Цель работы: получить практические навыки в создании и форматировании отчета.
Краткие теоретические сведения
Отчетсоздается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в базе данных. Отчёт может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора.
Области отчета. Создание и изменение макета отчёта осуществляется в окне конструктора отчётов. При создании отчёта в режиме конструктора в окне первоначально отображаются пустые разделы отчёта. По умолчанию все области отчета имеют одинаковую ширину. При изменении ширины одной области автоматически изменяется ширина всего отчета. Установить размер области можно задав соответствующие значения для свойств Высота и Ширинав окне Свойствавысоту зон можно изменять при помощи мыши. Улучшить внешний вид отчёта позволяют стандартные элементы управления. Элементы управления встраивают в отчёт для оформления заголовков, подписей и иллюстраций. Первоначально имеются следующие области: Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул.При необходимости группировки записей по полю в окно конструктора отчётов могут быть добавлены группы - разделы Заголовок примечания отчета,а такжеЗаголовки и примечания групп.
- Область данных-в центре каждого отчета находится область данных. Элементы этой области повторяются для каждой выбранной из таблицы записи. Т.е. сюда помещаются поля, значения которых мы хотим видеть.
- Заголовки групп– служит для группировки данных по определенным полям.
- Верхний и нижний колонтитулы - это области имеются в верхней и нижней частях каждой страницы. Можно поместить, к примеру, номер страницы отчета, шапки таблиц и т.д.
- Заголовок отчета и примечание отчета-примечание вставляется в конце отчета и может содержать резюме по всему документу. Это последняя область проекта отчета, но при печати она предшествует нижнему колонтитулу.
Для того, чтобы вставить разделы, которые первоначально не видны, воспользуйтесь меню Вид в режиме конструктора.
Создание отчёта с помощью мастера. Кнопка Создать на вкладке Отчеты в окне базы данных. В окне Новый отчет нужно указать таблицу на базе которой создаётся отчёт. В раскрывающемся списке Таблицы/ Запросы выберите таблицу (запрос), содержащую нужные поля. На экране первое окно Мастера отчётов указывает включаемые поля. Выберите поля из списка Допустимые поля в список Выбранные поля и нажмите кнопку Далее.
Преимущество отчетов перед формами заключается в возможности группирования данных, что значительно улучшает внешний вид документа и повышает его удобочитаемость. Данные в отчете можно группировать не более чем по трем полям. Изменить уровень группирования позволяет кнопка Уровень. После выбора полей для группировки записи в отчете щелкните на кнопке Далее, для перехода в следующее диалоговое окно. В этом окне можно произвести сортировку. Access автоматически сортирует данные по тем же полям, по которым выполняется группировка. Если записи в группе должны быть рассортированы и по другим полям, то их необходимо указать в 4 специально отведенных для этого полях с определением порядка сортировки (по возрастанию или по убыванию).Укажите поле для сортировки и Далее.
В этом же окне находится кнопка Итоги. В окне Итоги можно подытожить данные, используя некоторые статистические функции, в том числе общую сумму (sum), среднее значение (avg), минимум (min) и максимум (max). Чтобы включить в отчет эти характеристики, необходимо установить флажки соответствующих опций. В правой части этого окна находится секция Показать. Если вы хотите видеть и данные, и итог, выберите опцию Данные и Итоги. Если же только итоговую информацию, то выберите опцию Только итоги. Далее диалоговое окно предоставляет шесть стилей отчетов.
В следующем окне следует указать порядок представления данных в отчете: Ступенчатый, Блок, Структура 1 и Структура 2, По левому краю 1 и По правому краю 2. Здесь вид окна Мастера зависит от того, как была определена операция группировки.
Следующее окно мастера предназначено для выбора стиля оформления (Выделенный, Компактный, Простой, Строгий, Черно-белый). В нём также имеется поле для просмотра образцов. Чтобы оценить внешний вид отчета, следует выполнить щелчок на строке Образец меню Вид. Внесение изменение в проект отчета возможно из режима Конструктор. Далее задайте имя отчета (по умолчанию вводится имя таблицы, на основе которой создаётся отче) и сохраните его.
Создание отчёта в режиме конструктора.Для изменения организации данных или модифицирования компонентов отчета необходимо перейти в режим Конструктора отчетаи сделать все необходимое вручную. Организация отчета главным образом заключается в том, каким образом разместить имена и поля при его проектировании. Каждый отчет содержит несколько областей,которые определяют различные части отчета. Как распределить элементы отчета по областям, зависит от типа отчета.
Для создания отчёта необходимо:
Нажать кнопку Создатьна вкладке Отчётыили выбрать базовую таблицу или запрос и нажав кнопку Новый объект, выбрать Отчет.
В диалоговом окне Новый отчётвыбрать таблицу или запрос, который будет источником данных для отчета.
Для создания отчёта в режиме конструктора выбрать Конструктор.
Если отсутствует раздел - Заголовок отчетавключите его с помощью кнопки Заголовок/Примечание отчётапанели конструктора отчётов. То же можно сделать из меню Вид пункт Заголовок/Примечание.
В работе вам понадобятся три окна: панель элементов, перечень полей из подключенного запроса или таблицы,окно свойств.
В режиме конструктора видно множество маркеров,расположенных на нескольких полосах (или областях). Эти маркеры показывают, где Access планирует разместить поля и текст, которые должны присутствовать в вашем отчете. Чаще всего Access использует два вида объектов, которые находятся на панели элементов:
- Окна полейслужат для отображения в отчете информации полей.
- Надписи- это маркеры простого текста, отображающие в отчете текстовое сообщение.
Пользователь может перемещать объекты, задавать их свойства и программировать обработку событий, связанных с объектом.Каждыйобъект снабжен контекстным меню, которое позволяет выполнять указанные действия. Объекты можно копировать через буфер обмена. С помощью инструментов панели форматирования, в отчете можно отформатировать почти все: цвет текста, размер шрифта, обрамление и т.д.Есть возможность перемещать части отчета с помощью мыши. Выделите нужные объекты при помощи указателя, рамкой или удерживая кнопку SHIFT. Указатель в виде развернутой ладошки позволяет перемещать надпись и поле вместе. Указатель в виде указательного пальца позволяет перемещать каждый элемент отдельно.
