Создание базы данных с помощью шаблона.

Рис. 2.2. Окно для создания таблиц с помощью шаблона

В приложении Access предусмотрены разнообразные шаблоны, с помощью которых можно быстро создать базу данных. Шаблон – это уже готовая к использованию база данных, включающая все необходимые таблицы, запросы, формы и отчеты для выполнения определенной задачи. Например, предусмотрены шаблоны, которые можно использовать для отслеживания вопросов, управления контактами или учета расходов. Некоторые шаблоны содержат несколько примеров записей, позволяющих продемонстрировать их использование. Шаблоны баз данных можно использовать без изменений или настроить в соответствии с конкретными потребностями.

Если один из этих шаблонов точно соответствует потребностям, с его помощью обычно проще и быстрее всего создать необходимую базу данных. Однако если необходимо импортировать в Access данные из другой программы, возможно, будет проще создать базу данных без использования шаблона. Так как в шаблонах уже определена структура данных, на изменение существующих данных в соответствии с этой структурой может потребоваться много времени.

1. Если база данных открыта, нажмите кнопку Microsoft Office , а затем нажмите кнопку Закрыть базу данных , чтобы отобразить страницу Приступая к работе с Microsoft Office Access.

2. В средней части страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access отобразится несколько шаблонов. Щелкните ссылки в области Категории шаблонов, чтобы отобразить другие шаблоны. Кроме того, дополнительные шаблоны можно загрузить с веб-узла Office Online. Для получения дополнительных сведений см. далее этот раздел.

3. Выберите шаблон, который необходимо использовать.

4. В поле Имя файла предлагается имя файла для базы данных. Его можно заменить на любое другое имя. Чтобы сохранить эту базу данных в другой папке, отличной от отображаемой под полем имени файла, нажмите кнопку , перейдите к папке, в которой необходимо сохранить базу данных, и нажмите кнопку ОК. При необходимости можно связать созданную базу данных с узлом Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

5. Нажмите кнопку Создать (или Загрузить— для загрузки шаблона Office Online).

Приложение Access создаст или загрузит, а затем откроет базу данных. Отображается форма, в которой можно начать ввод данных. Если шаблон содержит примеры данных, можно удалить каждую из записей, щелкнув область выделения записи (затененное поле или полосу слева от записи) и выполнив следующие действия.

На вкладке Начальная страница в группе Записи выберите команду Удалить.

6. Щелкните первую пустую ячейку в форме и приступайте к вводу данных. Используйте область переходов для перехода к другим необходимым формам или отчетам.