Программа EXCEL предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц. EXCEL является одной из частей интегрированного пакета MS OFFICE, что позволяет провести полную аналогию со структурой окна программы, назначения ее управляющих компонентов (панелей инструментов, строки меню, системного меню) и способов выполнения системных операций – записи и чтения файла (рис. 4.1.).
Документом, т.е. объектом обработки EXCEL является файл с произвольным именем и расширением .XLS. В терминах EXCEL такой файл называется рабочей книгой. В каждом файле такого формата может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом. Рабочий лист имеет уникальное относительно данного документа имя. Каждый рабочий лист разбит на строки и столбцы (Рис. 4.1), на пересечении которых образуется ячейка электронной таблицы с определенным однозначным адресом, состоящим их названия листа, столбца (обозначаются латинскими буквами A,B,C,D и т.д.), строки (обозначаются целыми числами 1,2,3,4 и т.д.). После названия листа необходимо поставить знак «!», затем указать столбец и строку. При обращении к ячейке название листа может быть опущено, тогда программой будет восприниматься текущий лист.
Примеры обращений к ячейкам электронной таблицы:
1) ЛИСТ1!D7 – имеется в виду ячейка рабочего листа с названием «ЛИСТ1», находящаяся в четвертом (D) столбце и седьмой строке;
2) С3 – имеется в виду ячейка текущего рабочего листа, находящаяся в третьем (С) столбце и третьей строке.
Рис.4.1. Пример рабочей области программы MS EXCEL.
Ячейку, на которой находится курсор, будем называть активной (отмеченной). Курсором является выделенная рамка. Активизация нужной ячейки текущего листа осуществляется мышью или клавишами управления курсором (стрелками). Активизация нужного рабочего листа осуществляется выбором соответствующего ярлыка с именем листа, расположенного в левом нижнем углу рабочей книги.
Ввод информации в активную ячейку считается законченным после активизации какой-либо другой ячейки.
Корректировка информации ячейки возможна следующим образом: необходимо отметить курсором нужную ячейку, нажать клавишу F2, а затем произвести нужную редакцию. Очистка содержимого отмеченной ячейки производится с помощью клавиши DELETE. При необходимости полностью изменить содержимое активной ячейки необязательно удалять хранящуюся в ней информацию, так как будет восприниматься последняя введенная информация.
Изменение ширины столбца (высоты строки) можно осуществить мышью, воздействуя на правую границу заголовка, либо применяя последовательность команд Формат | Столбец (Строка) | Ширина (Высота) | Установка нужного числового значения.
В любую ячейку электронной таблицы можно ввести:
1) число;
2) формулу;
3) текстовую информацию.
Рассмотрим отличия ввода различного вида информации.
1) Последовательность символов, в которую входят цифры, знаки “+”, “-“ (в начале последовательности) или “,” (как разделитель целой и дробной части) считается числом. Примеры чисел: 276; -345,67; +4567,987. По умолчанию введенное в ячейку число выравнивается по правой границе ячейки. Для представления числовых данных существует несколько форматов.
Пример 1. Возьмем число 12,4. Ниже показаны возможные представления этого числа. Количество десятичных знаков устанавливается пользователем. В ячейке число можно выравнивать по левому краю, по правому краю, по центру. Исключение составляет финансовый вид представления, так как в этом случае число всегда выравнивается по правому краю.
2) Если набранная последовательность символов начинается со знака «=», то она воспринимается программой как формула. Формула может содержать адреса ячеек, над которыми производятся операции, знаки арифметических операций (+-*/), числа, круглые скобки, ключевые слова функций с аргументами или без них.
Пример 2. В ячейку В3 введена последовательность символов =А2+С4*2. Это значит, что ячейка В3 содержит число, которое равно сумме числа, хранящегося в ячейке А2 и удвоенного значение числа, хранящегося в ячейке С4.
Ячейка В3 может отображать либо саму формулу, либо результат, полученный в результате расчета по этой формуле. Это зависит от значения переключателя «Формулы» на вкладке «Вид» команды Сервис|Параметры.
3) Если набранная последовательность в представлении EXCEL не является ни числом, ни формулой, она считается текстом и не подвергается каким-либо преобразованиям.
Пример 3.Последовательность символов –14.2 будет считаться числом; последовательность символов –14,2 будет считаться текстом. Последовательность =А1+А2 – это формула, но если в этой записи будет отсутствовать знак равенства, то она будет являться текстом
Для формирования последовательностей, обозначающих порядковые номера или временные интервалы, существует способ, позволяющий автоматизировать этот, достаточно часто встречающийся процесс. Например, порядковые номера представляют собой арифметическую прогрессию с шагом 1. Для этого необходимо заполнить две ячейки – первую, в которой содержится начало отсчета (в данном случае это число один), и вторую (в ней должно быть число 2), которая отражает, насколько будет изменяться значение следующей ячейки по отношению к первой. Теперь выделим обе ячейки и, используя маркер автозаполнения (маленький квадратик в левом нижнем углу диапазона), будем тянуть его до необходимого предела, после чего отпустим кнопку мыши. Вы убедитесь, что окрашенные ячейки будут заполнены числами, сформированными по принципу арифметической прогрессии. Все сказанное относится и к тем случаям, когда вы работаете с форматами, обозначающими дату, время, а также текстовую информацию, содержащую число – например, «Район1, Район2, Район3 и т.д.». Если есть необходимость в заполнении ряда ячеек одинаковой информацией, этот прием также применим.
С3 – имеется в виду ячейка текущего рабочего листа, находящаяся в третьем (С) столбце и третьей строке.
