В последних версиях пакета Microsoft Office в дополнение к классической справочной системе предлагается новое средство — Помощник по Офису (Office Assistant). Помощник дает советы, причем весьма уместные, ибо советы начинающим чередуются с напоминаниями, полезными и тем, кто давно знаком с Access. Помощник помогает быстро разыскать нужную справочную информацию, часто пытается заранее предугадать, какая помощь может понадобиться в данный момент. Помощник во многих случаях берет на себя диалог с пользователем. Обычно пользователи настраивают помощника в соответствии со своим вкусом.
Замечание
Поскольку помощник работает во всех приложениях Microsoft Office, настройки, сделанные для Access, распространятся и на все другие приложения.
В отличие от предыдущей версии Microsoft Office, помощник не запускается автоматически при каждом запуске приложения. По умолчанию он теперь спрятан.
Чтобы активизировать помощника нужно выполнить команду меню Справка, Показать Помощника(Help, Show Assistant). Работать с помощником очень просто. Если вы хотите к нему обратиться, щелкните на нем левой кнопкой мыши. Появится диалоговое окно, в котором он спросит, что вы хотите сделать (рис. 1.23). Введите в поле этого окна свой вопрос, слово или словосочетание и нажмите кнопкуПоиск(Search). Как правило, он сначала уточняет вопрос, предлагая выбрать из списка нужное действие (рис. 1.24), а когда вы выберете, он выведет диалоговое окно справки, в котором будет раскрыт соответствующий раздел.
Рис. 1.23.Окно вопросов-ответов помощника
Иногда помощник старается привлечь внимание пользователя необычным поведением (кроме того, над ним может зажечься лампочка). Это означает, что он готов поделиться полезным советом, уместным в данной ситуации. Если вы хотите принять его помощь, щелкните по лампочке, чтобы прочитать совет.
Если вам кажется, что помощник больше не нужен, удалите его с экрана. Для этого щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите команду Скрыть(Hide).
Как и другие средства Microsoft Office, помощник можно настраивать. Для этого выберите из контекстного меню команду Параметры(Options). Появится диалоговое окно Помощник(Office Assistant) (рис. 1.25), в котором автоматически будет активизирована вкладка Параметры(Options).
Если вы совсем хотите отказаться от услуг помощника, сбросьте флажок Использовать Помощника(Use the Office Assistant). С помощью других флажков вы можете отрегулировать, какие именно справки и советы будет выдавать вам помощник. Назначение этих флажков представлено в табл. 1.1.
Вызывать при нажатии клавиши <F1> (Respond to F1 Key)
Установить, чтобы при нажатой клавише <F1> отображался помощник, а не диалоговое окно справочной системы
Отображать справку для мастеров (Help with Wizards)
Установить, чтобы при обращении к мастерам помощник предоставлял информацию по работе с ними
Отображать сообщения Помощника (Display Alerts)
Установить, чтобы сообщения приложений отображались помощником, если он активизирован, а не в диалоговом окне
Просматривать две справочных системы при работе с VBA (Search for Both Product and Programming Help When Programming)
Установить, чтобы при работе с Visual Basic для приложений (VBA) справки выдавались как по программированию, так и по продукту. Если нужны справки только по программированию, флажок необходимо сбросить. (Подробнее о VBA см. гл. 13.)
He закрывать данные (Move When in the Way)
Установить, чтобы помощник автоматически перемещался, если он перекрывает диалоговые окна или другие элементы экрана. Если Помощник не используется в течение пяти минут, он уменьшается в размерах.
Подбирать разделы справки (Guess Help Topics)
Установить, чтобы разделы справки относительно действий, выполняемых в данный момент, отображались до обращения к ней
Звуковое сопровождение (Make Sounds)
Включить звуки, издаваемые помощником
Об использовании возможностей программы (Using Features More Effectively)
Установить, чтобы отображались сведения о средствах, BОЗМОЖНО, неизвестных пользователю, и советы об эффективном использовании уже известных ему средств
Об операциях с мышью (Using the Mouse More Effectively)
Установить, чтобы отображались советы по более эффективному использованию мыши
О сочетаниях клавиш (Keyboard Shortcuts)
Установить, чтобы отображались комбинации клавиш для используемых средств
Отображать только важные советы (Only Show High Priority Tips)
Установить, чтобы отображались только важные советы: например, о средствах, сберегающих время
Отображать совет дня при запуске (Show the Tip of the Day at Startup)
Установить, чтобы при запуске приложения всегда отображался совет дня
Таблица 1.1.Флажки в диалоговом окне Помощник
Кнопка Очистить журнал(Reset My Tips) позволяет очистить журнал помощника, содержащий полученные ранее советы.
Помощник Microsoft Office имеет целую коллекцию разных персонажей (по умолчанию отображается известный Скрепыш). Чтобы сменить персонаж помощника, выберите из контекстного меню командуВыбрать Помощника(Choose Assistant). Откроется диалоговое окно Помощник(Office Assistant) с автоматически раскрытой вкладкой Коллекция(Gallery) (рис. 1.26).
Рис. 1.26. Вкладка с коллекцией Помощников
Используя кнопки Далее(Next) и Назад(Back), познакомьтесь со всеми персонажами и выберите того, кто вам понравится.
Замечание
С анимацией персонажей можно познакомиться, выбирая команду Мотор!(Animate!) из контекстного меню помощника.
Основные режимы работы с таблицами
В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).
В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.
Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид (View) на панелях инструментовТаблица в режиме таблицы(Table Datasheet), Конструктор таблиц(Table Design), Сводная таблица(PivotTable) и Сводная диаграмма(PivotChart). Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.
Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:
· дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;
· выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Открыть(Open) в верхней части окна базы данных;
· щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать командуОткрыть(Open).
В любом случае на экране появится окно с содержимым таблицы (рис. 2.1).
Рис. 2.1.Таблица "Клиенты", открытая в режиме Таблицы
В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, находящихся в одном столбце таблицы), ниже следуют записи (строки таблицы), в которые вносятся данные. Одна запись всегда является текущей, и рядом с ней расположен указатель текущей записи (стрелка в поле выделения в левой части окна). В нижней части окна расположены кнопки навигации, позволяющие перемещать указатель текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую запись, на следующую запись, на последнюю запись). Там же находятся поле номера текущей записи, кнопка создания новой записи и указатель общего количества записей в таблице. Для создания новой записи также служит последняя строка таблицы, отмеченная в поле выделения звездочкой (на рис. 2.1 она не видна).
Горизонтальная полоса прокрутки полей таблицы позволяет увидеть те поля таблицы, которые не поместились в окно таблицы. Аналогично вертикальная полоса прокрутки записей таблицы позволяет увидеть записи, находящиеся за пределами окна.
В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Таблица в режиме Таблицы(Table Datasheet). Назначение кнопок этой панели и соответствующие им команды меню описаны в табл. 2.1.
Кнопка
Команда меню
Описание
Вид (View)
Вид, Режим таблицы (View, Datasheet View)
Отображение таблицы в различных режимах. Чтобы изменить режим отобра жения таблицы, нажмите стрелку справа от кнопки и в появившемся списке выделите нужный элемент. Если просто нажать эту кнопку, таблица будет отображена в режиме Таблицы.
Сохранить (Save)
Файл, Сохранить (File, Save)
Сохранение активной таблицы
Найти (Search)
Файл, Найти (File, Search)
Поиск документов по содержанию
Печать (Print)
Печать таблицы без открытия диалогового окна Печать
Предварительный просмотр (Print Preview)
Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview)
Предварительный просмотр размещения таблицы на листе перед печатью
Орфография (Spelling)
Сервис, Орфография (Tools, Spelling)
Проверка орфографии в текстовых полях таблицы
Вырезать (Cut)
Правка, Вырезать (Edit, Cut)
Удаление выделенных объектов из таблицы в буфер обмена Windows
Копировать (Сору)
Правка, Копировать (Edit, Copy)
Копирование выделенных объектов в буфер обмена
Вставить (Paste)
Правка, Вставить (Edit, Paste)
Вставка содержимого из буфера обмена
Формат по образцу (Format Painter)
Копирование параметров форматирования из одного выделенного объекта в другой такого же типа
Отменить (Undo)
Правка, Отменить (Edit, Undo)
Отмена последних действий
Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink)
Вставка, Гиперссылка (Insert, Hyperlink Column)
Вставка поля типа "гиперссылка"
Сортировка по возрастанию (Sort Ascending)
Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (Records, Sort, Sort Ascending
Сортировка записей по возрастанию значений в активном поле
Сортировка по убыванию (Sort Descending)
Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию (Records, Sort, Sort Descending)
Сортировка записей по убыванию значений в активном поле
Фильтр по выделенному (Filter by selection)
Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному (Records, Filter, Filter by selection)
Отбор записей, соответствующих выделенному фрагменту
Изменить фильтр (Filter by form)
Записи, Фильтр, Изменить фильтр (Records, Filter, Filter by form)
Отображение диалогового окна для ввода критериев отбора записей
Применение фильтра (Apply filter)
Записи, Применить фильтр (Records, Apply filter)
Отображение отфильтрованных записей
Найти (Find)
Правка, Найти (Edit, Find)
Поиск записи по заданным критериям поиска
Новая запись (New Record)
Вставка, Новая запись (Insert, New Record)
Добавление новой записи в таблицу
Удалить запись (Delete Record)
Правка, Удалить запись (Edit, Delete Record)
Удаление текущей записи из таблицы
Окно базы данных (Database Window)
Окно, 1 (Window, 1)
Отображение окна базы данных
Новый объект (New Object)
Создание нового объекта базы данных. Чтобы выбрать тип создаваемого объекта, нажмите стрелку справа от кнопки
Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help)
Справка, Справка по Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help)
Вызов помощника и получение справки по Access 2002
Таблица 2.1.Панель инструментов Таблица в режиме Таблицы
Открыть таблицу в режиме Конструктора можно одним из двух следующих способов:
· выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор(Design) в верхней части окна базы данных;
· щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать командуКонструктор(Design).
После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц(Table Design) (рис. 2.2).
Рис. 2.2.Таблица "Клиенты", открытая в режиме Конструктора
Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.
· Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля(Field Name), Тип данных(Data Type) и Описание(Description). В столбце Имя поля(Field Name) содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных(Data Type) указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.
· На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие(General) и Подстановка(Lookup), а также область контекстной справки.
Ключевое поле таблицы помечается специальным значком — ключик в поле выделения в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которой описывается данное поле. При этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля. Перемещаться между столбцами в верхней панели окна можно с помощью клавиши <Таb>, а для перемещения по списку полей вверх и вниз пользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью клавиши <F6> можно перемещаться между панелями.
В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Конструктор таблиц.Рассмотрим основные кнопки этой панели инструментов (описываются только кнопки, уникальные для данного режима).
· Ключевое поле(Primary Key) — добавляет в таблицу ключевое поле или удаляет его.
Остальные кнопки на этой панели те же самые, что и на описанной ранее панели Таблица в режиме таблицы(Table Datasheet).
Новый режим — Сводной таблицы — позволяет представлять табличные данные в более удобном и обозримом виде. Сводная таблица позволяет группировать, суммировать или каким-то другим образом обрабатывать данные из обычной таблицы Access. Этот режим является с одной стороны аналогом сводных таблиц в Excel, а с другой стороны — развитием уже давно используемых в Access перекрестных запросов.
Режим Сводной диаграммы тесно связан со сводной таблицей. Это просто графическое представление сводной таблицы. В предыдущих версиях Access диаграммы могли использоваться только в отчетах. Теперь они стали динамическими, и есть возможность создавать эти диаграммы и управлять ими в интерактивном режиме прямо на экране монитора.
Однако хотя можно создать сводную таблицу для обычной таблицы Access, на наш взгляд, наиболее эффективен этот режим для запросов и форм. Таблицы Access, если они правильно спроектированы, как правило, не бывают сложными. А вот запросы и формы обычно собирают информацию из разных таблиц. И поэтому именно для анализа этих данных удобно создавать сводные таблицы и диаграммы. По этой причине мы пока отложим рассмотрение настоящих режимов и вернемся к ним во второй части книги, когда будем говорить о построении сложных запросов и форм. А в данной главе мы подробно остановимся на первых двух режимах.
