О создании запросов уже говорилось в разделе 2.3, но там мы ограничивались случаем выборки данных из одной таблицы.
Запрос на выборку и другие подобные запросы записывается на языке SQL и должен содержать:
А)Указание СУБД объединять данные из тех записей двух таблиц, которые пользователь считает связанными. То есть это указание СУБД какие поля двух таблиц следует считать полями связи. В разделе «2.2. Реляционные БД, определение и основные понятия» это называлось заданием связи между двумя таблицами. Если пользователь задает связь, не используя язык SQL (раздел 3.4), Access все равно генерирует соответствующее указание на этом языке.
Б) Указания, из каких полей нужно отбирать данные, и каким условиям должны удовлетворять отбираемые значения полей.
Пример – запрос на выборку из таблиц «Жители» и «Машины» данных о марках автомашин Кулева Ивана Ивановича записывается так:
SELECT жители.ФИО, машины.марка
FROM жители LEFT JOIN машины ON жители.ФИО = машины.ФИО
WHERE (((жители.ФИО)="Кулев Иван Иванович"));
Во второй строке задаются поля связи, то есть «ФИО», и указывается, что «Жители» – главная таблица. В третьей строке задано условие отбора: в главной таблице «ФИО»= "Кулев Иван Иванович".
В последующих разделах будет разбираться упрощенный способ создания запросов, не требующий явного использования языка SQL. Вместо указаний на SQL, описанных в пункте А, пользователь задает связи между таблицами с помощью простых манипуляций в окне «Схема связей». Вместо указаний на SQL, рассмотренных в пункте Б, условия на отбираемые поля задаются путем заполнения бланка, предоставляемого «Конструктором запросов».
3.2. Общая схема работы с Access
Начало работы с Access – это следующие два шага:
1. Открытие Access.
При открытии Access появляется меню, с помощью которого можно:
а) открыть уже имеющуюся БД;
б) создать новую БД с помощью «Мастера», то есть, используя один из шаблонов;
в) создать БД «самостоятельно».
Будем считать, что выбран третий вариант. Тогда СУБД предложит дать БД имя и выбрать папку для сохранения файла.
2. Выбор объекта и выбор режима его создания
После выполнения пункта 1, появляется окно приложения Access и в нем –окно БД (рисунок 9). Оба окна имеют панели инструментов (ПИ). В меню (I) выбирается создаваемый объект. С помощью ПИ (III) и меню (II) выбирается способ его создания (ПИ (III) и меню (II) во многом дублируют друг друга).
Первые пять указанных в меню (I) объектов можно создавать с помощью «Мастера», то есть с помощью шаблонов. Этот способ сводится к заполнению готовых бланков. Другой путь – создание объекта пользователем «самостоятельно». Обычно это делается в режиме «Конструктора».
Редактирование объектов также производится в режиме «Конструктора».
На любом этапе работы с объектом можно отдать команду на сохранение БД (Файл, Сохранить как или кнопка «Сохранить»). Напомним, что все объекты БД (то есть, попросту, сама БД) сохраняются в одном файле. Другими словами, это один отдельный документ.
Отметим, что кроме окна БД в окне приложения Access могут располагаться окна других объектов: окна таблиц (нескольких сразу), окна запросов и так далее. Окно таблицы может при этом быть либо в режиме занесения данных, либо в режиме создания структуры таблицы (далее будет разбираться режим создания структуры таблицы с помощью Конструктора). Структуру таблицы будем иногда называть макетом таблицы.
Рис. 9
3.3. Создание таблиц. Обмен данными с Ms Excel
Рассмотрим создание таблиц с помощью «Конструктора». Это позволит выделить задание структуры таблицы в отдельный этап работы, как это предлагается в разделе «2.4. Проектирование БД». Работа идет в окне таблицы, находящемся в режиме Конструктора. Для краткости – в «окне Конструктора таблиц».
Ход работы разберем на примере создания таблиц «Жители» и «Машины» (рисунки 1 и 4). Общий алгоритм и приемы создания структуры таблицы выделены в отдельный раздел, обведенный рамкой (он расположен после упражнения). Итак, начнем с создания таблицы «Жители».
Ответьте на КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ к упражнениям 1, 2 (вопросы приведены в конце пособия).
УПРАЖНЕНИЕ 1: создание структуры таблицы (макета таблицы) с помощью «Конструктора», редактирование структуры таблицы, занесение данных в таблицу
1. Выполните пункты 1 и 2 предыдущего раздела. При этом дайте БД имя «Граждане». В окне БД уже будет выбран объект «Таблица». Сделайте двойной щелчок на опции «Создание таблицы в режиме Конструктора». Появится окно «Конструктора», в котором создается структура таблицы (макет таблицы). (Общие сведения о создании структуры таблицы содержатся в разделе «2.4. Проектирование БД».) Окно «Конструктора» изображено на рисунке 10, при этом ячейки структуры и бланк внизу уже заполнены.
Рис. 10
2. Наберите имя первого поля, то есть «ФИО». Объявите это поле ключом (используйте щелчок правой кнопкой (ПК) в этой же ячейке). Соответствующий тип данных («Текстовый») появится автоматически. Внизу окна расположен бланк «Общие» для задания параметров полей. Задайте размер поля, 10 символов. Обратите внимание: ключевое поле «ФИО» автоматически стало индексом (индексированным полем). Задайте имена остальных полей и соответствующие им типы данных.
Используйте приведенные ниже, в рамке, общие указания.
Тип поля «Возраст» задайте числовой и уточните внизу в строке «Размер поля», как «Байт» (см. последний подраздел «Типы данных»).
3. Закройте окно «Конструктора». Появится окно для задания имени таблицы, занесите имя «Жители». В результате станет доступно окно БД (рисунок 9). Справа в окне появился значок с именем таблицы.
4. Занесение данных в таблицу: откройте таблицу «Жители» (двойным щелчком на имени, либо кнопкой «Открыть» на ПИ); занесите данные, учитывая тип поля. Не удается занести значение поля «ФИО»? Какое ограничение по длине на него задано? Измените это ограничение (следующий пункт).
5. Редактирование структуры таблицы: для перехода от таблицы с данными к макету структуры таблицы щелкните на ПИ кнопку на ПИ Access. (Измените размер поля «ФИО» на 30 символов.) Сохранение новой структуры: Файл, Сохранить.
6. Завершите занесение данных в таблицу (пункт 4). Создайте не менее десяти записей, при этом возраст пусть варьируется от 18 до 80 лет. Сохранение таблицы совершается автоматически после занесения очередной записи.
5. Редактирование структуры таблицы: для перехода от таблицы с данными к макету структуры таблицы щелкните на ПИ кнопку на ПИ Access. (Измените размер поля «ФИО» на 30 символов.) Сохранение новой структуры: Файл, Сохранить.