В таких формах можно одновременно отобразить информацию из двух (или более) связанных таблиц. Кроме того, такая форма позволяет выполнить редактирование данных, содержащихся в обеих таблицах.
В результате создания этой формы на экране выводятся только те записи подчиненной таблицы, которые связаны с текущей записью исходной (главной) таблицы:
1. Выберите пиктограмму Новый объект: форма.
2. В появившемся окне Новая форма выберите режим Мастер форм.
3. В появившемся диалоговом окне укажите имена полей для главной и подчиненной форм и порядок их размещения в новой форме, выбрав имя таблицы из раскрывающегося списка Таблицы / Запросы. Нажмите кнопку Далее.
4. В следующем окне выберите переключатель Подчиненные формы.
5. Далее выберите вид подчиненной формы.
6. Далее выберите стиль формы.
7. Озаглавьте главную и подчиненнуюформы и нажмите кнопку Готово.
Для просмотра записей главной формы используются кнопки просмотра в нижней части окна. Выше нее выводится строка для просмотра записей подчиненной формы, которые представлены в виде таблицы.
Создание отчета
Располагая базой данных, можно распечатать любую таблицу, запрос или форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так как эти инструменты не предназначены для печати. С помощью отчета можно получить результаты в высококачественном варианте. В Access 97 отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне, а предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные документы.
При создании отчета Access всегда оперирует только с одной единственной таблицей или запросом. Если необходимо объединить информацию из нескольких таблиц и (или) запросов в одном отчете, то прежде следует собрать желаемые данные в новом
запросе.
Для создания отчета с помощью Мастера отчетов:
1. В окне База данных щелкните на вкладке Отчет.
2. В открывшемся окне щелкните на кнопке Создать. Появится окно Новый отчет.
3. Укажите имя таблицы или запроса, на основе которых создаете отчет, и выберите режим Мастер отчета.
4. Выберите поля, данные которых будут помещены в отчет.
5. Далее определите, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей и, если требуется, то выберите вариант группировки. Интервал группировки может быть изменен после нажатия кнопки Группировка.
6. Далее задайте порядок сортировки записей отчета. В случае необходимости включения в отчет итоговых полей, нажмите кнопку Итоги и установите требуемые флажки, определяющие тип итоговых вычислений для предложенных полей.
Нажмите кнопку ОК.
7. На следующих двух шагах создания отчета с помощью мастера необходимо определить вид макета отчета и стиль его
оформления.
Мастер отчетовпозволяет подготовить следующие типы отчетов:
• отчет, содержащий информацию, расположенную в один столбец или в виде таблицы;
• отчет с группировкой и вычислением итоговых величин;
• почтовые наклейки.
Для создания отчета самостоятельно без помощи Мастера отчетов:
1. В окне База данных щелкните на вкладке Отчет.
2. В открывшемся окне щелкните на кнопке Создать. Появится окно Новый отчет.
3. Укажите имя таблицы, на которой должен базироваться отчет и выберите режим Конструктор.
MS Access индицирует окно отчета в режиме Конструктора. Окно Конструктора разделено на несколько областей в соответствии со стандартной структурой отчета. В эти области при необходимости можно ввести управляющие и другие элементы, уровни группировки.
Заголовок отчета — печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.
Верхний колонтитул — печатается вверху каждой страницы.
Заголовок группы — печатается перед обработкой первой записи группы.
Область данных — печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса.
Примечание группы — печатается после обработки последней записи группы.
Нижний колонтитул — печатается внизу каждой страницы.
Примечание отчета — печатается в конце отчета после обработки всех записей.
Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.
Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access 97 должна «знать» все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от операционной системы. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен.
При отсутствии принтера отчеты также можно создавать. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системы Пуск > Настройка > Принтеры >Установка принтера, после чего установить драйвер любого принтера, доступного операционной системе.
Создание элементов формы или отчета
Как в формах, так и в отчетах помимо информации из БД можно отображать и дополнительную информацию. Окно формы может содержать следующие элементы: подписи, поля, поля со списком, списки, выключатели, переключатели, флажки и кнопки. Кроме того, форму (отчет) можно дополнить иллюстрацией (рисунком или диаграммой), текстом и линиями различного типа. Для создания форм (отчетов) также может быть использована возможность изменения начертания, стиля и выравнивания данных, которые отображаются в полях, а также цвета символов, фона и границы [панель инструментов Формат > (Форма/Отчет)].
Создание элементов окна осуществляется в режиме Конструктора.
Для индикации инструментального окна выберите команду Вид >Панель элементов. Каждая пиктограмма этой панели предназначена для создания элемента определенного типа. Назначение каждой пиктограммы однозначно определяется их наименованиями.
Существует три основных типа элементов управления: присоединенные, свободные, вычисляемые.
Присоединенные элементы управления — элементы, связанные с полем таблицы. При вводе значения в присоединенный элемент управления поле таблицы в текущей записи автоматически обновляется. Большинство элементов управления, в том числе объекты OLE, можно присоединить к полю. Чаще всего присоединенные
элементы управления содержат данные текстового типа, а также даты, числа, логические данные (Да/Нет), рисунки и поля MEMO.
Свободные элементы управления сохраняют введенную величину, не обновляя при этом поля таблицы. Их можно использовать для отображения: текста; значений, которые должны быть переданы макросам; линий и прямоугольников. Кроме того, их можно использовать для хранения объектов OLE (например, рисунков), которые расположены не в таблице, а в самой форме.
Свободные элементы управления называют такжепеременными илипеременными памяти.
Вычисляемые элементы управления создают на основе выражений, например, функций или формул. Поскольку они не присоединены к полям таблицы, они не обновляют содержание полей таблицы. Этот элемент управления позволяет производить необходимые вычисления, используя данные полей таблицы, с последующим отображением в форме.
Выбор объектов позволяет изменить указатель курсора на инструмент выбора объекта.
Мастер элементов позволяет включать и отключать мастера по созданию элементов управления.
Надпись предназначена для вывода на экран неизменяющегося текста, например, заголовков, подписей или пояснений. Надпись относится к свободным элементам управления, в которые нельзя вводить данные.
Поле позволяет создать область для отображения, ввода или изменения данных. В поле можно использовать данные любого типа: текст, числа, дата/время, логические величины и MEMO. Поля могут быть как присоединенными, так и свободными. В них можно использовать поля из таблиц или запросов, а также вычисляемые выражения, поэтому такие элементы управления называют связанными полями. При создании связанного поля вместе с ним одновременно образуется еще один элемент управления — присоединенная надпись.
Группа параметров позволяет создать область настраиваемого размера для размещения набора флажков, переключателей или выключателей, представляющих набор альтернативных значений.
Выключатель позволяет создать кнопку, связанную с логическим полем. Элемент может находиться в двух состояниях: ИСТИНА — кнопка нажата, ЛОЖЬ — кнопка отжата.
Переключатель предназначен для создания кнопки (называемой радиокнопкой). Ее функции аналогичны функциям выключателя. Элемент находится в двух состояниях: ИСТИНА —кружокс точкой, ЛОЖЬ — пустой кружок. С кнопкой можно связать команды, например, выполняющие фильтрацию.
Флажок предназначен для создания флажка, связанного с логическим полем. Действует аналогично переключателям, но в отличие от них, допускает множественный выбор. Элемент может находится в двух состояниях: ИСТИНА — квадрат с галочкой, ЛОЖЬ — пустой квадрат.
Поле со списком позволяет создать составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список значений. Для ввода значения, можно ввести значение в поле или выбрать
значение в списке.
Список позволяет создать список, допускающий прокрутку и предназначенный для выбора значения. Позволяет отображать список значений в форме или отчете. В списках можно также отображать заголовки столбцов.
Кнопка позволяет создать кнопку, используемую для выполнения набора макрокоманд Access или процедур VBA.
Рисунок позволяет создать рамку, в которой в форме или отчете выводится неизменяемый рисунок. Поскольку рисунок не является объектом OLE, то после помещения рисунка в форму или отчет не допускается его изменение из Microsoft Access.
Свободная рамка объекта позволяет создать рамку для отображения в форме или отчете объектов OLE, как правило, набор иллюстраций. Рамка не связана ни с каким полем таблиц базы данных.
Присоединенная рамка объекта для отображения в форме или отчете объектов OLE, таких как набор иллюстраций. С присоединенной рамкой связано одно из полей таблиц. При переходе от записи к записи в форме или отчете выводятся разные объекты.
Конец страницы позволяет создать элемент управления, указывающий принтеру начало новой страницы в печатной форме или новой страницы в отчете. Этот элемент управления не появляется в форме или запросе в режиме формы.
Вкладка позволяет вставить элемент управления Вкладка для создания вложенных форм. Страницы элемента управления Вкладка могут содержать другие элементы управления.
Подчиненная форма/отчет предназначена для добавления в основную форму или основной отчет подчиненной формы или подчиненного отчета соответственно. Добавляемые подчиненная форма или подчиненный отчет должны существовать.
Линия позволяет создать прямую линию, которую можно перемещать и размеры которой можно изменять. Цвет и толщину линии можно изменить с помощью кнопок панели инструментов Панель форматирования или окна свойств. Используется для разделения элементов формы или отчета.
Прямоугольник позволяет создать прямоугольник, который можно перемещать и размеры которого можно изменять. Используется для выделения элементов формы.
Дополнительные элементы. Выбор этой кнопки открывает список дополнительных элементов управления ActiveX, которые можно использовать в формах и отчетах.
Для создания элемента управления: текста, поля, линии, прямоугольника (рамки), кнопки и др.:
1. Щелкните на соответствующей пиктограмме.
2. Укажите курсором мыши (крест с уменьшенным изображением создаваемого элемента) место для создаваемого элемента.
После того, как будет отпущена кнопка мыши, для создания некоторых элементов (например, поле со списком или кнопка) Access выводит на экран мастер. Так, после создания кнопки появляется мастер, предлагающий выбрать тип действия, которое будет привязано к этой кнопке (переходы между записями, работа с формой или другие типы, например, работа с запросами в пункте «Разное»).
Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управляющих элементов определяются значениями характеристик этих 1 объектов (команда Вид> Свойства).
Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты
Для выполнения добавления вычисляемых выражений в формы и очеты:
1. Откройте форму (отчет) в режиме Конструктора.
2. Выберите команду Вид>Панель элементов.
3. Выберите пиктограмму Поле панели элементов.
4. Выберите мышью пустое место в любой области формы или отчета (например, область примечаний или колонтитулов).
5. Для появившегося нового поля укажите необходимые свойства:
• откройте окно свойств поля (команда Вид > Свойства);
• для свойства «Данные» введите начиная со знака "=" нужное выражение, заключив имена полей БД в квадратные скобки. В качестве выражения может быть использована как встроенная функция (например, "=DATE()" — системная дата), так и любое действие над значениями полей с использованием арифметических или других операций;
• для свойства «Формат поля» выберите из списка тип вычисляемых данных.
В случае необходимости вставьте рядом с полем элемент Надпись и заполните его нужным текстом.
