· в окне диалога Новый отчет выбрать имя источника объекта, по которому будет создаваться отчет.
· выбрать один из шести вариантов построения отчета:
Конструктор -позволяет создавать отчет и редактировать уже созданный отчет.
Мастер отчетов -запускает основного мастера для создания отчетов, позволяющего выбрать поля для отчета, задать форматы, условия группировки и итоговые функции.
Автоотчет: в столбец -создает отчет, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представлена в виде простого списка, содержащего названия и значения полей.
Автоотчет: ленточный -данные записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке. Если таблицы базового запроса связаны отношением «один-ко-многим», то мастер создает группу для данных, поступающих со стороны отношения «один», но не вычисляет никаких итоговых значений.
Мастер диаграмм -помогает построить диаграмму и создает в отчете свободную рамку объекта OLE с внедренной диаграммой Microsoft Graph.
Почтовые наклейки -позволяет выбрать поля с именами и адресами, отформатировать их и создать отчет для печати почтовых наклеек. Вы можете выбрать любой тип и настроить размер наклеек.
Разделы отчета
Макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, между которыми находится Область данных.
Добавить или удалить верхний и нижний колонтитулы можно с помощью команды Вид - Колонтитулы. При создании отчета можно задать заголовок, который будет напечатан только в самом начале отчета, и примечание, выводимое в конце отчета. Чтобы добавить в отчет эти разделы, выберите команду Вид / Заголовок / примечание отчета.
Окно отчета и его инструменты
Панель элементов содержит все кнопки для всех элементов управления, которые можно использовать при создании отчета: поля, надписи, рисунки, флажки и т.д.
Чтобы открыть эту панель нужно выбрать команду Вид/Панель элементов, либо щелкнуть на кнопкеПанель элементов на панели инструментов.
Список полей упрощает размещение в отчете присоединенных элементов управления (элементов управления, связанных с полями таблицы или запроса). Он открывается щелчком на кнопке Список полей на панели инструментов или выбором команды Вид/Список полей.В строке заголовка списка полей Access выводит имя базовой таблицы или запроса. Чтобы создать присоединенный элемент управления с помощью списка полей, выберете его тип, щелкнув на соответствующей кнопке на панели элементов. Затем перетащите поле из списка в нужное место отчета. Если кнопка не выбрана, типом элемента управления по умолчанию является Поле
Вокне свойствможно установить свойства самого отчета, его разделов и элементов управления. Набор свойств, представленных в нем зависит от объекта. Чтобы открыть окно свойств, выделяем нужный объект и щелкаем на кнопке Свойства на панели инструментов или выбрать команду Вид/Свойства.
Добавление текущей даты и номера страницы
Для дат Microsoft Access предоставляет две встроенные функции, которые можно использовать для включения в отчет текущей даты и времени. Функция Date возвращает текущую системную дату и время в виде значения даты/времени.
Чтобы добавить текущую дату в отчет, создайте свободное поле в верхнем колонтитуле и введите выражение = Now() в ячейке его свойства Данные, а для свойства Формат поля установите значение длинный формат даты. Вернитесь в отчет и введите с клавиатуры в надпись поля содержательный текст или вовсе удалите ее.
Чтобы добавить номер страницы, используйте свойство отчета Page. Чтобы добавить в отчет номер текущей страницы, создайте свободное поле и в ячейке его свойства Данные введите выражение = “Page ” & [Page] & “ of ” & [Pages]
Вычисления в области данных
В качестве значения свойства Данные любого элемента управления можно задать выражения любой сложности с использованием арифметических операторов, встроенных функций или функций, которые вы сами определите в модуле. Можно воспользоваться Построителем выражений.
Чтобы разместить в области данных вычисляемое поле, нужно:
· выбрать на панели элементов кнопку Полеи указать ее размещение в области данных
