При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:
1. Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте
2. Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.
3. Определение необходимых в таблице полей. Каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:
· Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.
· · Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.
· · В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.
· · Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).
4. Задание индивидуального значения каждому полю.Такое поле или набор полей называют основным ключом.
5. Определение связей между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.
6. Обновление структуры базы данных. После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты.
7. Добавление данных и создание других объектов базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Создание таьлицы может выполняться как на стадии первичного создания БД, так и при добавлении новых таблиц в уже существующую БД.
Создание таблиц ведется в обном из следующих режимов:
· в режиме нонструктора;
· с помощью мастера;
· в режиме непосредственного ввода (режим таблицы)
· путем импорта таблиц.
Создание таблиц включает следующие операции:
· Определение полей таблицы;
· Определение типа данных для каждого поля;
· Определение размера полей (текстовых и числовых;
· Установка ключевого поля;
· Присвоение имени таблице и ее сохранение.
Наиболее наглядно эти действия проявляются при работе с конструктором таблиц.
У конструктора таблиц три столбца - Имя поля, Тип данных и Описание. Имена полей будут именами столбцов в конструированной нами таблице.
В режиме конструктора мы вносим не данные, о создаем заголовки полей, в которые будут вгнсегы данные.
Если нам в дальнейшем понадобится ещё что-нибудь, то мы всегда сможем возвратися в режим конструктора и добавить необходимые поля.
Тип поля выбирается из списка и м.б. одним из следующих:
· Текстовый – символы, не требующие вычислений
· Числовой – любая цифровая информация
· Дата/время – дата (день.месяц.год и/или часы.секунды)
· Логический (истина – True – устанавливается при вводе флажекм)
· прочие.
Кроме перечисленных полей в любой таблице (или почти в любой) должно быть уникальное поле. Именно по нему и будут различаться записи в таблице
Для выбора ключевого поля необходимо установить на него курсор и выбрать пиктограмму ключа в панели инструментов (либо воспользоваться услугами контекстного меню).
После этого обратите внимание, что рядом с ключевым полем (типа счетчика) появился знак ключика:
При работе в режиме мастера таблиц следует выбрать тип таблицы, категорию таблицы и набрать поля из предлагаемых образцов таблиц. Поля нельзя добавить, но можно переименовать. Таблица сохраняется под удобным Вам именем.
В дальнейшем таблицу можно настроить, используя конструктор.
В режиме непосредственного ввода (режим таблицы) просто вводят инфорсацию в таблицу из 10 полей.
После появления пустых строк и столбцов можете вводить данные. Каждый столбец является полем, а каждая строка - записью в новой таблице. Чем больше записей вы введете, тем точнее Access укажет, какой тип данных следует использовать для каждого из полей, а также приблизительный размер каждого элемента данных.
Сначала строки и столбцы будут пустыми. В заголовках столбцов, которые станут именами полей таблицы, содержатся ярлыки Поле1, Поле2,Поле3 и т.д. Двойной щелчок по имени поля позволяет изменить это имя. Таблице автоматически присваивается имя Таблица с номером. Имя таблицы можно изменить при сохранении таблицы.
В дальнейшем таблицу можно настроить, используя конструктор.
При импорте таблицнужно последовательно выполнить следуюшие шаги:
1. В файле Excel разместить импортируемые таблицы на отдельных листах.
2. Удалить итоговые строки; строки заголовков (кроме заголовков полей), промежуточные расчеты и данные вне таблиц.
3. Сохранить и закрыть книгу Excel
4. Выполнить Создать – Импорт.
5. Указать тип импортируемой таблицы (.xls), в стандартном окне открытия выбрать таблицу.
6. Выбрать импортируемый лист (один лист за 1 сеанс импорта).
7. Подтвердить наличие заголовка в первой строке.
8. Пометить поля (колонки), не подлежащие импорту.
9. Выбрать запись импортируемой таблицы в новую или ранее существовавшую (добавление информации).
10. Указать имя таблицы для ее сохранения (по умолчанию это имя листа Excel).
Контрольные вопросы
1. Какой тип данных Вы выберите для поля «Возраст», а для поля «дата рождения»?
2. Какой метод создания таблиц наиболее универсален?
3. Когда следует создавать таблицы методом ввода?
4. Какое преимущество дает создание таблиц методом импорта?
5. Почему при выходе из Access не было вопроса о сохранении файла?
