким результатам:
§ С любой частью поля – найдет все значения;
§ Поля целиком – найдет только значение 99;
§ С начала поля – найдет значения 99 и 991.
Просмотр – определяет направление поиска от текущей записи:
§ Вверх – к первой записи;
§ Вниз – к последней записи;
§ Все – поиск во всей таблице.
С учетом регистра – при поиске учитывается регистр, т.е. строчные и прописные буквы.
С учетом формата полей – при поиске учитывается формат отображения, установленный для того или иного поля.
Заменить на – строка для замены найденного значения.
Фильтрация данных. При работе с таблицами часто бывает необходимо отображать не все записи, а только те, которые соответствуют определенным условиям. Для этого используются следующие виды фильтрации:
1. Фильтрация по выделенному – обеспечивает запуск самого простого фильтра.
Критерием фильтрации служит одна или несколько выделенных ячеек в таблице или запросе (или ячейка с курсором). После применения фильтра на экране останутся видимыми только те записи, где в данном поле стоит указанное в выделенной ячейке число, текст и. т. д.
Фильтрацию можно осуществлять и по блоку выделенных ячеек, и не обязательно одного поля, а и смежных полей, необходимо только, чтобы типы данных в полях совпадали.
Исключить выделенное – это тоже фильтр, но в этом случае критерий фильтрации обратный: скрываются записи, значения полей которых совпадают со значениями выделенных полей (ячеек).
Удалить фильтр – не удаляет сам используемый критерий из памяти, а только отменяет действие фильтра.
Применить фильтр – вновь включает режим фильтрации.
2. Обычный фильтр. Если необходимо отображать все записи, которые удовлетворяют нескольким условиям, то используют обычный фильтр, который можно установить командой Записи/ Фильтр/ Изменить фильтр. При этом открывается окно ФИЛЬТР, в котором критерии фильтрации по каждому полю представлены в виде списка. Его можно раскрыть и изменить набор значений полей или создать дополнительные списки для тех полей, которые первоначально не использовались для задания критерия фильтрации.
В левом нижнем углу окна фильтрации имеются вкладки Найти и Или, при выборе которых в полях отображаются установленные ограничения. Для задания каких-либо условий в Access используются несколько операторов сравнения, а также логические операторы (таблица 3.1)
Таблица 3.1 – Операторы фильтрации
Оператор
Описание
=
Равно
<
Меньше
>
Больше
£
Меньше либо равно
³
Больше либо равно
à
Не равно
IN
проверка на равенство значения какому-либо элементу списка, который указывается в скобках оператора IN
BETWEEN
Проверка на нахождение значения в указанном диапазоне (границы диапазона указываются с логическим оператором AND)
LIKE
Проверка значения на соответствие указанному шаблону
AND
Проверяет соответствие значения обоим указанным условиям
OR
Проверяет соответствие значения одному из указанных условий
Названия операторов принято писать либо прописными буквами, либо начинать с прописной.
Таблица 3.2 – Примеры использования операторов при фильтрации
Пример
Описание
LIKE “*а”
Содержимое текстового поля оканчивается на «а»
LIKE “*а” OR “*в”
Содержимое текстового поля оканчивается на «а» или «в»
IN («Волков»; «Морозов»)
Содержимым текстового поля является либо строка «Волков», либо строка «Морозов»
BETWEEN 1 AND 10
Содержимое числового поля находится в диапазоне от 1 до 10
BETWEEN «А*» AND «М*»
Первая буква текстового поля находится в диапазоне от «А» до «М»
>= «А*» AND <= «М*»
Первая буква текстового поля находится в диапазоне от «А» до «М»
Чтобы задать ограничения на несколько полей, при которых отображались бы записи, которые удовлетворяют хотя бы одному из указанных ограничений, можно воспользоваться вкладкой Или окна фильтра. Например, необходимо отобразить только тех студентов, у которых имя или фамилия заканчиваются на букву «а». Для этого вначале необходимо на вкладке Найти окна фильтра указать для поля Фамилия условие LIKE “*а”. После этого следует выбрать вкладку Или и указать для поля имя условие LIKE “*а”. При этом автоматически появится следующая вкладка Или, т.е. можно указать несколько условий, хотя бы одно из которых должно выполняться.
3. Расширенный фильтр. Если возможностей обычной фильтрации не хватает, например, необходимо не только отображать определенные записи, но и выполнять сортировку данных по нескольким столбцам, то можно использовать расширенный фильтр. Для этого необходимо выполнить команду Записи/ Фильтр/ Расширенный фильтр, после чего отобразится окно расширенного фильтра. Затем необходимо выбрать поля, на которые будут накладываться ограничения (Поле), а также направление сортировки (Сортировка). После этого указать ограничения на содержимое выбранного поля (Условие отбора).
