При работе с таблицами часто бывает необходимо отображать не все записи, а только те, которые соответствуют определенным условиям. Для этого используются следующие режимы фильтрации:
Фильтр по выделенному.
Чтобы задать режим, при котором выводились бы только те записи, в которых в определенном поле присутствует определенное значение, следует выделить эту часть поля и воспользоваться режимом фильтр по выделенному. Пусть необходимо установить такой фильтр, чтобы в таблице отображались только те студенты, фамилии которых заканчиваются на букву "в". Для этого в поле Фамилия необходимо выделить последнюю букву "в", например, в фамилии Иванов. Затем нужно выполнить команду Записи \ Фильтр \ Фильтр по выделенному. После этого будут отображены записи вида, показанного на рис.10.
Рис. 10. Таблица Студенты. Фильтр по последней в фамилии букве "в"
Чтобы отменить режим фильтрации, можно воспользоваться командой Записи \ Удалить фильтр.
Обычный фильтр.
Если необходимо отображать все записи, которые удовлетворяют хотя бы одному из указанных условий (например, последняя буква "а" в имени ИЛИ фамилии), то в этом случае следует использовать обычный фильтр, который можно установить командой Записи \ Фильтр \ Изменить фильтр. После этого появится окно фильтрации, в левом нижнем углу которого имеются вкладки Найти и Или., При их выборе в полях отображаются установленные ограничения. Сначала рассмотрим пример, когда устанавливаются ограничения – имя и фамилия оканчивается буквой "а". В этом случае окно фильтрации имеет вид, показанный на рис. 11.
Рис.11. Таблица Студенты. Изменение фильтра
Для задания каких-либо условий в Access используются обычные операции сравнения и такие операторы как:
· LIKE – проверка значения на соответствие указанному шаблону;
· BETWEEN – проверка на нахождение значения в указанном диапазоне (границы диапазона указываются с логическим оператором AND).
Также используются логические операторы AND (логическое и) и OR (логическое или).Примеры применения операторов приведены в табл. 6.
Таблица 6. Примеры использования операторов при фильтрации
Пример
Описание
LIKE "*a"
Содержимое текстового поля оканчивается на "а"
LIKE "*a" OR "*в"
Содержимое текстового поля оканчивается на "а" или на "в"
BETWEEN I AND 10
Содержимое числового поля находится в диапазоне от 1 до 10
BETWEEN
"A*" AND "М*"
Первая буква текстового поля находится в диапазоне от "А" до "М"
После формулировки ограничений в окне фильтра необходимо выполнить команду Фильтр \ Применить фильтр. В результате чего будут отображены все записи, для которых выполняются указанные условия.
Чтобы задать ограничения, при которых отображались бы все записи, удовлетворяющие хотя бы одному из указанных условий, можно воспользоваться вкладкой Или окна фильтра
Например, необходимо отобразить только тех студентов, у которых имя или фамилия закачиваются на букву "а". Для этого вначале необходимо на вкладке Найти окна фильтра указать для поля Фамилия условие LIKE "*а" (см. рис.12). После этого следует выбрать вкладку Или и указать для поля Имя условие LIKE "*a" (см. рис. 13).
Рис. 12.Таблица Студенты. Вкладка Найти окна фильтра
Рис. 13.Таблица Студенты. Вкладка Или окна фильтра
После установки ограничений нужно применить фильтр, в результате чего будут отображены все записи, для которых выполняется хотя бы одно из указанных условий.
Расширенный фильтр.
Если возможностей обычной фильтрации не хватает, например, необходимо не только отображать определенные записи, удовлетворяющие тем или иным условиям, но и выполнять сортировку данных по нескольким столбцам, то в этом случае можно использовать расширенный фильтр. Для этого необходимо выполнить команду Записи \ Фильтр \ Расширенный фильтр, после чего отобразится окно расширенного фильтра (см. рис. 14). Затем следует выбрать поля, на которые будут накладываться ограничения (Поле), а также направление их сортировки (Сортировка). После этого указать ограничение на содержимое выбранного поля (Условие отбора).
Рис.14. Таблица Студенты. Расширенный фильтр
В результате применения этого расширенного фильтра будут отображены все записи с фамилиями, начинающимися с букв из диапазона “А”-“Н”. При этом записи будут упорядочены по полю Фамилия, в алфавитном порядке.
