Теоретичні відомості

Лабораторна робота № ____

Тема:Access. Створення форм. Введення і редагування даних через форми.

Мета: Уміти створювати форми, вставляти у форми елементи керування, вводити дані у форму, створювати підпорядковані форми.

Теоретичні відомості

Є два основні способи подання даних з БД для візуального огляду: 1) у вигляді таблиці; 2) у вигляді форми.

Форма подібна до бланка чи карточки. Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, карточка з досьє чи бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці. У програмі Access прийнято створювати базу даних спочатку у вигляді таблиці, а пізніше відображати її у вигляді форм.

Перехід до форм, окрім кращої візуалізації даних, дає низку додаткових можливостей. Виявляється, що на формі можна зручно розташувати поля типу OLE з картинками, фотографіями тощо; елементи керування: кнопки, перемикачі тощо; надписи: заголовки форми, рубрик (а також розрисувати форму чи задати фоновий рисунок-заставку: сутінки, глобус, хмари тощо); обчислювальні поля (це також елементи керування) для відображення результатів обчислень, виконаних на базі наявних полів; закладки (багатосторінкові форми, де поля групують за змістом на різних закладках); підпорядковані форми тощо.

Є декілька способів створення форм, а саме: автоматично за допомогою команди Автоформа; за допомогою майстра форм; вручну за допомогою конструктора форм; комбінованим способом. Наприклад, виконавши команду Автоформа - У стовпець, отримаємо форму, в якій усі поля з таблиці будуть розташовані в стовпець і вирівняні до лівого краю.

Використання майстра форм дає змогу швидко відібрати потрібні поля з таблиці для розміщення на формі або розташувати на одній формі поля з різних таблиць. Для створення стандартних баз даних: адресних книжок, телефонних довідників тощо — також є майстри. Достатньо виконати вказівки майстра і структура бази даних готова (часто їх недоліком є надлишкова кількість полів).

Початківцям створювати форму вручну не рекомендують. Спочатку варто створити форму командою Автоформа або Майс­тер форм, а пізніше зробити зміни у формі за допомогою конст­руктора форм. Такий спосіб називається комбінованим.

Щоб вставити елемент керування, його треба вибрати на панелі і клацнути на формі у точці вставляння. За допомогою кнопки Запуск майстра можна в діалоговому режимі вставити у форму інші елементи: кнопки, перемикачі тощо.

З метою виконання обчислень над полями у формі створюють нове поле, наприклад з назвою Сума (для обчислення суми балів учня з усіх предметів), і задають йому значення у вигляді формули: =[Мат]+[Інф]+[Фіз]+[Літ]+[Мова]. Кутові дужки можна не писати, якщо назви полів не містять пропусків. Ввести конкретні дані у форму можна в режимі форми за допомогою команд з меню Записи - Ввести дані.

Щоб добитися естетичного вигляду, об'єкти на формі вирівню­ють чи переміщують у режимі конструктора. Для вирівнювання вибраних об'єктів використовують команду Вирівняти з меню Формат. Для переміщення вибраного об'єкта вказівник миші треба навести на його межу і, коли він набуде вигляду долоні, виконати перетягування. Поле буде переміщатися разом зі своїм підписом. Щоб ці елементи перемістити окремо, вказівник потріб­но навести на верхній лівий маркер поля або підпису, де він має набути вигляду вказівного пальця піднятого вгору, і виконати переміщення.