Початок роботи з Access 2000

Організація даних є ключовим моментом під час роботи з великою кількістю інформації. Дуже важливо впорядкувати дані таким чином, щоб легко та швидко знаходити потрібну інформацію.

Програма Microsoft Access 2000 входить до складу пакету Microsoft Office 2000 та представляє собою систему, яка забезпечує ефективну розробку та супровід баз даних. Вона дозволяє розв'язувати широке коло задач користувачів без програмування.

Одна з основних переваг СУБД Access полягає в тому, що вона має прості та зручні засоби обробки кількох таблиць у одній базі даних. Таблиця – це місце зберігання даних. Вона є основним об'єктом бази даних.

У СУБД перших поколінь для кожної таблиці створювався окремий файл бази даних. Для спільного використання таблиць застосовувалися спеціальні програми (утиліти). Пізніше для цього почали застосовувати спеціальні команди, які перед початком роботи з базою даних зв'язували таблиці.

Ще пізніше спробували зберігати у одній базі даних кілька таблиць з описом зв'язків між ними. Прикладом такої СУБД є FoxPro. Але тільки у Access з'явилися зручні та наочні засоби зв'язування таблиць, які зберігаються в одному файлі.

Збереження кількох таблиць у одній базі даних має цілий ряд переваг. Основні з них такі:

1. Можливість розподілу даних за таблицями згідно зі змістом даних. Наприклад, у першій таблиці зберігаються звітні дані вчителів, у другій - їхній тижневий розклад, а в третій - відомості про позаурочну діяльність.

2. Табличне, тобто модульне, подання даних дозволяє модернізувати кожну таблицю окремо. Редагування даних в одному місці бази призводить до автоматичного їх редагування в іншому місці. Наприклад, якщо в таблиці Список (табл. 1) вилучається запис із прізвищем "Кирин Т.В.", то відповідний запис буде вилучено і з таблиці Консультация (табл. 2).

Таблиця 1

Список

Таблиця 2