СОРТИРОВКА, ПОИСК, ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ

Сортировка – это упорядочение данных внутри таблицы. Сортировка является простейшей обработкой информации. В случае, если сортировка не проводилась, записи упорядочиваются по значению ключевого поля.

Для определения порядка, в котором должны быть отсортированы записи таблицы, необходимо выбрать нужные поля из списка полей таблицы.

При сортировке созданные изменения (условия на упорядочивание записей) можно сохранить в существующей таблице. Условия фильтрации можно сохранить лишь в виде нового запроса.

Фильтрация данных представляет собой отбор информации по какому-либо критерию. Признак выделения определяется пользователем. При этом в таблице отображаются только записи, удовлетворяющие критерию отбора. Информация, не соответствующая требованиям отбора, не отображается. В этом состоит главное отличие сортировки от фильтрации.

СПОСОБЫ ОТБОРА ЗАПИСЕЙ В ТАБЛИЦЕ (ФОРМЕ) ФИЛЬТРАЦИЕЙ:

– фильтр по выделенному – Способ отбора записей, при котором отбираются только записи, содержащие выделенное значение. Используется в таблице, в объектах в режиме таблицы, форме или на странице доступа к данным;

– расширенный фильтр. Способ создания фильтра пользователем с помощью Окна расширенного фильтра. В окне пользователь в бланке фильтра вводит условия отбора, с помощью которых из всех записей в открытой таблице или форме выделяется подмножество, удовлетворяющее заданным условиям.

Для работы с фильтром используются кнопки на ленте инструментов (ЛИ), вкладка Главная, группа Сортировка и фильтр (рис. 14).

MA 2007 позволяет осуществлять поиск записей по определенному

Рис. 14. Кнопки для работы с фильтром

критерию. При этом можно указать не только текст, который следует найти, но и ряд дополнительных условий, по которым должен быть осуществлен поиск записей – точность совпадения искомого значения (полная или частичная), направление поиска и ряд других настроек.

Способы поиска (поиска и замены) нужных данных – конкретного значения, одной записи или группы записей:

– используя параметры диалогового окна Поиск и замена;

– путем перемещения в форме или объекте в режиме таблицы,

либо вводом номера нужной записи в поле номера записи*;

– с помощью фильтра – просмотреть конкретный набор записей при отображении на экране открытой формы или таблицы;

– с помощью запроса – просмотреть отобранный набор записей из одной или нескольких таблиц базы данных, удовлетворяющих заданным условиям.

СОРТИРОВКА ЗАПИСЕЙ В ТАБЛИЦАХ

Задание 1. Выполнить сортировку данных в таблице Производитель по полю Страна.

Действия.

1. В таблице Производитель установить курсор в поле Страна.

2. Выполнить сортировку записей по возрастанию (пиктограммой По возрастанию ЛИ, вкладка Главная, группа Сортировка и фильтр)

3. Полученный результат распечатать.

Задание 2.Самостоятельно выполнить сортировку данных в таблице Производитель по полю Производитель по убыванию.