Значение информационного обеспечения системы управления предприятием постоянно возрастает. Информация выступает в настоящее время как один из важнейших ресурсов. Ее значимость не меньше сырьевых, материальных, финансовых, людских ресурсов.
Информация может использоваться многократно. При этом она постоянно увеличивается, что является отличительной чертой информационных ресурсов от других видов ресурсов. Информация представляет совокупность сведений об окружающем мире и протекающем в нем процессах, сообщений, осведомляющих о положении дел или явлений в их взаимосвязи /12/.
Информационное обеспечение системы управления предполагает объективную, полную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Информационное обеспечение системы управления в настоящее время представляет объективную необходимость, обусловленную требованиями внешней среды и внутренними изменениями предприятия адекватно реагировать в возникающих ситуациях.
Информационное обеспечение системы управления предполагает наличие своевременной, всеобъемлющей и точной информации, умение осмысливания ее, формулирование необходимых выводов и результативное и эффективное воплощение управленческих решений. Информационное обеспечение является основой управленческих процессов.
Суть информационного обеспечения системы управления составляют данные, уменьшающие неопределенность событий. Информационное обеспечение системы управления представляет интеграционное целое своевременных, всеобъемлющих, необходимых, воспринимаемых и осознаваемых сведений для анализа конкретной ситуации, выработки альтернативных решений, выбора оптимального, наилучшего в данных ограничениях решения, сопровождения и контроля исполнения.
Информационное обеспечение системы управления в современных условиях базируется на использовании вычислительной техники и информационных технологий. Процесс этот многоаспектный и включает формирование технической и технологической базы, организацию выработки и области распределения информационных услуг, отработку системы информационного обслуживания, использование прогрессивных форм, методов и средств информационной деятельности в процессах управления.
Вычислительная техника и информационные технологии в обеспечении системы управления позволяют более экономично и рационально организовать процессы, повышают гибкость и динамичность, расширяют диапазон анализируемых факторов при принятии управленческих решений. Использование в процессе обеспечения системы управления ЭВМ и информационных технологий позволяет повысить эффективность управления.
Структурным элементом системы менеджмента предприятия является информационное обеспечение. Менеджеры имеют возможность эффективно выполнять свои функции, владея точной и своевременной информацией. Информационное обеспечение существенно повышает эффективность внутренних процессов обмена информацией, помогает контролировать общее состояние хозяйственной деятельности предприятия посредством информационных систем, позволяет налаживать устойчивую связь с поставщиками и потребителями.
Менеджеры предприятия должны быть уверенными в том, что информационные системы обрабатывают данные на таком уровне, что позволяют использовать ее для разработки стратегии и обеспечения конкурентоспособности продукции.
В настоящее время внимание менеджмента к вопросам информационного обеспечения существенно возросло, а информационные технологии выходят в деятельности предприятия на передний план. Информационные технологии позволяют создавать компактные системы для небольших предприятий (малых и средних) и специализированные системы для функциональных и линейных подразделений. На протяжении последних десятилетий информационные системы поддерживают ключевые функции предпринимательства – финансы, производство и распределение.
Информационные системы охватывают все новые аспекты деятельности предприятий: прогнозирование объемов производства, выбор поставщиков и управление проектами. Реальность такова, что менеджеры и сотрудники предприятий уже не обходятся без информационного обеспечения выполнения своих обязанностей.
Изменение уровня информационного обеспечения предприятий можно проследить на примере развития информационных технологий:
· Создание мощных и недорогих персональных компьютеров.
· Возможность объединения персональных компьютеров в локальные и глобальные сети.
· Подключение к информационным системам других предприятий и создание общих сетей или систем электронного обмена данными.
· Использование сети Интернет для электронной торговли.
· Использование электронных технологий как средства обеспечения коммуникаций (видеоконференции, электронная почта, настольные системы многосторонней связи).
· Создание интегрированных баз данных, используемых на различных уровнях управления.
· Возможность технологической поддержки стержневых процессов производства, например, самообучающиеся системы или системы автоматизации производственных процессов, что может привести к фундаментальному пересмотру принципов организации рабочих процессов.
Предприятия имеют огромные объемы данных, которые могут быть преобразованы в полезную информацию. В качестве данных выступают исходные факты, цифры и события. Информация – это полезные знания, полученные посредством анализа данных.
Эффективность использования информации на предприятии зависит от способности организовать сбор первичных данных, обеспечивающих менеджеров необходимой управленческой информацией.
Следует подчеркнуть, что информационная система представляет собой комплекс, включающий в себя индивидов, процедуры и ресурсы, в задачу которого входит сбор первичных данных, преобразование их в информацию и ее распространение. Управление информационными системами – это планирование, приобретение, модернизация и использование информационных систем.
Процесс преобразования данных в информацию и элементы компьютеризированной системы представлены на рис. 5.1.
