Лабораторная работа №3. Создание отчётов

Отчёты позволяют определить состав и внешний вид данных, выводимых на печать. Отчёты создаются на закладке "Отчеты" с помощью конструктора или мастера отчётов. Конструктор позволяет в ручном режиме перенести на отчёт нужные поля из конкретной таблицы (таблиц), а мастер делает эту работу в полуавтоматическом режиме. Мы воспользуемся мастером.

После запуска мастера создания отчётов появится окно, представленное на рис. 20.

Рис. 20. Мастер создания отчётов, выбор таблицы

Из списка таблиц (поле "Таблицы и запросы") выберем таблицу Depart (Отделы). После этого в левом нижнем окошке появится список полей выбранной таблицы. Из этих полей перенесём в правое окошко ("Выбранные поля") с помощью кнопки '>' (по одному) поле name (Название отдела). Затем нужно выбрать другую таблицу – Emp (Сотрудники), выбрать из неё поля ename, post, tel (ФИО сотрудника, Должность, Телефон) и нажать кнопку "Далее >" (рис. 21). Эти таблицы связаны на схеме базы данных, поэтому эти связи будут учтены в отчёте автоматически. Это означает, что для каждого отдела будут выводиться данные о сотрудниках именно этого отдела.

Рис. 21. Выбор полей для отчёта кнопкой >

В следующем окне выберем вид представления данных (рис. 22).

Рис. 22. Выбор вида представления данных

Окно "Уровни группировки" пропустим (кнопка "Далее >"). В качестве поля для сортировки выберем ename, чтобы сотрудники выводились в алфавитном порядке (рис. 23).

Рис. 23. Выбор порядка сортировки данных

В следующем окне выберем ступенчатый макет, затем – деловой стиль. Зададим имя отчета – "Сотрудники по отделам". Полученный отчёт приведён на рис. 24.

Рис. 24. Общий вид полученного отчёта "Сотрудники по отделам" (фрагмент)

Теперь создадим другой отчёт. Запустим мастера создания отчётов, выберем из таблицы Project поля agreement и title (Шифр проекта и
Название), из таблицы Depart поле name (Название отдела), из таблицы Emp поле ename (ФИО сотрудника), из таблицы Job поле role (Роль). Все эти таблицы связаны на схеме базы данных, эти связи будут учтены в отчёте автоматически.

Сгруппируем данные по уровням так, как показано на рис. 25 (с помощью кнопки '>' постепенно перенося поля из левой части в правую).

Рис. 25. Добавление уровней группировки

Установим сортировку по двум полям: по полю role по убыванию, по полю ename – по возрастанию (рис. 26).

Рис. 26. Добавление сортировки

В следующем окне выберем тип макета "Структура 1", затем – деловой стиль. Зададим имя отчета – "Участники проектов". Полученный отчёт приведён на рис. 27.

Рис. 27. Отчёт "Участники проектов" (фрагмент)

В том случае, если значение отдельного поля (например, поля Название проекта) выходит за отведённые границы, оно показывается не полностью. Тогда следует войти в отчёт в режиме конструктора и вручную увеличить размер области, отведённой для этого поля (при нажатой левой клавише "мыши" нижнюю границу поля перенести ниже).

Задание для самостоятельной работы:создать отчёт "Телефонный справочник" (поля name и phone из таблицы Depart и поля ename, post и tel из таблицы Emp).

Созданный отчёт можно открыть и вывести на экран или на печать (пиктограмма "Печать" в основном меню).