Виконання обчислень та підведення підсумків

Як і у випадку побудови форми, для виконання обчислень у звіті зручно використовувати конструктор виразів. Найпростіший спосіб полягає у тому, щоб спочатку вибрати інструмент побудови елемента поле, розмістити цей елемент у необхідному розділі звіту у певному місці. При цьому треба визначити підпис та вираз, значення якого планується обчислити у звіті. Підпис визначається звичайним редагуванням тексту. Для формування виразу необхідно відкрити вікно властивостей цього елемента форми (двічі клацнути лівою кнопкою миші по цьому елементу або стати на цей елемент та клацнути правою кнопкою миші). У вікні властивостей вибрати закладку Данные і на одноіменному рівні клацнути кнопку для вибору поля у випадку, коли вираз є полем, і кнопку для виклику конструктора виразу. Вікно конструктора виразу зображено на рис.2.

Рис. 2. Конструктор виразу

У цьому вікні можна скористатись необхідною фунцією з переліку функцій, зібраних за своїм змістом у відповідні розділи. Аргументом цих функцій, як правило, є поля поточних таблиць звіту. Доступ до таких полів можливий, необхідно для цього скористатись середним віконцем з трьох в нижній частині вікна конструктора.

Для підведення підсумків у звіті існує простий спосіб: використання майстра побудови звітів, в арсеналі якого є відповідні інструменти. У випадку, коли звіт розробляється конструктором (без допомоги майстра), перш за все необхідно визначитись, до якої категорії належать ці підсумки: групи, звіту, забезпечити відповідні розділи звіту (піктограмою Сортировка и группировка), а потім скористатись побудовою виразу, де використати функцію розрахунку суми SUM().

Примітка: синтаксис виразу передбачає знак рівності "=" перед ним.

Головний принцип щодо оформлення звіту – правильна передача форми документа, яка затверджена міністерством, держадміністрацією, підприємством, тощо. Але деякі поради, якщо вони не суперечать затвердженій формі, можна все ж таки сформулювати.

§ Об¢єднання текстових значень і приховування даних, що повторюються. Якщо декілька рядків звіту мають значення, що збігаються, то такий звіт важко читається і виглядає непрофесійно. Властивість поля Не выводить повторы (вона доступна лише для звітів) дозволяє керувати виведенням на друк значень, що повторюються. Ця властивість діє для кожного поля виразу незалежно. У випадку, коли необхідно керувати об’єднанням значень декількох виразів (полів), необхідно об¢єднати ці вирази (поля) у окремий елемент звіту, а потім застосувати вказану властивість до цього елемента.

§ Обчислення відсотків. При формуванні звіту MS Access двічі проходить дані. На першому проході вона обчислює вирази у детальних рядках, підсумки у групах, загальні підсумки для всього звіту та визначає довжину звіту. На другому проході MS Access обчислює всі вирази, що базуються на підсумках першого проходу. Така технологія обчислення звіту дає можливість в області даних та розділах обчислити відсотки від загальних значень. Обчислення відсотків досягається, якщо встановити властивість Формат поля у значення Процентний.