УДК 621.3

Министерство образования и науки Российской Федерации

МОСКОВСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

Кировский филиал

Кафедра информационных систем в экономике

О.В. Караваева

MS Access

В информационных технологиях

Учебное пособие

Часть I

Дисц. «Информационные технологии управления»

«Информационные технологии в экономике»

«Информационные системы в экономике»

Киров 2008

УДК 621.3

Караваева О.В. MS Access в информационных технологиях: Учебное пособие – Киров, 2008.- 54 с.

Пособие рассчитано на студентов очного и заочного отделений специальностей 080801 «Прикладная информатика (в экономике)», 080100 «Экономика», 080500 «Менеджмент», 080109 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», 080105 «Финансы и кредит», 080507 «Менеджмент организации».

Рецензент: к.т.н, доцент кафедры ИСЭ ВятГУ Сысоев В.У.

@ Кировский филиал Московского университета государственного управления, 2008

@ Караваева О.В., 2008

Оглавление

Введение: 4

СУБД Microsoft Access. 8

1 Запуск Microsoft Access: 14

2 Работа с таблицами. 16

3 Запросы и выборки. 23

4 Формы данных. 33

4.1 Создание формы. 33

4.2 Использование мастера для создания форм. 35

4.3 Работа с формой в режиме конструктора. 39

5 Создание Отчётов: 49

Задания для самостоятельной работы. 53

Введение:

Современные информационные системы, основанные на концепции интеграции данных, характеризуются огромными объемами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей.

Информационная система - система, реализующая автоматизированный сбор, обработку и манипулирование данными и включающая технические средства обработки данных, программное обеспечение и соответствующий персонал.

Цель любой информационной системы - обработка данных об объектах реального мира. Основой информационной системы является база данных. В широком смысле слова база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.

Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и, в конечном счете, автоматизации, например, предприятие, вуз и т.д.

Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро производить выборку с произвольным сочетанием признаков, то есть основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в них информации по различным запросам. Большое значение при этом приобретает структурирование данных.

Структурирование данных - это введение соглашений о способах представления данных. Чаще всего структурированная информация хранится в одной или нескольких таблицах.

Неструктурированными называют данные, записанные, например, в текстовом файле.

Ниже приведен пример неструктурированных и структурированных данных, содержащих сведения о студентах (номер личного дела, фамилию, имя, отчество и год рождения).

Неструктурированные данные:

___________________________________________________________________________________________________

Личное дело № 36973. Петров Александр Викторович, дата рождения 29 мая 1967 г.; Личное дело № 36974, Антонова Екатерина Сергеевна, родилась 31 июля 1971 г.; № личного дела 36081, д.р. 21.11.79, Юферев Борис Тимофеевич.

___________________________________________________________________________________________________

Легко убедиться, что сложно организовать поиск необходимых данных, хранящихся в неструктурированном виде.

Чтобы автоматизировать поиск и систематизировать эти данные, необходимо выработать определенные соглашения о способах представления данных, т.е. дату рождения нужно записывать одинаково для каждого студента, она должна иметь одинаковую длину и определенное место среди остальной информации. Эти же замечания справедливы и для остальных данных: номер личного дела, фамилия, имя, отчество (Таблица 1).

Таблица 1 – Структурированные данные

Пользователями базы данных могут быть различные прикладные программы, программные комплексы, а также специалисты предметной области, выступающие в роли потребителей или источников данных, называемые конечными пользователями.

В современной технологии баз данных предполагается, что создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляются централизованно с помощью специального программного инструментария - системы управления базами данных.

База данных (БД) - это поименованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.

Объектом называется элемент предметной области, информация о котором сохраняется.

Объект может быть реальным (например, человек, изделие или населенный пункт) и абстрактным (например, событие, счет покупателя или изучаемый студентами курс). Так, в области продажи автомобилей примерами объектов могут служить МОДЕЛЬ АВТОМОБИЛЯ, КЛИЕНТ и СЧЕТ. На товарном складе - это ПОСТАВЩИК, ТОВАР, ОТПРАВЛЕНИЕ и т. д.

Система управления базами данных (СУБД) - это комплекс программных и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и совместного применения баз данных многими пользователями.

Централизованный характер управления данными в базе данных предполагает необходимость существования некоторого лица (группы лиц), на которое возлагаются функции администрирования данными, хранимыми в базе.

Данными называется любая информация, которую вводится в компьютер и которую необходимо сохранить, чтобы иметь возможность периодически к ней обращаться. В Microsoft Access в качестве данных могут использоваться фрагменты текста, числа, даты, рисунки, файлы и другие типы информации.

База данных представляет собой совокупность логически связанных данных, имеющих общие свойства. Так, например, вся информация, относящаяся к деятельности фирмы, государственного учреждения, общественной организации или, скажем, семьи может рассматриваться как база данных. В сущности, база данных - это способ представления информации в наиболее удобном для использования виде.

В любой базе данных можно выделить ее структурные элементы.

Поле - элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации – реквизиту. Для описания поля используются следующие характеристики

имя, например, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения,

тип, например, символьный, числовой, календарный,

длина, например, 15 байт, причем будет определяться максимально возможным количеством символов,

точность для числовых данных, например два десятичных знака для отображения дробной части числа

Запись - совокупность логически связанных полей

Экземпляр записи - отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей

Таблица - совокупность экземпляров записей одной структуры.

Описание логической структуры записи файла содержит последовательность расположения полей записи и их основные характеристики.

В структуре записи таблицы указываются поля, значения которых являются ключами: первичными (ПК) и вторичными (ВК).

Первичный ключ (ПК) - это одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. Если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей - составным ключом.

Вторичный ключ (ВК) - это одно или несколько полей, которые исполняют роль поисковых или группировочных признаков. В отличие от первичного, значение вторичного ключа может повторяться в нескольких записях файла, то есть он не является уникальным. Если по значению первичного ключа может быть найден один единственный экземпляр записи, то по вторичному - несколько.

Таблица базы данных содержит информацию об определенном объекте или тематике, которая хранится в виде записей, состоящих из одинакового числа полей. Записи соответствуют строкам таблицы, а поля - столбцам. Поля содержат конкретные значения характеристик объекта. Число полей определяется при проектировании базы данных.