Создание вычисляемого поля в запросе

В запросе над полями могут производиться вычисления. Результат вычисления образует вычисляемое поле, которое пересчитывается при каждом выполнении запроса.

При вычислениях могут использоваться арифметические выражения и встроенные функции Access.

Порядок действий:

1. Создать, Конструктор, ОК.

2. Выбрать таблицы, участвующие в запросе (для выбора таблицы щелкают по имени таблицы и по кнопке Добавить, повторяют эти действия для каждой выбираемой таблицы), закрыть окно выбора таблиц (щелчок по кнопке Закрыть).

3. Выбрать поля, участвующие в запросе; для выбора поля дважды щелкают по имени поля или перетаскивают его в очередной пустой столбец, выбранное поле должно появится в пустом столбце в бланке запроса.

4. Стать (щелкнуть мышкой) в строке Поле пустого столбца (здесь будет находиться вычисляемое поле); щелкнуть мышкой по кнопке Построить на панели инструментов или вызвать контекстное меню в пустом столбце и выбрать; при этом мы попадаем в окно Построителя выражений(рис. 4.2).

Рис. 4.2. Выбор окна «Построить»

5. Создать формулу для вычислений, используя кнопки для набора знаков арифметических операций; для выбора полей, участвующих в вычислениях, поступают следующим образом – дважды щелкают по слову Таблицы, чтобы появился список таблиц базы данных, щелкают один раз по имени нужной таблицы, затем щелкают по имени нужного поля и по кнопке Вставить (поле при этом попадает в формулу); выбор таблиц и полей повторяют для каждого поля, участвующего в вычислениях, после того, как формула создана, щелкают по кнопке ОК. Например, формула, вычисляющая налог со стипендии будет следующей: =[Студенты]![Стипендия]*0,13 (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Окно построения выражений

6. Для задания заголовка и формата вычисляемого поля (курсор находится в вычисляемом поле) щелкают по кнопке Свойства на панели инструментов или на столбце вызывают контекстное меню и выбирают Свойства, в строке Подпись задают имя вычисляемого поля, в строке Формат выбирают из списка нужный формат, в строке Число десятичных знаковвыбирают из списка количество цифр после запятой.

7. Проверить работу запроса в режиме Конструктор (щелкнуть по кнопке Запуск (!) на панели инструментов); вернуться из просмотра в режим Конструктор (щелкнуть по кнопке Вид на панели инструментов).

8. Сохранить запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов, ввести имя запроса, выйти из режима конструирования.