Задание 6. Перенести (импортировать) таблицу Компьютер из MS Excel (файл Comp.xls*) в базу данных MA 2007.
Для выбора моделей компьютеров фирма C&KIT предлагала клиентам сведения о них в виде таблицы среде MS Excel.
Действия.
1. Открыть вкладку Внешние данные в окне Фирма_C&KIT: база данных Access 2007) – Microsoft Access.
2. Активизировать кнопку Excel в группе Импорт. Откроется окно Внешние данные – Электронная таблица Excel.
3. В этом окне выполнить:
– через кнопку Обзор открыть папку, в которой хранится файл Comp.xls;
– выбрать файл Comp.xls;
– нажать кнопку Открыть. В поле Имя файла появится спецификация файла электронной таблицы Comp.xls
– нажать кнопку OK. Откроется окно Мастера «Импорт электронной таблицы».
4. Выполнить диалог с Мастером «Импорт электронных таблиц»:
1 шаг – установить переключатель ¤Листы – оставить Компьютер (по умолчанию), Далее;
2 шаг – установить флажок Первая строка содержит заголовки столбцов, Далее;
3 шаг – в области Описание поля:
– выделить столбец КодМодели (выделен и установлен в поле имя поля: по умолчанию);
– установить из раскрывающегося списка индекс: значение Да (совпадения не допускаются), Далее;
4 шаг – установить ¤ определить ключ: – из раскрывающегося списка выбрать КодМодели, Далее;
5 шаг – набрать с клавиатуры в поле импорт в таблицу имя таблицы – Компьютер, Готово.
6 шаг – в следующих окнах выполнить:
– установить флажок Сохранить шаги импорта
– Активизировать кнопку Сохранить импорт.
5. После импорта таблицы Компьютер из приложения Excel, ее следует открыть в режиме Конструктор и отредактировать свойства полей в соответствии с таблицей 6.
Для импортированной из другого приложения таблицы, следует модифицировать структуру, поскольку Мастер импорта автоматически определяет свойства данных в соответствии с их типом, что не всегда соответствует свойствам формируемой таблицы.
После завершения модификации структуры таблицы Компьютер отредактировать поле КодПроизводителя – преобразовать его в поле подстановок значений из таблицы Производитель. Тип поля Текстовый после подстановки значений из другой таблицы сохранится (см. задание 7).
Таблица 6
Структура таблицы Компьютер
Имя поля
Тип данных
Описание
Свойства поля
КодМодели
Текстовый
Уникальный номер по каталогу фирмы
Размер поля – 6,
Подпись – Модель, Индексированное поле – Да. Ключевое поле
НазваниеМодели
Текстовый
Название модели компьютера
Размер поля – 20
Процессор
Текстовый
Тип процессора
Размер поля – 15, Значение по умолчанию – Celeron
Частота
Числовой
Тактовая частота процессора, МГц
Размер поля – Целое, число десятичных знаков – Авто
RAM
Числовой
Объем ОЗУ, Мб
Размер поля – Целое, Формат поля – Основной, число дес. знаков – Авто, значение по умолчанию – 64
HDD
Числовой
Емкость жесткого диска, Гб
Размер поля – Одинарное с плавающей точкой число дес. знаков – 1
CD-ROM
Логический
Наличие CD-ROM
Формат поля – Да/Нет, значение по умолчанию - Да
Sound
Логический
Наличие звуковой карты
Формат поля – Да/Нет, подпись – Звук, значение по умолчанию – Да
Окончание табл. 6
Имя поля
Тип данных
Описание
Свойства поля
VRAM
Числовой
Память видеоадаптера, Мб
Размер поля – Байт число дес. знаков –Авто, значение по умолчанию – 8
Монитор
Текстовый
Размер экрана монитора по диагонали
Размер поля – 20
КодПроизводителя
Текстовый
Номер производителя по каталогу фирмы
Размер поля – 6.
Подпись – Производитель
Гарантия
Числовой
Гарантийный срок, мес
Размер поля – Байт, число дес. знаков – Авто
Цена
Денежный
Цена по каталогу фирмы, доллар.
Формат поля – С разделителями разрядов, число дес. знаков – Авто
Задание 7. Преобразовать поле КодПроизводителя в поле подстановок значений из таблицы Производитель.
Действия.
1. Активизировать строку поля, которое будет использоваться как внешний ключ, для поля подстановок – КодПроизводителя.
2. В столбце Тип данных из раскрывающегося списка выбрать тип данных – Мастер подстановок…
3. В окнах Создание подстановки пошагово, в диалоговом режиме с Мастером подстановок, последовательно выполнить:
1 шаг – установить ¤ объект «столбец постановки» будет использовать значения из таблицы или запроса, Далее;
2 шаг – установить ¤ Таблицы, выбрать из списка Производитель, Далее;
3 шаг – из области Доступные поля выбрать КодПроизводителя и Название, Далее;
4 шаг – выбрать порядок сортировки списка (можно оставить предложенный по умолчанию, без изменения, Далее;
5 шаг – оставить по умолчанию þ Скрыть ключевой столбец, Далее;
6 шаг – оставить подпись, которую содержит столбец подстановки – КодПроизводителя, Готово.
MA 2007 создаст поле подстановок и определит его свойства согласно значениям, установленных в диалоге с Мастером.
4. Сохранить структуру таблицы. Таблицу закрыть.
5. В режиме Таблица просмотреть поле КодПроизводителя, обратив внимание на значения поля.
Контрольные вопросы
1. Как осуществить запуск СУБД Access 2007?
2. Как создать базу данных?
3. Каковы особенности работы в режиме конструктора?
4. Что такое таблица, запись, поле, ключевое поле?
5. Чем обычные поля отличаются от ключевых полей?
6. Что такое тип данных?
7. Какие типы данных вы знаете?
8. Как задать для текстового поля длину 20 символов?
9. Чем определяется назначение того или иного формата данных?
10. Способы заполнения структуры БД данными.
11. Как осуществить импорт таблиц в базы данных MS Access?
12. Почему при импорте таблиц из MS Excel была установлена опция Первая строка содержит заголовки столбцов?
