Проектування форм для таблиць ґрунтується, перш за все, на первинних документах введення інформації. Розміщення інформації, стиль, фон, які використані у первинному документі, беруться за основу розробки форми. Інформація у формі міститься у так званих елементах управління. Наприклад, елементом управління може бути надпис, поле таблиці, кнопка, перемикачі, прапорці, вимикачі, групи, список, поле із списком, об'єкти OLE. Елемент управління надпис має такі основні властивості, як шрифт, його розмір та колір, колір фону.
Поле - елемент управління, що використовується найчастіше. В цей елемент виводяться дані з базових таблиць, запитів, а також значення, що обчисленні безпосередньо у самій формі. Кнопки найчастіше використовуються для виконання окремих дій, наприклад, для виклику макросу, іншої форми, звіту тощо. Перемикачі, прапорці, вимикачі використовуються тоді, коли необхідно вибрати з деякої множини необхідний елемент.
У разі, коли для декількох елементів управління відповідні дані розміщуються на значній площині екрану, використовують групу з цих елементів управління. При виборі елемента групи відповідна інформація виводиться на екран в підлеглій формі. Якщо необхідно вивести в формі перелік значень, який залишається на час роботи форми завжди відкритим, то використовують елемент управління список. Так, список можна використовувати для перегляду таблиць у вікні бази даних, що приводить до підстановки значень полів цих таблиць у поля поточних таблиць.
Поля із списком схожі на список, за винятком того, що для розміщення цього елемента управління, на відміну від списка, необхідно значно менше місця на екрані монітора, а саме один рядок. Об'єкти OLE використовуються для відображення фотографій, електроних таблиць, текстових документів тощо.
Як правило, побудова форми відбувається після її проектування, коли вже побудовані відповідні таблиці. Для цього необхідно у вікні бази даних в закладці Формы натиснути кнопку Создать, вибрати той чи інший режим
побудови форми, а в якості джерела даних - таблицю (або запит). Якщо вибрати режим Конструктор, то MS Access відкриває відповідне вікно форми.
У тому випадку, коли форма нова, на користувача чекає лише порожня область даних з сірою сіткою для зручності подальшого розміщення елементів управління. Крім вікна форми відкривається, як правило, і панель елементів для розміщення вибраних в цій панелі елементів управління в області даних форми. Якщо панель елементів не відкрита, то відкрити її можна через меню MS Access або піктограму . Вигляд панелі наведений нижче. Кнопки позначені номерами. Розмір форми можна змінити безпосередньо мишею так, як це зазвичай робиться у Windows (встановити вказівник миші на край та потягнути) або через властивості форми (клацнути правою кнопкою миші, коли її вказівник знаходиться в заголовку форми).
За допомогою панелі інструментів у формі розміщуються вказані користувачем елементи. Це відбувається так: спочатку необхідно клацнути мишею необхідну кнопку панелі, а потім вказати мишею місце на формі, де буде розташований відповідний елемент. Розмір елемента можна змінювати під час його розміщення (розтягуванням мишею), або пізніше звичайним способом зміни розмірів. Нижче вказано зміст кнопок панелі інструментів, зображених на .
.
1. 1. Кнопка вибору елементів у формі. Використовується для вибору одного чи декількох елементів форми та подальшого виконання тих чи інших дій з ними (зміна розміщення, розмірів, вилучення, тощо).
2. 2. Кнопка майстра елементів. Ця кнопка може перебувати у двох позиціях в залежності від її вмикання. Якщо кнопку увімкнути, то при розміщенні в формі елементів
Рис.1. Панель інструментів
управління їх властивості допомагають встановити відповідні майстри – процедури, що вбудовані в MS Access.
3. Кнопка надпису. Використовується для побудови елемента управління надпис – текст заголовка, поясненння, тощо.
4. Кнопка поля. Використовується для побудови елемента управління поле , що відображає значення виразів відповідного типу, наприклад, поля таблиці (запису).
5. Кнопка групи. Використовується для побудови елемента управління група , який містить декілька вимикачів, перемикачів, прапорців.
6. Кнопка вимикач. Використовується для побудови елемента управління вимикач. Два значення цього елемента моделюють дані логічого типу: істина та хибність (або –1 та 0, Так та Ні).
7. Кнопка перемикач. Використовується для побудови елемента управління перемикач. Часто цей елемент називають радіокнопкою. Значення радіокнопки, як і кнопки вимикача, вибирається із множини значень логічного типу. Перемикачі відрізняються тим, що з групи перемикачів може бути вибраний тільки один.
8. Кнопка прапорець. Використовується для побудови елементу управління прапорець. Значення цього елементу аналогічні значенням елементів вимикач і перемикач.
9. Кнопка поле із списком. Використовується для побудови елемента управління поле із списком . Цей елемент дає можливість вибрати значення із наперед визначених, або із значень поля таблиці (запиту).
10. Кнопка список. Використовується для побудови елемента управління список . Як і поле із списком, цей елемент дає можливість вибрати значення з наперед визначених. Але на відміну від елемента управління поле із списком, він завжди відкритий.
11. Кнопка кнопка. Використовується для побудови елемента управління кнопка . За допомогою елемента управління кнопка можна здійснювати запуск макроса, процедури VBA.
12. Кнопка малюнок. За допомогою цієї кнопки на формі можна розмістити малюнок, зокрема, цей малюнок можна використовувати і як фон всієї форми.
13. Кнопка вільна рамка. Використовується для включення в форму об¢єктів OLE. При цьому об¢єкт OLE стає часткою форми, але не зберігається у БД (малюнок, звук, діаграма, слайд).
14. Кнопка приєднана рамка. Використовується для включення у форму об¢єктів OLE, посилання на які містяться в таблиці БД.
15. Кнопка розриву сторінки. Використовується для побудови багатосторінкових форм, дозволяє вставляти розрив сторінки форми.
16. Кнопка підлеглої форми. Використовується для побудови такого елемента управління форми, який включає іншу форму, пов¢язану з поточними даними.
18. Кнопка лінія. Використовується для включення в форму відрізків прямих ліній.
19. Кнопка прямокутник. Використовується для включення в форму прямокутників.
Будь-яка кнопка панелі інструментів, за винятком кнопки вибору, стає неактивною після її використання. Для неперервного використання однієї кнопки панелі інструментів в декількох місцях форми можна кожного разу активізувати цю кнопку або зафіксувати її подвійним клацанням миші.
За допомогою панелі інструментів можна будувати форми в режимі конструктор. Але часто, особливо при побудові стандартних простих форм для таблиць-довідників, можна успішно користуватися зручним способом – майстром побудови форм. Для цього у вікні "Новая форма" вибираємо "Мастер форм", а в якості головного джерела даних слід вибрати потрібну таблицю (запит). Після використання кнопки "Ok" необхідно пройти декілька вікон діалогу майстра з користувачем:
- вікно вибору таблиці та її полів;
- вікно вибору зовнішнього вигляду;
- вікно вибору стилю;
- вікно збереження форми.
У вікні вибору таблиці та її полів крім таблиці (запиту), що визначена головною, можна вибрати інші з відповідними полями. У вікнах вибору зовнішнього вигляду і стилю форми майстер забезпечує на елеметарному рівні її дізайн. Вікно збереження форми призначено для введення заголовка форми та її назви. На кожному кроці діалогу майстер дає можливість прейти на крок назад або вперед, завершити процес побудови форми в будь-який момент.
. Вигляд панелі наведений нижче. Кнопки позначені номерами. Розмір форми можна змінити безпосередньо мишею так, як це зазвичай робиться у Windows (встановити вказівник миші на край та потягнути) або через властивості форми (клацнути правою кнопкою миші, коли її вказівник знаходиться в заголовку форми).
За допомогою панелі інструментів у формі розміщуються вказані користувачем елементи. Це відбувається так: спочатку необхідно клацнути мишею необхідну кнопку панелі, а потім вказати мишею місце на формі, де буде розташований відповідний елемент. Розмір елемента можна змінювати під час його розміщення (розтягуванням мишею), або пізніше звичайним способом зміни розмірів. Нижче вказано зміст кнопок панелі інструментів, зображених на .