Запросы

Запросы позволяют выбирать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц , производить необходимые вычисления и получать результат в виде таблицы . При помощи запросов можно производить обновление записей в таблицах , добавление и удаление записей , группировать записи с одинаковыми значениями , выполнять над ними групповые операции, выполнять различные вычисления. Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи , не прибегая к программированию .

Запрос может быть сформулирован в среде MS Access на двух языках

ü QBE (Query By Example) - язык запросов по примеру (образцу), предназначенный для пользователей - не программистов.

ü SQL (Structured Query Language) - структурированный язык запросов, используемый пользователями - программистами в программах приложений на VBA (Visual Basic for Application). Язык SQL имеет большие возможности по сравнению с языком запросов QBE. Это означает, что все, что можно сформулировать на языке QBE, можно сформулировать и на SQL, но не наоборот. Например, язык QBE не позволяет создавать и редактировать структуру таблицы и пр

В процессе создания запроса на одном языке запросов ACCESS автоматически формулирует запрос и на другом (если это возможно). В результате выполнения большинства запросов создаются временные, динамические таблицы, которые существуют до закрытия запроса.

Виды Запросов:

ü Запрос на Выборку--выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица , которая существует до закрытия запроса.

ü Запрос на Создание Таблицы-- основан на запросе на выборку , но результат сохраняется в таблице

ü Запросы на Обновление , Добавление , Удаление--Запросы действия , в результате которых изменяются данные в таблице.

ü Перекрестный Запрос – предназначен для группирования данных и представления их в компактном виде, удобен для анализа.

Разработка Запроса производится в режиме Конструктора.Для создания запроса выделите объектЗапросы , нажмите кнопку Создать и выберите режим Конструктора. Укажите используемые в запросе таблицу или таблицы (как при работе со схемой данных).

Верхнее окно Запроса в режиме Конструктора отображает схему данных (можно при необходимости изменять связи между таблицами) , а нижнее Бланк Запроса По образцу. Каждый столбец бланка относится к одному полю , с которым нужно работать в Запросе. Поля могут использоваться для включения их в результат выполнения Запроса , для задания сортировки, а также для создания условий отбора записей

При заполнении бланка запросов по образцу необходимо :

ü ·В строку Поле включить имена полей , используемых в Запросе.

· Двойной щелчок мыши на имени поля в таблице, вынесенной в верхнюю часть бланка. При этом имя таблицы автоматически заносится в соответствующую строку внизу бланка

· выделить имя поля в таблице в верхней части бланка, перетащить мышью в нужный столбец бланка в строку Поле.

· выбрать нужное поле из списка в строке Поле внизу бланка запроса

ü Для включения всех полей таблицы можно перетащить символ *.

ü ·В строке Вывод на экран отметить поля , которые должны быть включены в результирующую таблицу (Можно для поля задать условие отбора , но значение поля не отображать на экране)

ü ·В строке Условие отбора задать условия отбора записей (например >100 ,Иванов , Like С*, between 10 and 20)

Выполняя запрос, получаем ответ в виде так называемого динамического набора данных, который не сохраняется при сохранении запроса, однако он может быть использован как источник данных (наравне с таблицами) для построения другого запроса. Динамический набор данных можно сохранить, например в таблице, если выполнить запрос на создание таблицы или запрос на добавление данных, а также использовать в формах и отчетах

Для просмотра результата запроса необходимо воспользоваться кнопкой Представление Таблицы на панели или пунктом меню Вид – Режим Таблицы.

Для просмотра запроса в режиме SQL необходимо воспользоваться пунктом меню Вид – Режим SQL

Примеры условий отбора:

Условие отбора может быть записано в одном столбце бланка или в нескольких. В последнем случае запрос будет булевским с использованием операции And. Чтобы построить булевский запрос с использованием операции Or, необходимо воспользоваться строкой или бланка запроса. По такому же принципу можно создать булевский запрос с использованием обеих операций

Запросы на выборкупозволяют выбирать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблицв соответствии с указанными условиями отбора. На основе запроса на выборку строятся все остальные запросы.

В запросах, в отличии от таблиц над полями могут производится вычисления . При этом могут использоваться как арифметические выражения так и встроенные функции MS Access . Вычисляемое поле , включенное в запрос позволяет получить новое поле с результатами вычислений только в таблице запроса и не создает полей в таблицах БД.

Примеры вычисляемых полей

Стоимость: [Товары]![Цена]*[Продажи]![Количество]

Клиенты: [Клиенты]![Фамилия] & ‘‘ ’’&[ Клиенты]![Имя]& ‘‘ ’’& [Клиенты]![Отчество]

Сформировать выражение можно при помощи Построителя выражений ,который запускается из контекстного меню , связанного со строкой Условие отбора на бланке или при помощи соответствующей кнопке на панели инструментов. При составлении выражений имена полей заключаются в квадратные скобки , символьные константы - в кавычки , имена объектов БД отделяются от полей "!"

Открыв окно построителя, в его поле ввода можно писать выражения с помощью клавиатуры, а можно условие формировать с помощью кнопок построителя, выбирая операнды из списков.

Результат выполнения запроса

Параметрические Запросы. Конкретное значение поля в условии отбора может вводится непосредственно в бланк Запроса или задаваться пользователем при выполнении Запросы в диалоговом окне. Например используя таблицу КЛИЕНТЫ можно создать параметрический запрос , позволяющий просматривать только клиентов то из одного города , то из другого города. Для этого в строку Условие отбора ввести [Назовите город] для поля Город. Результат можно просмотреть в режиме таблицы .

В данном примере введено условие , позволяющее пользователю самому вводить фамилию клиента и дату заказа. При выполнении запроса сначала выполняется условие записанное в левом столбце ([Введите дату]).

Итоговые запросы позволяют выполнять вычисления над группами записей. Группирование данных позволяет получать статистическую, итоговую и др. информацию по отдельным группам данных. Группировать данные можно по одному или нескольким полям. Пример выполнения итогового запроса, с группировкой по клиенту

Тот же запрос в режиме Конструктора

Для создания запроса необходимо

ü Выбрать все таблицы, так как они участвуют в создании вычисляемого поля.

ü Из таблицы Товары включить в запрос поле Название

ü Создать вычисляемое поле Стоимость

ü Для отображения строки Групповая операция воспользоваться командой Вид - Групповые операции

ü Для поля Стоимость выбрать групповую операцию Sum, а для поля Наименование —. Группировка

Внимание! Группировка - означает, что данное поле является полем группирования (устанавливается по умолчанию)

Sum - суммирование всех значений поля по группе данных

Avg - среднее значение поля по группе

Min или Max - минимальное или максимальное значение поля в группе

Count - количество записей, входящих в группу

StDev -среднеквадратическое отклонение

Var - дисперсия

First или Last - первое или последнее значение поля в группе

Выражение - позволяет ввести выражение вместо имени поля в строке Поле бланка запроса

Условие - показывает, что это поле используется только для задания условия отбора данных в запросе . Это поле не отображается в динамическом наборе данных.

Если группировка производится по нескольким полям , то слово Группировка должно быть в каждом из них

Совет! Для подсчета общей стоимости используется групповая операция Sum, а для подсчета количества заказов –Count.

Перекрестные Запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде. Позволяют представить большой объем данных в виде удобном для восприятия, анализа, сравнения. Могут использоваться в качестве базового при создании отчета.

Внимание! Перекрестный запрос может содержать несколько полей с заголовками строк, но только одно поле с заголовками столбцов или значение

Пример запрос, показывающего для каждого товара в каком объеме, каким клиентом и на какую сумму он был закуплен с разбивкой по товарам

Тот же запрос в режиме Конструктора

Создание перекрестного запроса

ü создать запрос на выборку данных на основе таблицы Товары и Клиенты, Продажи, отобразив в динамическом наборе поля: Фамилия и Название

ü Создать два вычисляемых поля Стоимость.

ü преобразовать запрос на выборку в перекрестный запрос при помощи пункта меню Запрос - ПерекрестныйиликнопкиТип запроса напанели Инструментов

ü выбрать Sumв строке Групповая операция для вычисляемых полей

ü заполнить строку перекрестная таблица.

Для отображения в поле Стоимость символа денежной единицы

ü Выделите поле Стоимость

ü Воспользуйтесь командой Свойство из Контекстного меню

ü В стоке формат установите Денежный

Для сохранения результата запроса используется Запрос На Создание Таблицы. Он основан на Запросе на выборку , но результат сохраняется в таблице. Запрос на выборку можно преобразовать в запрос на создание таблицы при помощи пункта меню Запрос—Создание Таблицы.