Мета:Навчитися створювати запити для пошуку в базі даних необхідної інформації.
Теоретична довідка
Поле має однозначно ідентифікувати запис таблиці. Такі поля називаються ключовими.Під час зв'язування записи таблиць поєднуються за однаковими значеннями в ключових полях, наприклад за значенням поля «Область» у таблицях «Області» та «Номери машин». Access забороняє дублювання значень та порожні значення в ключових полях. Коли без дубля неможливо обійтися, створюють ключ за двома полями в таблиці.
База даних, яка утримує кілька зв'язаних між собою таблиць, називається нормалізованою БД, тобто такою, в якій:
а) відсутні в таблицях значення, що повторюються;
б) кожна таблиця має ключ;
в) усі записи однозначно ідентифікуються ключем.
У MS Access виділяють три типи ключів:лічильник, простий та складений.
1. Зручно обирати ключем поле типу Лічильник.Це поле автоматично змінює свої значення під час введення нового запису. Зв'язок між таблицями БД будуть здійснювати однакові числа поля.
2. Простий ключ.Якщо поле утримує такі унікальні значення, як код або інвентарний номер, його можна об'явити ключем.
3. Складний ключ.Якщо під час створення простого ключа можна говорити про майбутній зв'язок загалом, то під час створення складного ключа необхідно визначити тему зв'язку таблиць (отже, і поля), проаналізувати, чи повторюються значення в полях таблиці.
За допомогою запитів фільтрують дані кількох зв'язаних об'єктів, які відповідають певним умовам, для подальшої роботи з ними. Запит-вибір дає змогу фільтрувати інформацію БД без зміни її даних, запит-зміна може переміщувати дані та змінювати їх. Запитом можна скористатися для створення нової таблиці чи форми. Перед створенням запиту з'ясовують такі питання: за якими полями фільтруватимуться дані, які значення необхідно знайти в БД, у які поля необхідно записати знайдені записи.
Основою створення нового запиту можуть бути таблиці та наявні запити. Коли викликають команду створення запиту, СУБД пропонує бланк, який необхідно заповнити відповідно до поставлених запитань щодо роботи з записами БД. Дані бланку обробляють автоматично. Результатом є новий об'єкт БД — запит у вигляді таблиці з відібраними даними та результатом обробки цих даних. Слід зауважити, що дані, отримані у запиті, не зберігаються, користувач не може їх змінити. Результати обчислень запиту оновлюються під час його виконання. Таким чином, запит відмежує поточні значення таблиць.
СУБД Access передбачає такі види запитів:
а) запит-вибір (або простий запит);
б) запит-дія;
в) параметричний запит;
г) перехресний запит.
Запит-вибір— це таблиця, яка містить окремі дані з однієї чи кількох таблиць або вже наявних запитів, відібрані за заданими умовами для подальшої роботи з ними.
Запит створюють за допомогою Мастераабо самостійно в режимі конструктора. Як завжди, Мастерпропонує крок за кроком етапи створення запитів.
Таблиця 4 пропонує алгоритм створення запиту для частини завдання 1. Ця частина завдання схожа на фільтрацію. Але простий запит також використовують для обчислень. Для фіксації результату обчислень використовують поле, значення якого будуть аргументами для таких вбудованих функцій СУБД:
а) суми значень поля (функція Sum);
б) середнє значення (Avg);
в) мінімальне або максимальне (Min, Max)значення поля;
г) кількість значень поля (Count);
У режимі Мастеранеобхідно виділити поле, зі значеннями якого здійснюють обчислення, та вказати, що запит буде «підсумковим».
У режимі конструктора запитів (виконання групових обчислень)виконують вищезазначені 5 дій, далі можна ввести умову вибору і здійснювати обчислення із вибраними значеннями. Для обчислень на панелі інструментів активізують кнопку «Групові дії»,або користаються цією самою командою із меню Вид,тобто дії з групою значень. У бланку запиту одразу з'явиться рядок Групповая операция.У відповідному полі цього рядка вибирають необхідну операцію.
Для перевірки роботи запита користуються інструментом (Вид)або командою Запускіз меню Запрос,не виходячи із вікна створення запиту. Запит зберігають і закривають вікно.
Запити з параметрамидають можливість користувачу отримати відповідь на щойно поставлене запитання. Щоб вивести на екран області, які починаються на певну літеру, можна скористатися фільтром. А можна створити запит, у роботі якого кожного разу вводитимемо літеру та отримуватимемо відповідь. Для цього під час створення запиту у відповідному полі в рядку умов бланка запиту необхідно прописати умову. Але літеру писати не потрібно, а замість неї в квадратних дужках пишуть підказку: [Введи першу літеру області]. Загальний вигляд рядка умов буде таким: Like [Введи першу літеру області] & «*»
Після запуску запиту на екрані з'являється діалогове вікно, в якому є запитання, введене користувачем у квадратні дужки, та поле для значення-відповіді. Коли відповідь ввели, на екрані з'являється таблиця запиту, як і в попередніх запитах.
У СУБД Access звітявляє собою форму спеціального типу, призначену для виведення даних на друк.
Звіт створюють за необхідності під час обробки даних однієї або кількох (декількох) таблиць, запитів, для підведення підсумкових розрахунків та виведення їх на друк. Програма не тільки пропонує готовий вигляд звітів, а й дає змогу змінювати розмір та зовнішній вигляд всіх елементів звіту.
Результатом створення звіту може бути будь-який вигляд текстового документу, наприклад: поштова наклейка, діаграма як графічний засіб представлення результатів обчислень, таблична форма з результатами обчислень та графічним оформленням (емблемами, логотипами, декоративними лініями, тощо).
Звіт є об'єктом БД, призначеним для друку, збереження створеного звіту можливе в тому разі, коли комп'ютер укомплектований принтером. Якщо принтер відсутній, на екрані монітора можна переглянути макет звіту.
Створення звіту, як нового об'єкта бази даних, відбувається за стандартною схемою: у вікні бази даних вибирають об'єкт «Отчеты»,після активізації команди Создатьвикликають конструктор або майстер. Майстер, як завжди, пропонує крок за кроком обрати необхідні дії для створення звіту. Графічне оформлення звіту створюють у режимі конструктора.
Перед створенням звіту необхідно продумати, які початкові дані він буде утримувати та які обчислення необхідно здійснити.
