Работа с формой в режиме конструктора

Форму, созданную с помощью мастера, можно изменить в режиме конструктора. Чтобы открыть уже существующую форму в режиме конструктора, нужно выделить ее в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор.

При открытие формы в режиме конструктора (рисунок 4.7), она может содержать область заголовка, область данных, область примечаний, и также верхний и нижний колонтитулы. Обязательной является одна область – область данных. Все остальные области можно добавить или убрать с помощью команды Вид|Заголовок/Примечение и Вид|Колонтитулы. Данные, размещаемые в заголовке, в области данных и в области примечания, отображаются в форме. Области верхнего и нижнего колонтитула отображаются только при печати.

Для того чтобы получить доступ к свойствам и событиям объекта, необходимо выделить нужный объект и выполнить одно из следующих действий:

- выбрать команду Свойства из меню Вид или из контекстного меню;

- нажать кнопку Свойства на панели инструментов.

В результате на экране появится окно диалога со свойствами и событиями выбранного объекта (рисунок 4.8). В верхней части окна диалога находятся ярлычки вкладок с перечнем сгруппированных по типам свойств и событий (Таблица 5)

Таблица 5 – Назначение вкладок в окне свойств

При размещении объекта в форме устанавливаются принятые по умолчанию значения свойств объекта. Для того чтобы изменить стандартные установки для свойств какого-либо из объектов, нужно выбрать требуемый объект и открыть окно его свойств. На рисунке 4.8 показано окно свойств поля Номер абонента

Сама форма также имеет свойства, определяющие расположение ее в основном окне MS Access, размер, заголовок, стиль и некоторые другие параметры, например, наличие или отсутствие кнопок перехода, кнопок оконного меню и т.д. (рисунок 4.9).

Свойства, как самой формы, так и отдельных элементов, размещенных на форме в режиме конструктора легко изменить. Например, на ленточной форме, предназначенной для просмотра списка абонентов-должников, желательно запретить удаление, изменение и добавление записей. Поэтому в свойствах формы на вкладке данные нужно запретить соответствующие действия (рисунок 4.10).

На форме, открытой в режиме конструктора находится перемещаемая Панель элементов, которая используется для размещения объектов в форме. Краткое описание кнопок этой панели приведено в таблице 6.

Таблица 6 – Кнопки на панели элементов

Элемент	Назначение
	Выбор объекта.Осуществляет выделение элемента управления, раздела или формы
	Мастера.Включает/выключает мастера создания элементов управления кнопки. Существуют мастера по созданию поля со списком, группы параметров, кнопки, диаграммы и подчиненной формы
	Надпись. Позволяет разместить в форме текст в дополнение к размещенному по умолчанию
	Поле. Осуществляет: - отображение, ввод или изменение данных, содержащихся в источнике данных формы - вывод результатов вычислений - прием данных при их вводе пользователем
	Группа переключателей. Используется для размещения в группе флажков, переключателей или выключателей, представляющих набор альтернативных значений.
	Выключатель.Используется в качестве: - отдельного элемента управлении, связанного с логическим полем - свободного элемента управления, принимающего действия пользователя в специальном окне диалога - компонента группы параметров, в которой отображаются значения для выбора
	Переключатель.Используется аналогично элементу управления Выключатель
	Флажок. Используется аналогично элементу управления Выключатель
	Поле со списком.Составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список. Для ввода значения в поле исходной таблицы можно непосредственно ввести значение в поле или выбрать его из предопределенного списка
	Список.Создает список, допускающий прокрутку. В режиме формы выбранное из списка значение можно ввести в новую запись или использовать для замены уже существующего значения записи.
	Кнопка.Позволяет осуществить разнообразные действия в форме (например, поиск записей, формирование отчета, установка/снятие фильтра и т.д.)
	Рисунок.Осуществляет размещение рисунка, не являющегося объектом OLE
	Свободная рамка объекта.Позволяет ввести свободный объект OLE, который остается неизменным при перемещении по записям
	Присоединенная рамка объекта. Позволяет отобразить в форме объекты OLE. При перемещении по записям в форме отображаются разные объекты.
	Разрыв страниц.Указывает начало нового экрана формы.
	Набор вкладок.Используется для создания формы с несколькими вкладками
	Подчиненная форма (отчет). Позволяет отобразить данные из нескольких источников
	Линия.Размещает линию для отделения логически связанных данных
	Прямоугольник. Размещает прямоугольник для группировки элементов управления или выделения логически связанных данных
	Другие элементы.Обеспечивает доступ к дополнительным элементам управления

На форму, отображающую список неплательщиков, нужно поместить поле, в котором будет подсчитана общая сумма задолженности за междугородние телефонные разговоры. Для этого выполняются следующие действия:

1. Нажимается кнопка Поле на панели элементов.

2. Для вычисления общей суммы для всех записей в форме поле добавляется в заголовок или примечание формы.

3. Открыть окно свойств поля.

В ячейку свойства Данныена вкладке Данные вводится выражение, содержащее функцию Sum (рисунок 4.11) для вычисления суммы:

=Sum([Количество минут] * [Тариф])

Для вычисления суммы можно воспользоваться построителем выражений. Для этого в строке данные нажать кнопку для вызова построителя выражений (рисунок 4.12) и построить выражение при помощи построителя (рисунок 4.13). Независимо от того, как было построено выражение, оно заносится в свойства поля в строку Данные.

На форме, созданной с помощью мастера не создаются такие элементы управления, как Кнопки. Кнопки в форме используются для выполнения действия или набора действий. Например, можно создать кнопку, открывающую другую форму или закрывающую данную форму. Чтобы определить действие для кнопки в форме, следует написать макрос или процедуру обработки события и вложить ее в свойство кнопки Нажатие кнопки.

На кнопку в форме можно поместить текст или рисунок.

Имеется возможность создать кнопку самостоятельно или с помощью мастера. Мастер ускоряет процесс разработки кнопки, автоматически выполняя все основные действия. Мастер выводит приглашение ввести необходимые сведения и создает кнопку на основе ответов пользователя. С помощью мастера можно создавать более 30 различных типов кнопок, например,

• запуск запроса или макроса;
• запуск или закрытие приложения;
• изменение или применение фильтра;
• печать или отправка отчета по почте;
• печать текущей записи;
• обновление данных в форме;
• поиск конкретной записи и т.д.

Для того, чтобы поместить кнопку для закрытия формы «Неплательщики» на эту форму, выбирается элемент Кнопкана панели элементов. Если при создании кнопки используется мастер, нужно проследить, чтобы была активна кнопка Мастера на панели элементов. Кнопку необходимо разместить в области примечаний.

Сразу после размещения кнопки открывается окно, для выбора категории и действия, которое будет выполняться при нажатии на кнопку (Рисунок 4.14).

На следующем шаге выбирается, что будет размещено на кнопке – рисунок или текст (рисунок 4.15). В последнем открывшемся окне можно изменить стандартное имя кнопки (рисунок 4.16).

Мастер создания кнопок также полезен при изучении процедур обработки события. Когда мастер создает кнопку в форме или отчете, он создает процедуру обработки события и связывает ее с кнопкой. Можно открыть процедуру обработки события, чтобы посмотреть, как она работает и при необходимости изменить ее.

Например, при создании кнопки закрытия формы создается процедура обработки события, показанная на рисунке 4.17.

Можно добавить в эту процедуру оператор, выводящий подтверждение закрытия формы. Чтобы изменить процедуру, надо открыть свойства элемента Кнопка и на вкладке События выбрать строку Нажатие кнопки и открыть процедуру, нажав на кнопку (рисунок 4.18). После модификации код процедуры для закрытия формы будет выглядеть следующим образом:

Private Sub Кнопка14_Click()

On Error GoTo Err_Кнопка14_Click

If MsgBox("Вы уверены?", vbOKCancel) = vbOK Then DoCmd.Close

Exit_Кнопка14_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка14_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка14_Click

End Sub

Теперь, после нажатия на кнопку Закрыть форму на экране появится окно, в котором надо или подтвердить закрытие формы или отменить (рисунок 4.19).

Ленточная форма для вывода списка неплательщиков после всех модификаций и корректировок будет выглядеть, как показано на рисунке 4.20.

5 Создание Отчётов:

Одной из основных функции баз данных является предоставление информации по различным аспектам деятельности объекта, характеристики которого содержатся в таблицах базы данных.

Отчеты позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия. Большую часть работы по созданию отчета выполнит Мастер отчетов, который задаст серию вопросов и построит отчет в соответствии с полученными ответами. Хотя такой отчет готов к использованию, при желании его можно доработать.

Создание отчета с помощью мастера не требует специальных знаний и сводится к выбору таблиц, входящих в отчет, определению списка полей отчета и порядка их размещения.

В рассматриваемой задаче требуется создать отчет для вывода списка неплательщиков с общей суммой задолженности.

Поскольку запрос по неплательщикам уже создан, он и будет использоваться для создания отчета.

В окне базы данных выбирается объект Отчетыи строка, создание отчетов с помощью мастера. На экране откроется окно диалога, в котором необходимо определить поля будущего отчета. Из списка Таблицы и запросы выбирается запрос Неплательщики, при этом в списке Доступные поля появляется перечень всех полей выбранного запроса. Все эти поля нужно перенести в список Выбранные поля(Рисунок )

На втором шаге создания отчета с помощью мастера необходимо определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей. Поля, по которым будет осуществляться группировка, помещаются в верхней части правого списка в отдельной рамке и выделяются на экране синим цветом (рисунок ).

Установив группировку данных, можно изменить интервал группировки. Для этого нужно нажать кнопку Группировка

В следующем диалоговом окне задается порядок сортировки записей отчета. Если нужно сформировать в отчете итоговые поля, нажимается кнопка «Итоги» и устанавли-ваются требуемые флажки (рисунок).

На следующих двух шагах создании отчета определяется вид макета отчета и стиль оформления (рисунок). На последнем шаге задается имя отчета и выбирается один из двух вариантов дальнейшей работы с отчетом: просмотр отчета (рисунок ) или изменение структуры отчета (рисунок).