Создание таблицы путем ввода данных

Если вы затрудняетесь сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой (рис. 2.5).

Рис. 2.5.Создание таблицы путем ввода данных

Для этого необходимо:

1. Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.

2. Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных(Create table by entering data) и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1(Field 1), Поле2(Field2) и т. д. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей.

3. В поля этой таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым.

4. Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выберите из контекстного меню команду Переименовать столбец(Rename Column). После этого стандартное назван-ие столбца подсвечивается, и вы можете вводить свое название.

5. По окончании ввода данных нажать кнопку Закрыть(в верхнем правом углу окна таблицы).

6. В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>?(Do you want to save changes to the design of table <имя таблицы>?) нажать кнопку Да (Yes).

7. В окне Сохранение(Save As) в поле Имя таблицы(Table Name) ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК(рис. 2.6).

Рис. 2.6.Диалоговое окно Сохранение

8. Microsoft Access выдаст сообщение Ключевые поля не заданы(There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас?(Do you want to create a primary key now?). Нажать кнопку Нет (No), если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку Да (Yes), и тогда Access создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым. К определению ключевого поля таблицы мы еще вернемся в разд."Определение ключевых полей"данной главы.

В списке таблиц появится новая таблица, которая будет содержать введенные данные. Таблица при этом создается автоматически. Поля ее будут иметь либо стандартные названия, либо те, которые вы ввели, а их типы будут определяться по введенным данным. В случае, если в один столбец были введены данные разных типов, например числа, даты и текст, тип поля определяется как Текстовый(Text).

Ввод данных в таблицу Access мало чем отличается от ввода в таблицу Excel. Для перехода между полями вы можете использовать клавишу <Таb>. Данные, введенные в текущую строку, сохраняются при переходе к следующей строке. Более подробно режим ввода и изменения данных в режиме таблицы описан в разд. "Ввод и проверка данных" данной главы.