Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.
Для создания запроса на выборку необходимо:
1. На вкладке "Запросы" открытой Базы данных нажать кнопку Создать .
2. В появившемся окне выбрать пункт "Конструктор" и нажать OК . При этом появятся два наложенные друг на друга окна: "Добавление таблицы" и "Запрос на выборку". Окно "Добавление таблицы" активно.
3. В окне "Добавление таблицы" из списка необходимо выделить таблицы, поля которых будут использоваться в запросе, и нажать кнопку Добавить . Добавляемые таблицы появятся в верхней части окна "Запрос на выборку" с установленными ранее связями.
4. Закрыть окно "Добавление таблицы".
5. В нижней части конструктора окна "Запрос на выборку" каждый столбец – это одно поле, которое нужно выбрать из таблицы, помещённой в верхнюю часть окна, или сконструировать в виде вычисляемого поля.
а) Чтобы в запрос поместить поле из таблицы можно : дважды щёлкнуть левой кнопкой мыши в верхней части окна "Запрос на выборку" по нужному полю таблицы. При этом его имя появится автоматически в свободном столбце нижней части окна в строке Поле.
б) Для создания вычисляемого поля в запросе необходимо в нижней части окна "Запрос на выборку" установить курсор в строке Поле свободного столбца и щёлкнуть правой кнопкой мыши, а затем выбрать команду "Построить…", а затем в верхней части окна "Построитель выражений" в текстовом поле набрать с клавиатуры имя создаваемого вычисляемого поля (без пробелов, точек и др.) и за ним поставить двоеточие. После двоеточия построить выражение для вычисления значений этого поля и нажать кнопку Ok .
Замечание1. Для построения выражения в Построителе Выражений желательно воспользоваться нижней частью окна Построителя Выражений, разбитой на 3 рядом расположенные части. При этом в левой части можно двойным щелчком выбирать папки ТАБЛИЦЫ, ФУНКЦИИ и т.д.
И если выбрана папка ТАБЛИЦЫ и выделено имя какой-то таблицы, то в средней части отобразятся имена полей выделенной таблицы, любое из которых можно поместить строящееся выражение двумя способами: 1) двойной щелчок левой кнопкой мыши по имени поля в средней части или 2) выделить имя поля в средней части и нажать кнопку Вставить.
А если выбрана папка ФУНКЦИИ, а затем объект ВСТРОЕННЫЕ ФУНКЦИИ, то в средней части будут отображаться категории функций, а в правой – имена функций выделенной в средней части категории. В выражение помещаются аналогично.
Замечание2. При вставке поля таблицы или стандартной функции в строящемся выражении может появиться объект <Выражение>, который необходимо заменить или удалить.
Пример. Из базы данных вывести следующие сведения: наименование материала, наименование поставщика, местонахождение поставщика, дату поставки, количество поставленного материала, единицу измерения материала.
Ход выполнения:
Вывести необходимые сведения из базы данных можно по запросу на выборку. Для создания простого запроса на выборку необходимо в верхнюю часть запроса поместить все таблицы, т.к. понадобятся поля из всех таблиц. Для помещения полей в нижнюю часть запроса необходимо выбрать нужные поля из соответствующих таблиц. Так например, после двойного щелчка по полю Материал из таблицы МАТЕРИАЛ это поле появится в нижней части окна. Аналогично можно поместить в нижнюю часть окна запроса остальные нужные поля. В результате будет сформирован запрос, который в режиме конструктора имеет вид, показанный на рис. 1.18.
Если выполнить этот запрос, щелкнув мышью по его названию дважды, то можно увидеть набор записей этого запроса, показанный на рис. 1.19.
Создание запроса с вычисляемым полем.
Пример. Из базы данных вывести следующие сведения: дату поставки, наименование поставщика, наименование материала, количество поставленного материала, цену материала за единицу, стоимость поставленного материала.
Ход выполнения:
Для этого необходимо создать простой запрос на выборку с вычисляемым полем. Назовем это поле "Стоимость". В верхнюю часть запроса необходимо поместить таблицы ПОСТАВКА, МАТЕРИАЛ, ПОСТАВЩИК, т.к. понадобятся поля только из этих таблиц. В нижней части запроса необходимо выбрать нужные поля из соответствующих таблиц. Для построения вычисляемого поля "Стоимость" необходимо вызвать "Построитель выражений". Для этого необходимо в нижней части окна запроса установить курсор в строке Поле свободного столбца и, щелкнув правой кнопкой мыши, выбрать команду "Построить…". В появившемся окне "Построитель выражений" необходимо написать имя вычисляемого поля, т.е. "Стоимость:", а затем перемножить стоимость материала на его количество. Для этого в левой нижней части окна "Построитель выражений" необходимо дважды щелкнуть по значку "Таблицы". При этом ниже значка "Таблицы" появятся папки всех таблиц базы данных. Если щелкнуть мышью по значку одной из таблиц (например, МАТЕРИАЛ), то в средней нижней части окна "Построитель выражений" появится перечень полей этой таблицы. Далее необходимо выделить нужное поле (например, Цена_за_единицу) и щелкнуть по кнопке Вставить . При этом выбранное поле появится в верхней части окна "Построитель выражений" (с указанием имени таблицы, из которой взято это поле). Затем необходимо ввести знак умножения (*) и аналогично поместить в верхнюю часть окна "Построитель выражений" поле Количество_материалов из таблицы ПОСТАВКА. Окно "Построитель выражений" примет вид, показанный на рис. 1.20. В этом окне необходимо щелкнуть по кнопке ОК .
В результате будет сформирован запрос, который в режиме конструктора имеет вид, показанный на рис. 1.21.
Если выполнить этот запрос, щелкнув мышью по его названию дважды, то можно увидеть набор записей этого запроса, показанный на рис. 1.22.
