Денежные суммы (числа с четырьмя десятичными знаками)
8 байт
счетчик
Уникальное целое число, обозначающее порядковый номер записи в таблице
4 байт
Логический
Логические значения
1 бит
Поле объекта OLE
Объекты других приложений Windows
До 1 Гбайт
Гиперссылка
Ссылка на файл (в данном компьютере, в локальной сети)
До 2048 символов
Для каждого типа данных можно установить значения свойств, которые будут определять особенности обработки соответствующего поля.
Таблица 2.2 – Основные свойства типов данных
Свойство
Описание
Подпись
Устанавливается информативное название поля, которое автоматически будет использоваться при создании форм и отчетов
Значение по умолчанию
Для поля задается значение, которое будет использоваться, если в данное поле не будет введена информация
Условие на значение
Устанавливает ограничение на вводимые данные, т.е. не позволяет вводить данные, которые не соответствуют указанному условию
Сообщение об ошибке
Задает текст сообщения, который будет отображаться, если данные не соответствуют ограничению, указанному в свойстве Условие на значение
Обязательное поле
Определяет режим обязательного ввода информации в данное поле
Индексированное поле
Устанавливает режим использования индекса для данного поля, что позволяет ускорить процедуру доступа к информации в поле, а также задать режим, при котором в поле нельзя вводить повторяющиеся значения
Кроме основных свойств типы данных имеют еще и дополнительные.
Основными свойствами типов Текстовый и Поле MEMO являются следующие:
Формат поля – задается специальный формат, в котором данные будут представлены на экране, например, цвет текста и выравнивание.
Пустые строки – устанавливается режим, при котором можно вводить в поле пустую строку (т.е. значение «»).
Пустым значением называется специальное значение Null, которое имеет ряд особенностей. Нельзя поставить знак равенства между значением Null и любым другим значением. Значение Null не обрабатывается при использовании итоговых функций.
Числовой тип данных используется для обработки чисел различного размера и формата. Размер определяется с помощью свойства Размер поля (таблица 2.3)
Таблица 2.3 – Основные значения свойства Размер поля
Значение
Содержимое
Диапазон
Объем
Байт
Целые числа
[0; 28 -1]
1 байт
Целое
Целые числа
[-215; 215 -1]
2 байт
Длинное целое
Целые числа
[- 231; 231 -1]
4 байт
Одинарное с плавающей точкой
Вещественные числа с точностью до 7 знаков после запятой
[- 2128; -2-149] и [2-149; 2128 -1]
4 байт
Двойное с плавающей точкой
Вещественные числа с точностью до 15 знаков после запятой
[-21024; -2-1074] и [2-1074; 21024 -1]
8 байт
Действительное
Вещественные числа с заданной точностью (по умолчанию точность = 18 знаков)
[- 1028; 1028]
12 байт
Дата/ время применяется при обработке значений календарных дат и времени.
Денежный тип данных используется для хранения денежных значений и предусматривает точность до 4 знаков после десятичной запятой и до 15 знаков перед запятой.
Логический тип предназначен для хранения и обработки логических значений, т.е. Ложь или Истина. Этот тип данных предусматривает использование одного из следующих форматов в качестве свойства Формат поля: Истина/ Ложь, Да/ Нет, Вкл/ Выкл.
Работа с таблицами
Как бы тщательно не была спроектирована база данных, всегда возникает необходимость корректировать, изменять, добавлять и удалять данные, в общем, редактировать её объекты. Для этого можно использовать традиционные в Windows-приложениях инструменты: буфер обмена и мышь.
Большинство данных, при редактировании которых курсор становится текстовым (I), могут быть скопированы в БО, а именно: имена файлов, полей, таблиц; подписи, названия типов, тексты справок.
При работе с БО используются команды:
вырезать (CTRL+X);
копировать (CTRL+C);
вставить (CTRL+V).
Использование БО при редактировании данных не всегда является удобным, поэтому предпочтительнее в этих случаях применять мышь.
В уже созданной таблице всегда можно переименовать название поля (столбца). Для этого надо дважды щёлкнуть мышью по имени поля и ввести новое имя.
Ширина строк и столбцов таблиц задана по умолчанию, и для изменения их надо установить курсор на разграничительную линию и, нажав левую кнопку мыши, перетащить линию на нужное расстояние. Чтобы ширина столбца автоматически соответствовала длине записи надо дважды щёлкнуть мышью по разграничительной линии.
Программа MSA использует тот же интерфейс, что и остальные Windows-приложения. Поэтому, чтобы выполнить какие-либо действия над объектами, необходимо их выделить. Для выделения столбца необходимо щёлкнуть мышью в области его заголовка (курсор в виде). Аналогично выделяются и строки. Чтобы выделить ячейку, надо установить курсор мыши в левом верхнем углу ячейки (курсор в виде +) и щёлкнуть мышью. Если просто щёлкнуть мышью в ячейке, то будут выделены только данные.
Для выделения блока ячеек необходимо выделить ячейку в левом верхнем углу блока и, нажав и удерживая левую кнопку мыши, протащить в правый нижний угол блока. Операции копирования, вставки, перемещения, удаления ячеек аналогичны приёмам работы с ячейками в электронных таблицах Excel.
Чтобы удалить таблицу в базе данных, надо на вкладке ТАБЛИЦЫ окна БД выделить её имя и нажать клавишу DELETE.
Для тренировки скопируйте повторяющиеся наименования элементов в таблице КВАРТИРЫ.
Лекция №3: «Связи между таблицами»
Основным преимуществом создания БД в МSA является наличие связей с использованием ключевых полей таблиц. Вместо того чтобы создавать одну большую громоздкую таблицу, создают несколько небольших, и устанавливают между ними связи. Взаимосвязи позволяют объединить в запросах, формах и отчетах данные из разных таблиц.
Связи между таблицами графически отображаются в окне СХЕМА ДАННЫХ, где таблицы представлены списками полей, а связи - линиями между полями.
Схема данных, прежде всего, ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализации. Это означает, что между таблицами могут быть установлены связи 1:М и 1:1, для которых может автоматически поддерживаться связная целостность. Поэтому схему связи целесообразно строить в соответствии с ИЛМ, разработанной на этапе проектирования.
При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю связи тип отношений между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь является уникальным ключом как в одной таблице, так и в другой, MSA выявляет отношение 1:1. Если поле связи является уникальным ключом в одной таблице (главной), а в другой таблице (подчинённой) является не ключевым или входит в составной ключ, то есть значения его могут повторяться, программа выявляет отношение 1: М между записями главной таблицы к подчинённой. В этом случае можно задавать автоматическое поддержание целостности связей.
Между двумя таблицами может быть установлена связь-объединение по некоторому полю связи. Для связи-объединения может быть выбран один из трёх способов объединения записей:
1. Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают (устанавливается по умолчанию).
2. Объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из первой таблицы, для которых нет связанных во второй, с пустой записью второй таблицы.
3. Объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из второй таблицы, для которых нет связанных в первой, с пустой записью в первой таблицы.
Такие типы связей могут быть определены, если связь характеризуется 1:1 или 1:М, а также если тип отношения не может быть определён системой.
Связать таблицы можно двумя способами: с помощью МАСТЕРА ПОДСТАНОВОК или с помощью команды СХЕМА ДАННЫХ.
