Экспорт в формат Microsoft Word или другой текстовый формат

Экспорт таблицы в текстовый файл с разделителями или в текстовый файл с фиксированной длиной записей

1. В окне бывазы данных выберите имя таблицы, запроса, представления, которую нужно экспортировать, и выберите в меню Файл команду Экспорт.

2. В поле со списком Тип файла выберите Текстовые файлы (*.txt; *.csv; *.tab; *asc).

3. Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, в которой будет экспортирован объект.

4. В поле Имя файла введите имя файла (или оставьте старое имя) и нажмите кнопку Экспорт.

Будет запущен мастер экспорта текста.

Загрузка таблицы, запроса, формы или отчета в Microsoft Word

1. В окне базы данных выберите имя таблицы, формы или отчета, данные которых нужно сохранить и загрузить в Microsoft Word. Для сохранения только выделенной области таблицы откройте таблицу и выделите ее часть.

2. Выберите в меню Сервис команду Связи с Office, а затем команду — Публикация в Microsoft Word.

Выводы:

Экспорт представляет собой способ вывода данных и объектов базы данных в другую базу данных, электронную таблицу или формат файла, позволяющий другой базе данных, приложению или программе использовать эти данные или объекты базы данных. Экспорт по своей сути напоминает копирование и вставку через буфер обмена. Данные можно экспортировать в целый ряд поддерживаемых баз данных, программ и форматов файлов. Большинство объектов из базы данных или проекта можно экспортировать в другую базу данных Microsoft Access или проект Microsoft Access.

Ход работы:

Создадим список телефонов друзей в виде отчета. В окне "База данных" и переключитесь на вкладку объектов "Отчеты". Выберите создание отчета с помощью мастера. Укажите следующие параметры создаваемого отчета:

· Отчет строится на базе запроса "Телефоны друзей". Необходимо выбрать все доступные поля.

· Уровни группировки - не добавлять.

· Порядок сортировки - по имени.

· Макет для отчета - "табличный".

· Стиль отчета - по вашему усмотрению.

· Имя отчета - "Телефоны друзей".

Если есть необходимость внести какие-либо изменения в созданный отчет (например, скорректировать заголовок), то откройте отчет в режиме конструктора и сделайте это. Обратите также внимание на подпись документа, расположенную внизу страницы.

Разработать еще 3 отчета для созданной базы данных. В отчет можно включить поля результирующей таблицы по запросу. Использовать на Ваше усмотрение элементы управления. Используйте различные виды отчетов.

Просмотрите структуры созданных отчетов.

Произведите экспорт таблицы «ТЕЛЕФОНЫ» в MS Word и MS Excell. Каковы отличия экспортированных таблиц?

Подготовьте отчет и ответьте на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы:

1. Для чего предназначены отчеты?
2. На какое устройство происходит вывод данных при работе отчета?
3. Из чего состоят отчеты?
4. Какие разделы отчетов вы знаете?
5. Что общего и в чем различие между разделами отчетов и форм?
6. Какие способы автоматической генерации отчетов вы знаете?
7. На базе чего выполняется отчет? Что задается при создании автоотчета?
8. Что такое экспорт и импорт таблиц?
9. Как произвести экспортирование таблиц базы данных?
10. В какие программы можно переместить таблицы?
11. Из каких программ можно вставить объект в таблицу базы данных?