Редактирование и анализ данных в базе данных

К данным в СУБД Access применяются следующие операции:

- Сортировка – упорядочение записей по алфавиту в восходящем или нисходящем порядке (по умолчанию записи отсортированы по полю первичного ключа). Записи в таблице, запросе, форме или отчете можно отсортировать по одному или нескольким полям. При сортировке по нескольким полям важно определить так называемые внешние и внутренние поля сортировки.

- Поиск и Замена – поиск (замена) первой записи, содержащей требуемое значение в определенном или любом поле. Обычно используется для поиска и замены небольшого количества данных, когда неудобно для этой цели использовать запрос. Диалоговое окно напоминает средства поиска, применяемые в других программах, но в нем предусмотрены функции, которые делают его более удобным для поиска в реляционных базах данных.

Для поиска и замены данных в таблице нужно воспользоваться командами Правка и Заменить(вкладка Главнаягруппа Найти).

- Фильтрация позволяет изменить отображаемые в представлении данные, не затрагивая макетов таблиц, форм или отчетов. Можно рассматривать фильтр как условие или правило, задаваемое для поля. Условие определяет, какие значения поля требуется отобразить. После применения фильтра в представление включаются только те записи, которые содержат указанные значения. Остальные записи будут скрыты до тех пор, пока фильтр не будет удален.

Применяется Фильтр по выделенному и Расширенный фильтр (вкладка Главная группа Сортировка и фильтр).

- Удалениезаписей.Благодаря удалению неточных или устаревших записей из базы данных доступ к ней может стать более быстрым и простым. Можно удалять отдельные данные (клавиша DELETE), удалять записи целиком (данные из всех полей, а также значение ключа) или удалять таблицы целиком.

При неправильном удалении целой таблицы могут быть нарушены некоторые возможности базы данных. По этой причине перед удалением таблицы следует всегда создавать резервную копию базы данных.