Работа с базой данных ACCESS

СУБД Microsoft Access for Windows (в дальнейшем просто Access) является СУБД реляционного типа и входит в состав интегрированного пакета Microsoft Office. В базе данных хранится информация. СУБД Access может создавать 6 видов объектов: Таблицы, Формы, Запросы, Отчеты, Макросы и Модули. Таблицы, формы, запросы, отчеты связаны друг с другом общей задачей и являются составными частями базы данных (БД). Имя базы данных всегда имеет расширение .mdb. Информацию в базе данных можно вводить, редактировать, просматривать, распечатывать.

Access допускает следующие типы данных:

- текстовый: вмещает все символы клавиатуры

- поле Memo: поле, связанное с файлом примечаний

- числовой: принимает цифры и знаки "," "-" "+"

- дата/время: может принимать дату и время в установленных стандартом форматах

- денежный: в числовом значении 2 последних знака отделяются запятой, используется разделитель тысяч

- счетчик: автоматически вставляются последовательные номера с шагом 1, начиная с 1

- логический: вмещает одно из двух значений – ДА/НЕТ или ИСТИНА/ЛОЖЬ

- поле объекта OLE служит для объектов, созданных в других приложениях и внедренных/связанных с БД.

Таблицасодержит набор сведений определенной категории, эти сведения находятся в записях. Запись состоит из полей. Каждое поле имеет имя и определенный тип данных. Поле состоит из отдельных символов – это минимальная единица информации.

Форма – электронный аналог бумажного бланка. В основном она предназначена для работы с информацией на экране, хотя ее можно и распечатывать. Форма содержит надписи и поля, надпись содержит имя соответствующего поля. Формы можно использовать для ввода, редактирования и просмотра информации, в ней можно также создать вычисляемые поля, содержащие данные, высчитываемые на основании значений других полей. Такие поля будут существовать только в форме.

Отчетиспользуется для распечатки информации из базы данных, вычислений и подсчета итоговых значений по большому объему данных.

Формы и отчеты – это два способа просмотра таблиц.

Запрос– это вопрос, с которым пользователь обращается к таблице.

Итак, реляционная база данных — база данных, хранящая данные в таблицах. Для задания отношений между таблицами в реляционных базах данных используются соответствующие друг другу столбцы различных таблиц. Как правило, в реляционных базах данных каждый вид данных содержится только в одном месте.

После создания в базе данных Microsoft Access отдельных таблиц по каждой теме необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять сведения из таблиц. Сначала следует определить связи между таблицами. Только после этого можно создать запросы, формы и отчеты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц.

Поля в таблицах должны быть скоординированы таким образом, чтобы отображать сведения об одном и том же объекте. Эта координация осуществляется путем установления связей между таблицами. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.