50. Использование отчетов для обработки и отображения информации, виды отчетов
Отчет – это объект БД, кот. предназначен для вывода информации из БД, прежде всего на печать. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.
Большинство отчетов являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из БД. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Отчет не должен включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых он создается. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например итоговые суммы. Связь между отчетом и его источником данных создается при помощи графических объектов, называемых элементами управления.
Виды отчетов:
1) Отчет в столбец – столбец текста, содержащий надписи полей и их значения.
2) Многоколонный отчет – создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок.
3) Табличный отчет – отчет, имеющий табличную форму.
4) Отчет с группировкой данных и подведением итогов – создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов.
5) Перекрестный отчет – строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные.
6) Составной отчет - отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов.
7) Составной документ – отчет, полученный слиянием документов с Word.
8) Почтовые наклейки – специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов групп.
9) Отчет по связанным таблицам - отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц, имеющим связь 1:N.
52. Структура отчета, характеристика его разделов
Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Рассмотрим их назначение. Разделы отчета включают заголовок отчета, примечание отчета, область данных отчета, а также верхний и нижний колонтитулы страниц отчета. Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или удалить из отчета с помощью соответствующей команды меню Вид в режиме Конструктора. Раздел заголовка отчета определяет высоту области заголовка отчета. Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице. Раздел области данных предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике — таблице и запросе. Раздел примечаний отчета определяет высоту области примечания отчета и добавляется вместе с разделом заголовка отчета. При печати многостраничного отчета примечание будет отображено только внизу последней страницы. При печати многостраничного отчета содержимое разделов верхнего и нижнего колонтитулов страниц отчета выводится на каждой странице. Поскольку отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежуточных итогов, в них могут присутствовать дополнительные разделы Заголовок группы и Примечание группы. В зависимости от количества уровней группировки в отчете может быть разное количество таких разделов.
53. Этапы создания простого отчета при помощи мастера
Мастер создания автоотчетов — это самый быстрый способ создать отчет, поскольку мастер строит отчет, не запрашивая информацию. Отчет представляет собой столбец, в котором отображаются все поля исходной таблицы или запроса. Мастер автоотчетов не может создавать окончательные, готовые к печати варианты отчетов, но он полезен тем, что позволяет взглянуть на исходные данные, а также создать отчет, который можно будет исправить в режиме конструктора. Чтобы создать отчет с помощью мастера отчетов, выполните следующие действия: 1-В окне базы данных выберите Таблицы или Запросы. 2-Выберите таблицу или запрос, на основе которых будет создан отчет. 3-Щелкните список Создать объект на панели инструментов. 4-Выберите Автоотчет. ИЛИ - 1. В окне базы данных выберите Отчеты. 2-На панели инструментов в окне базы данных выберите Создать. 3-В диалоговом окне Создание отчета выберите один из следующих вариантов: Автоотчет: в столбец. Каждое поле располагается на отдельной строке. Надпись находится слева от поля. Автоотчет: ленточный. Поля каждой записи находятся на отдельной строке. Надписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы. Выберите таблицу или запрос для отчета. Нажмите кнопку ОК. Access применяет автоформатирование, которое использовалось для форматирования отчета в прошлый раз. Если раньше отчеты в мастере не создавались или не использовалась команда Автоформат в меню Формат, Access использует стандартное автоформатирование. Чтобы создать отчет в другом мастере отчетов, выполните следующие действия: 1. В окне базы данных выберите Отчеты. 2-В окне базы данных выберите Создать. 3-Откроется диалоговое окно Создание отчета. 4-Выберите один из вариантов из списка. 5-Выберите таблицу или запрос для отчета и нажмите кнопку ОК. 6-Следуйте указаниям мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово.
54. Разработка отчета на основании многотабличного запроса в СУБД Access
Отч. на осн. многотабл. запр. можно созд. при пом. автоотчета. Автоотч. служ. для созд. отч., в кот. вывод. все поля и записи запр. В окне БД нажмите кнопку Отчеты на панели Объекты.
Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна БД.
В диалоговом окне Новый отчет выберите одного из следующих мастеров.
Автоотчет: в столбец — каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля.
Автоотчет: ленточный — поля каждой записи находятся на отдельной строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы.
Выберите запрос, содержащий данные, на которых должен быть основан отчет.
Нажмите кнопку OK.
Microsoft Access применяет последний автоформат, использовавшийся для создания отчета. Если до этого отчет с помощью мастера не создавался и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, то будет применен стандартный автоформат.
Имеется также возможность создать отчет с полями, размещенными в один столбец, базовым источником данных которого являются либо открытый запрос, либо запрос, выделенный в окне БД. Выберите команду Автоотчет в меню Вставка, или нажмите стрелку рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов, а затем выберите команду Автоотчет. Отчеты, созданные таким способом, не имеют заголовка и колонтитула или примечания и колонтитула.
55. Общие сведения о макросах
Макрос - набор макрокоманд, который создается для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Группа макросов позволяет выполнить несколько задач одновременно. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и один или несколько аргументов, которые задаются пользователем. Например, при использовании макрокоманды «ОткрытьФорму» в качестве аргументов необходимо задать имя открываемой формы и режим вывода ее на экран. Основное назначение макросов — это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню. С их помощью можно существенно расширить функциональные возможности создаваемого приложения и настроить его на нужды конкретных пользователей.
56. Создание макроса, проверка его работы, выполнение макроса в СУБД Access
В Access макрос - определенная последовательность операций. Они хранятся в окне, напоминающем таблицу, в таком порядке, в котором их необходимо выполнять. Создание макросов. Для создания макроса необходимо открыть вкладку Макросы в окне БД и выполнить щелчок по кнопке Создать. При разработке макроса необходимо задать действия (ввести макрокоманды), которые он должен выполнить (например, открыть форму, распечатать отчет, выполнить запрос или экспортировать содержимое таблицы в файл электронной таблицы). В Access такие действия можно определить несколькими способами: 1 из них: 1-й способ:
В окне макросов выполнить щелчок мышью на первой пустой ячейке в столбце Макрокоманда. Затем выполнить щелчок по кнопке раскрытия списка, при этом раскрывается список допустимых макрокоманд. Выбрать из списка команду, которую должен выполнить макрос или набрать эту команду вручную. Выполнить щелчок в нижней части окна или нажать клавишу F6 и указать аргументы действия. При необходимости добавить комментарий в столбце Примечание. Выполнение макроса. После завершения разработки макроса можно проверить его работу, запустив макрос на выполнение. Самым простым способом является следующий: открыть вкладку Макросы в окне БД, выделить макрос и щелкнуть по кнопке Запуск или выполнить двойной щелчок на макросе в окне БД.
Другой способ запуска следующий: Выбрать команду Сервис-> Макрос ->Запуск макроса. В появившемся диалоговом окне Запуск макроса выбрать или ввести имя макроса. Если макрос открыт в режиме конструктора, его можно выполнить, щелкнув по кнопке Запуск на панели инструментов. Кроме того, макросы можно выполнять при помощи кнопок, которые добавляются в формы. Кнопки макросов можно создать методом перетаскивания. Макрос можно настроить таким образом, чтобы он выполнялся автоматически при запуске БД. Проверка работы макроса Перед запуском макроса неплохо проверить его работу, выполнив макрокоманды в пошаговом режиме. Чтобы начать пошаговую проверку, перейдите в окно базы данных, на вкладке Макросы выделите имя макроса, который вы хотите протестировать, и нажмите кнопку Конструктор. После открытия окна макроса нажмите кнопку По шагам на панели инструментов либо выберите команду Запуск->По шагам.
57. Использование модулей для автоматизации приложения
Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на Access VBA превышают возможности стандартных макросов. Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий таких, как, например, нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями. Модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить последовательность выбора объектов базы данных для выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы. Система Access – среда разработки с полнофункциональным языком программирования. Язык VBA отличает объектно-ориентированный принцип программирования, основанный на использовании событий, который расширяет возможности работы с формами и отчетами; VBA – современный развитый язык программирования. Он является расширяемым, поскольку из его программ можно вызывать процедуры Windows API, хранящиеся в библиотеках DLL операционных систем Windows 95 и Windows NT. Полнофункциональная среда разработки системы Access обладает рядом современных средств создания приложений. В ней используются многооконный интерфейс,
выделение цветом при редактировании и отладке, автоматический контроль синтаксиса, динамический контроль данных, точки прерывания, пошаговое выполнение и т. д. Создание модулей Для того чтобы создать стандартный модуль или модуль класса, нужно:Выбрать команду Модуль или Модуль класса в меню Вставка или в списке кнопки Новый объект выбрать соответствующий объект. При этом откроется редактор кода VBA с пустым окном модуля. Создать необходимые процедуры и описания. Сохранить модуль, нажав кнопку Сохранить на панели инструментов. При этом выдается диалоговое окно Сохранение, в котором необходимо ввести имя нового модуля и нажать кнопку ОК. После этого новый модуль появляется в списке модулей окна базы данных. Чтобы его открыть, можно нажать кнопку Конструктор окна базы данных. Если у вас открыты форма или отчет в режиме Конструктора, то для того, чтобы открыть модуль формы (отчета), следует нажать кнопку Программа на панели инструментов.
58. Виды модулей в СУБД Access
Модули являются объектами Access, такими же, как таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы и макросы, о чем свидетельствует ярлык на панели объектов в окне База данных. Основное содержание модулей — это процедуры на языке VBA. Существуют два типа модулей: стандартные модули и модули класса. Стандартные модули. Стандартные модули содержат общие процедуры, которые не связаны с конкретным объектом: формой или отчетом. Эти процедуры могут вызываться из других модулей и использоваться при обработке событий в разных объектах, для вычисления значений в разных запросах или формах и т. д. Если в процедурах модуля нет ссылок на конкретные объекты данного приложения (формы, отчеты, элементы управления), то такой модуль может быть с успехом использован другими приложениями Access. Стандартные модули применяются также для объявления глобальных (то есть доступных из всех модулей приложения) переменных, констант, типов. Модули класса. Вторым типом модуля в Access является модуль класса. Модуль класса отличается от стандартного модуля тем, что, кроме процедур, он содержит описание объекта и используется для создания объектов. Процедуры, определенные в этом модуле, являются методами и свойствами объекта. Примерами модулей класса являются модули форм и отчетов.
