Быстрый старт

Рис. 1. Рабочий экран Мicrosoft Office Access 2003.

Рис. 2. Рабочий экран Мicrosoft Office Access 2007.

Если до сих пор вы имели дело с программами, используемыми для создания и обработки текста, электронных таблиц и презентаций, т.е. традиционными "офисны­ми" приложениями, то теперь мы научимся работать с программой, которая позволит формировать приложения, которые прежде могли создавать только профессиональные программисты. Конечно, возможности СУБД Access уступают возможностям такого ин­струмента профессионального разработчика баз данных, как Огасlе, но все же их вполне достаточно для создания "офисных" баз данных.

Благодаря подобным базам вы получите возможность накапливать и систематизиро­вать самую различную информацию, искать и сортировать объекты в соответствии с вы­бранными (либо заранее заданными) критериями, создавать формы для ввода данных, а также генерировать на основании имеющихся записей изысканно оформленные отчеты.

Любая база данных представляет собой набор структур, предназначенных для хране­ния больших объемов информации, а также совокупность программных модулей, осуще­ствляющих управление данными. Под управлением данными подразумевается выборка, сортировка, вывод, а также иные подобные действия.

Информация, закодированная в базе данных, фактически находится в составе одной таблицы либо целого набора подобных объектов. Таблицы представляют собой набор последовательно расположенных записей одного типа — строки таблицы. Пользователи вольны распоряжаться строками таблицы по своему усмотрению — могут добавлять, удалять или изменять их. Структура записи представляет собой совокупность именован­ных полей (ячеек), которые могут включать произвольную информацию. Так, вы можете закодировать в таблице базы данных такие простейшие сведения, как ваш табельный но­мер, в соответствии с которым начисляется зарплата в бухгалтерии, а можете хранить та­кие сложные структуры данных, как иллюстрированное описание процесса изготовления атомной бомбы. Учитывая, что последняя информация считается особо секретной, вы можете скрыть ее от взора чрезмерно любопытных пользователей, получая к ней эксклю­зивный доступ на правах администратора базы данных. Если в состав различных записей входят поля, имеющие один и тот же тип, они формируют столбец таблицы.

Записи, относящиеся к одной таблице, как правило, включают связи с данными иной таблицы. Так, например, таблица, включающая штатное расписание сотрудников, может быть связана с таблицей, содержащей сведения о штатных окладах и начисленных пре­миях. При этом мы имеем дело с таким понятием, как связь в базе данных.

Существует целый набор структур баз данных, с помощью которых обрабатываются сведения, находящиеся в таблицах. Так, например, используя формы, вы сумеете осуще­ствлять форматированный ввод визуальной информации. Используя заранее созданные запросы, проводится выборка данных, отвечающих заранее определенным условиям.

Отчеты предназначены для вывода (на экран либо принтер) отформатированного пе­речня записей, включающего заголовки на различных уровнях.

Схема базы данных — это структура связей между полями и таблицами.