Общие вопросы разработки и создания баз данных Access

Процесс разработки структуры базы данных в соответствии с требованиями пользователей называется проектированием базы данных. На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать.

Жизненный цикл системы баз данных делится на две отдельные фазы: фазу анализа и проектирования и фазу эксплуатации. В течение первой фазы происходит сбор требований пользователей и проектирование базы данных, в течение второй – машинная реализация и ее использование.

В Microsoft Access базой данных называется совокупность таблиц, форм, отчетов, запросов, макросов. Данные хранятся в таблицах и могут вводиться в эти таблицы непосредственно или с использованием форм. Таблицы могут быть связаны одна с другой, для извлечения нужных данных из одной или нескольких таблиц применяются запросы. Формы и отчеты основываются на запросах, которые позволяют как формам, так и отчетам отображать данные из двух или более таблиц. Вся эта совокупность запоминается в одном файле базы данных, имеющем расширение (.mdb).

Для создания новой базы данных необходимо после запуска Access из Windows (меню Пуск®Программы® Microsoft Access) выбрать позиции в меню Файл ® Создать и в области задач Создание файла выбрать позицию Новая база данных. В появившемся диалоговом окне Файл новой базы данных надо задать имя файла Пример, выбрать папку, в которой она будет храниться, и нажать кнопку Создать (рис. 1).

Рис. 1. Создание новой базы данных

После выполнения этих шагов на экране появится рабочее окно базы данных (рис. 2).

Рис. 2. Окно базы данных

С левой стороны окна расположено меню выбора объектов. На панели инструментов окна базы данных, расположенной прямо под заголовком окна, размещены кнопки, позволяющие (слева направо) открыть новый объект в рабочем режиме, в режиме конструирования, создать новый объект, удалить объект, а также настроить способ отображения объектов на экране (крупные значки, мелкие значки, список, таблица).

База данных включает в себя следующие объекты.

Таблицы являются основным хранилищем данных. Данные состоят из записей (строк) и полей (столбцов). Поле – это категория информации, такая как имя или адрес, а запись – набор полей, характеризующих некоторый объект.

Запросыслужат для фильтрации набора данных. Они позволяют выбирать требуемую информацию из одной и более таблиц. Это механизм выборки, обновления, удаления и добавления данных, создания новых таблиц на основании данных одной или нескольких существующих таблиц.

Форма является удобным средством для ввода и поиска информации в таблицах.

Отчет является организованным представлением данных из таблицы или запроса и предназначен для печати. В отчетах могут подводиться итоги, при этом выполняется обработка по заданному алгоритму.

Макрос представляет собой способ структурированного описания одного или нескольких действий, которые автоматически выполняются в ответ на определенное действие.

Модуль – это программы на языке Visual Basic, с помощью которых определенный процесс разбивается на несколько небольших процедур.

Страницы доступа к данным это файлы HTML и вспомогательные файлы для доступа к данным из MS Internet Explorer к данным базы данных.

Изучение процесса создания базы данных будем производить на примере приложения, предназначенного для хранения сведений о производственной программе выпуска изделий обувным предприятием.