Электронная таблица EXСEL помимо быстрого и удобного способа расчетов предоставляет пользователю довольно широкий набор приемов по анализу и обработке данных – сортировки, фильтрации, построение диаграмм. Используя сочетания этих возможностей, можно существенно ускорить решение различных задач.
Пример 6. Для ежедневного учета необходимо сформировать список товаров с ненулевым остатком по всему магазину и по каждому отделу (рис. 4.5.).
Рис. 4.5. Таблица сведений об остатке товаров некоторого магазина на текущую дату.
Вначале необходимо сформировать таблицу исходных данных (рис. 4.5); в ячейке А1 для выведения текущей даты используется функция СЕГОДНЯ. Затем поставить курсор на любую ячейку таблицы и выполнить следующую последовательность команд Данные | Фильтр | Автофильтр.
Рис. 4.6. Задание условия фильтрации для столбца «Кол-во остатка».
После этого в заголовке каждого столбца появится треугольник – знак раскрывающегося списка, позволяющий фильтровать строки таблицы по любому столбцу с указанием нужного условия. Выберем столбец «Кол-во остатка» и установим условие «не равно 0» в появившемся диалоговом окне «Пользовательский автофильтр» (рис. 4.6.). После этого выполнится заданная фильтрация (рис. 4.7).
Рис. 4.7. Результаты фильтрации таблицы по заданному условию, налагаемому на столбец «Кол-во остатка».
Для получения аналогичного списка по каждому отдельному отделу теперь необходимо выполнить фильтрацию полученной таблицы по столбцу «Отдел» с указанием соответствия названия нужного отдела. Например, применив команду, соответствующую фильтрации остатков по отделу «Хлеб» получим нужный результат (рис. 4.8)
Рис. 4.8. Результаты формирования списка товаров с ненулевым остатком по отделу «Хлеб».
Пример 7. Список, приведенный на Рис.4.5. необходимо расположить в алфавитном порядке по наименованию товаров. Эту задачу можно решить, если устновить курсор на любой элемент данного списка и выполнить следующую последовательность команд Данные |Сортировка, затем в диалоговом окне "Сортировка диапазона" во вкладке "Идентифицировать поля по" установить переключатель на режим идентификации по подписям; во вкладке "Сортировать по" установить название "Наименование товара" и порядок сортировки "По возрастанию".
С помощью EXСEL можно строить диаграммы, которые позволяют наглядно отобразить различные числовые данные и быстро анализировать их качественное поведение – наличие или отсутствие интервалов монотонности, резких скачков исследуемых категорий, процентное соотношение между ними. Диаграммы EXСEL бывают двух типов: Стандартные и Нестандартные. Каждый тип представлен несколькими видами, например Гистограмма, График, Круговая, Линейчатая, Биржевая и т.д. (рис. 4.9).
Рис. 4.9. Круговая диаграмма с указанием процентной доли каждой категории (слева) и гистограмма (справа).
Для построения диаграммы необходимо сначала выделить цветом диапазон (рис. 4.10), содержащий нужные значения, а затем выполнить следующие действия Вставка | Диаграмма | Стандартные | Круговая (выбор желаемого типа диаграммы), Далее (уточнение направления диапазона), Далее (подписи осей, заголовка, сетки, легенды и т.д.), Готово. После создания диаграммы можно корректировать ее размеры и местоположение на экране относительно исходных данных (рис. 4.10).
Рис. 4.10. Пример расположения данных и диаграммы на одном и том же рабочем листе.
Для удобства работы программа EXСEL позволяет снабжать отдельные ячейки или целые диапазоны примечаниями, содержащими комментарии или разъяснения по поводу введенных в нее данных или полученных расчетов. В этом случае левая верхняя ячейка диапазона имеет в своем правом верхнем углу красный треугольник; при ее активизации на экране появляется текст соответствующего примечания (рис. 4.11). Для того, чтобы создать примечание, необходимо выделить нужную ячейку или диапазон и выполнить команду Вставка|Примечание.
Рис. 4.11. Пример всплывающего замечания при активизации ячейки.
Для предотвращения несанкционированного воздействия на введенные данные можно установить защиту на рабочий лист (книгу) целиком или на отдельные ячейки электронной таблицы.
Пример 8.Необходимо закрыть рабочий лист для модификации, оставив для ввода данных ячейки А1:А10. Для решения поставленной задачи, необходимо выполнить следующую последовательность действий:
· выделить диапазон А1:А10;
· выбрать в диалоговом окне команды Формат|Ячейки вкладку Защита и выключите переключатель Защищаемая ячейка;
