Если создав таблицу, Вы обнаружили, что для описания объекта не хватает какого-то поля, или нужно изменить тип полей, следует выделить таблицу или закрыть ее и щелкнуть мышкой по кнопке Конструктор. Открыв окно Конструктора, Вы получаете доступ ко всем полям таблицы. Для добавления поля между существующими следует щелкнуть правой клавишей мыши по имени поля, перед которым будем добавлять другое поле, выбрать из контекстного Добавить строку. Можно добавить поле последним, а затем, перейдя в режим таблицы, переместить его в нужное место. Сделав нужные изменения структуры, следует их сохранить. Для этого достаточно просто закрыть окно Конструктора – Access предложит сохранить все сделанные изменения или щелкнуть мышкой по кнопке Сохранить Стандартной панели.
Можно добавлять или удалять поля таблицы, работая в режиме таблицы, для этого используется контекстно-зависимое меню – щелкнуть правой клавишей мыши по имени поля, после которого хотим добавить другое поле, выбрать Добавить столбец - Access присвоит этому полю имя Поле1 и т.д.
Создание запросов к таблицам Базы данных
После того, как нужные таблицы Базы данных созданы и между ними установлены связи, Вы можете приступить к созданию других объектов Access, например, Запросов.
Первое, что Вам нужно сделать – это открыть нужную Базу Данных.
Для отработки создания запросов Вам предлагается учебная база, созданная раньше - База_видео,включающая в себя три таблицы: Видеотека, Каталог_касет, Пользователь.
Для создания запроса щелкните по кнопке Запросы (Рис.1). Система предложит Вам создавать запрос в двух режимах:
Ø в режиме Конструктора - Вы сможете создать свой запрос, используя свои критерии отбора, нужные стандартные функции, и т.д.;
Ø в режиме Мастера –Вы будете создавать запросы в режиме ответа на стандартные вопросы Мастера.
На экран выведется окно создания запроса, поверх которого расположится окно добавления таблиц (Рис.2), участвующих в создании запроса. Следует поочередно щелчками мыши выбрать нужные таблицы.
Выбранные таблицы отображаются в окне конструктора запросов, при этом Accessотображает связь между таблицами.
В окнах строки Поля следует выбирать изсоответствующей таблицы (строка Имя таблицы) имя поля, значение которого Вы хотите отобразить в запросе. Кроме этого в этой строке можно формировать выражения, используя имена полей. Для этого нужно щелкнуть по этой строке правой клавишей мыши, выбрать из контекстного меню пункт Построить.На экран выведется окно Построителя выражений (Рис.4):
В этом примере мы определяем число дней проката с помощью стандартной функции Cdate.Сначала мы написали название столбца. Дни проката, которое будет выводится в Запросе над результатами вычисления, поставили двоеточие, а затем, выбрав пункт меню Функции, из прокручиваемого списка выбрали нужную функцию.ПОМНИТЕ, что аргумент следует записывать в круглых скобках, имена полей – в квадратных. Например,
Дни проката:CDate([видеотека]![дата_возврата])-CDate([видеотека]![дата_выдачи])
Или:
Стоимость проката:(CDate([видеотека]![дата_возврата])-CDate([видеотека] ![дата_выдачи])) * [видеотека]![оплата]
В этих примерах, мы переносили имена полей в окно построителя двойным щелчком мыши по имени нужного поля, выбранного из прокручиваемого списка Таблицыпоэтому система сначала вывела имя таблицы, из которой было взято полу, заключив его в квадратные скобки, поставила знак восклицания, а затем, то же в квадратных скобках, вывела имя поля.
В строке Сортировка из прокручиваемого списка выбрать нужный вид сортировки (по возрастанию, убыванию, отсутствует). Для вывода значения поля на экран, в строке Вывод на экран поставить галочку.
В строке Условие отбораследует написать условие, которое система будет воспринимать как фильтр. Например, Вы хотите просмотреть названия видеокасет, значения поля код_видеокасеты для которых находятся в интервале между 1113 и 1116, тогда в этой строке следует написать: between 1113 and 1116, а для вывода названия конкретной видеокасеты с кодом 1115, следует использовать like “1115”.
!
Если Вы хотите, чтобы система вывела на экран окно для ввода значения интересующего Вас поля, следует в строке Условие отбора написать нужную фразу, заключенную в квадратные скобки. Например, [введи нужное значение кода кассеты, ].На экран выведется окно для ввода кода кассеты. После набора нужного значения, следует щелкнуть по кнопке ОК.Для написания условия отбора так же можно использовать Построитель выражения.
В строке или следует написать условия, аналогично выше описанному, которое так же будет проверяться системой. При этом в окно запроса будут выводить записи удовлетворяющие Условию отбора или условия, созданному в этой строке. Например, можно написать [введите фамилию пользователя]. После создания запроса его следует запустить на выполнение, используя кнопку Запускилипункт меню Запрос-Запуск.
Внимание!!!Иногда, после того, как Вы выбрали таблицы для запроса (рис.3), ACCESS (если для таблиц и запросов в Сервис-параметры установлен режим Автоматически объединять), устанавливает связи между таблицами БД, которые не имеют одинаковых полей. Например, в нашем случае, между таблицами Каталог_видеокассет и Пользователь (очевидно, за основу связи взяты поля первичных ключей, имеющих одинаковые названия в обеих таблицах). Эту «левую связь» обязательно следует удалить – выделить и нажать клавишу Del,иначе Вы не получите правильного запроса.
В запросах можно производить суммовые вычисления, используя функцию SUMокна построителя выражений. Например, для того, чтобы определить сумму всей выручки по Видеопрокату, в окне построителя выражений следует написать:
В запросах можно производить Группировки, для того чтобы разбивать суммовые итоги на составляющие. Например, если в вышеописанном запросе на поле Код_пользователя наложить группировку, Вы получите информацию для каждого пользователя об общей сумме, которую он принес Вашему видеопрокату. Для Группировки следует щелкнуть правой клавишей мыши по свободной строке столбца с выбранным полем, по которому будем производить группировку, выбрать Групповые операции.
Запустив зарос Вы увидите разбивку суммы на составляющие (рис.7)
Формы
Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.
Большинство форм являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей формы являются поля в базовых таблицах и запросах. Форма не должна включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых она создается.
Присоединенная форма получает данные из базового источника записей. Другие выводящиеся в форме сведения, такие как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете формы.
Связь между формой и ее источником записей создается при помощи графических объектов, которые называют элементами управления. Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных типом элементов управления является поле.
Формы можно также открывать в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы для анализа данных. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных.
Для создания запроса щелкните по кнопке Запросы (Рис.1). Система предложит Вам создавать запрос в двух режимах:
На экран выведется окно создания запроса, поверх которого расположится окно добавления таблиц (Рис.2), участвующих в создании запроса. Следует поочередно щелчками мыши выбрать нужные таблицы.
В окнах строки Поля следует выбирать изсоответствующей таблицы (строка Имя таблицы) имя поля, значение которого Вы хотите отобразить в запросе. Кроме этого в этой строке можно формировать выражения, используя имена полей. Для этого нужно щелкнуть по этой строке правой клавишей мыши, выбрать из контекстного меню пункт Построить.На экран выведется окно Построителя выражений (Рис.4):
Если Вы хотите, чтобы система вывела на экран окно для ввода значения интересующего Вас поля, следует в строке Условие отбора написать нужную фразу, заключенную в квадратные скобки. Например, [введи нужное значение кода кассеты, ].На экран выведется окно для ввода кода кассеты. После набора нужного значения, следует щелкнуть по кнопке ОК.Для написания условия отбора так же можно использовать Построитель выражения.
Запустив зарос Вы увидите разбивку суммы на составляющие (рис.7)
Присоединенная форма получает данные из базового источника записей. Другие выводящиеся в форме сведения, такие как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете формы.
