Структура отчета

Как и формы, отчеты состоят из разделов, а разделы могут содер­жать элементы управления. Но, в отличие от форм, разделов в отчетах больше, а элементов управления, наоборот, меньше. Со структурой отчета проще всего ознакомиться, создав какой-либо автоотчет, а затем открыв его в режиме Конструктора.

1. Структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания отчета. По сравнению с формами новыми являются разделы верхнего и нижнего колонтитулов.

2. Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.

3 Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и зани­мает много страниц. Здесь можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.

4 В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы Управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.

5 Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей что и раздел верхнего колонтитула. В нашем случае в нем разме­щены два элемента управления.

6 В первом элементе управления выводится текущая дата. Для этого использована встроенная в Access функция Now(). Она возвращает текущую дату и помещает ее в поле, а отчет воспроизводит ее при печати.

7 Во втором элементе управления выводится номер страницы и общее количество страниц. Для их определения использованы встроенные функции Page() и Pages(). Тот текст, который запи­сан в кавычках, воспроизводится «буквально», а оператор & служит для «склеивания» текста, заключенного в кавычки, со значениями, возвращаемыми функциями. Оператор & называ­ется оператором конкатенации.

8 Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации. В нашем примере он не использован.

Лекция 15
Закрепление пройденного

Системы управления базами данных (СУБД) — это специальные программные средства, предназначенные для работы с файла­ми баз данных (файлами специального формата, содержащими информацию, структурированную заданным образом).

Современные СУБД позволяют хранить в виде файлов данные любых типов: числовые, текстовые, графические, звуковые, видео и прочие.

Данные в базах хранятся в виде таблиц. Каждая таблица имеет структуру.

Структура таблицы определяется составом ее полей и их свой­ствами. Важнейшими свойствами полей являются: тип поля и размер поля. Для хранения разных типов данных используют поля соответствующих типов.

Данные, хранящиеся в таблице, можно изменять, удалять, сортировать, фильтровать, размножать и выполнять с ними другие операции.

Для автоматизации операций по работе с данными, в част­ности, для отбора нужных данных, применяют специальные объекты, которые называются запросами.

В СУБД Access запросы создают с помощью специального бланка запроса по образцу.

С помощью запросов на выборку производят выбор данных из базы, их обработку, выполнение итоговых вычислений и другие операции. По результатам работы запроса создается временная результирующая таблица.

На основе результирующей таблицы, можно создавать новые таблицы или изменять существующие. Для этого служат запро­сы на изменение.

Для ввода данных в таблицы или для просмотра данных в наглядной форме служат специальные объекты, называемые формами. Формы — экранные объекты.

Структура форм состоит из разделов и элементов управления. Проектирование формы состоит в размещении элементов управления на бланке формы и в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Создание форм можно выполнять автоматически (автоформы), полуавтоматически (с помощью Мастера) или вручную (в режиме Конструктора).

Размещение элементов управления на бланке формы авто­матизировано. В большинстве случаев при создании нового элемента запускается программа-Мастер, с помощью которой происходит настройка свойств элемента управления.

Для создания печатных документов, которые содержат инфор­мацию из базовых таблиц или из результирующих таблиц, полученных по результатам работы запросов, служат специ­альные объекты — отчеты.

Отчеты отличаются от форм тем, что предназначены не для ввода данных, а только для вывода, а также тем, что создают не экранные, а печатные документы.

Структура отчетов, как и форм, состоит из разделов и элемен­тов управления. Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Создание отчетов может выполняться автоматически (авто­отчеты), полуавтоматически (с помощью Мастера) или вручную (в режиме Конструктора).

Таблицы, запросы, формы и отчеты являются основными объектами базы данных. Их разрабатывает разработчик базы. Пользователь базы использует эти объекты без вмешательства в их структуру.

Разработчик базы данных имеет также два типа дополнитель­ных объектов: макросы и модули. Эти объекты создают в тех случаях, когда стандартных средств управления базой данных оказывается недостаточно для выполнения операций, необ­ходимых заказчику системы. С помощью макросов создают макрокоманды, упрощающие наиболее утомительные операции с базой, а с помощью модулей, написанных на языке про­граммирования Visual Basic, создают программные процедуры для выполнения нестандартных операций.