ТЕХНОЛОГІЯ СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ ДЛЯ РЕЛЯЦІЙНОЇ БАЗИ ДАНИХ В СЕРЕДОВИЩІ MS ACCESS 2003

Мета роботи: Одержати практичні навички зі створення звітів для реляційної бази даних в середовищі MS Access 2003.

5.1. Теоретичний матеріал з теми

Звіт – це відформатоване представлення інформації із бази даних у вигляді друкованого документу.

При друкуванні таблиць або запитів інформація видається практично в тому вигляді, в якому зберігається. Часто виникає необхідність представити дані у вигляді звітів, які мають традиційний вид та легко читаються. Докладний звіт включає всю інформацію з таблиці або запиту, але містить заголовки і розбитий на сторінки з вказівкою верхніх і нижніх колонтитулів.

Звіти надають дві принципові переваги:

– звіти надають широкі можливості для угрупування і обчислення проміжних і загальних підсумків для великих наборів даних;

– звіти можуть бути використані для отримання красиво оформлених матеріалів, наклейок і інших документів.

Таким чином, запити дозволяють вибрати з бази потрібні відомості, а звіти - представити ці відомості у вигляді, зручному для сприйняття, а також надають широкі можливості для узагальнення та аналізу даних.

Звіт в режимі конструктору має таку структуру:

Заголовок. Цей розділ друкується тільки у верхній частині першої сторінки звіту. Використовується для виводу даних, таких як текст заголовка звіту, дата або констатуюча частина тексту документа, які слід надрукувати один раз на початку звіту.

Верхний\нижний колонтитул. Використовується для виводу даних, таких як заголовки стовбців, дати або номери сторінок, що друкуються зверху\знизу на кожній сторінці звіту.

Область данных – розташована між верхнім та ніжним колонтитулами сторінки. Містить основний текст звіту, що формується із полей, перерахованих у Списку полів.

Примечание. Використовується для виводу даних, таких як текст висновку, загальні підсумкові значення або підпис, які слід надрукувати один раз в кінці звіту. Примітки друкуються над нижнім колонтитулом сторінки на останній сторінці звіту.

Для додавання або видалення кожного елементу структури необхідно вибрати в меню Вид відповідну команду.

Групування в конструкторі здійснюється командою головного меню Вид – Сортировка и группировка. Вибираємо рівні групування за одним або декількома полями. Для кожного поля встановлюємо: Заголовок группы – Да, Примечание группы – Да.

5.2. Приклад створення звітів для бази даних «Реалізація продукції ПАТ "НОРД"»

5.2.1. Створення звіту за допомогою майстра

На основі запиту Замовлення створити звіт з групуванням за Товарними групами, в середині за Замовниками. В якості підсумкових значень розрахувати загальну суму замовлення за групою.

Вибираємо «Создание отчета с помощью мастера»

Вказуємо джерело даних (Запит: Замовлення) і обираємо всі поля запиту. Далее…

Згідно умови додаємо рівні групування, переносимо вправо поля Товарна група, Замовник. Далее…

Вказуємо сортування.

Натискаємо на кнопку ИТОГИ, обираємо функцію сумы Sum.

ОК. Далее…

Вибираємо вид макета для звіту. Далее…

Вибираєм стиль. Далее…

Задаємо ім’я звіту. Готово

Перегляд запиту Замовлення. Перша сторінка з двох виглядить таким чином:

5.2.2. Створення звіту в режимі конструктора

На основі запиту Замовлення на двокамерні холодильників створити звіт з групуванням за Замовниками, в середині за Датою. У якості підсумкових значень за групами розрахувати кількість записів, а також середню суму замовлення за звітом в цілому.

Створюємо звіт в режимі конструктора: кнопка Создать вверху вікна бази даних. У відкритому вікні Новый отчет обираємо запит, на основі якого будемо створювати звіт, «Замовлення двокамерних холодильників».

Завантажується Конструктор звітів, де у Списку полів перераховані поля запиту «Замовлення двокамерних холодильників»

На панелі інструментів перераховані елементи управління, які можна розташувати на звіті.

Додаємо області заголовку та примітки звіту командою головного меню Вид – Заголовок/примечание отчета.

Видаляємо колонтитули командою головного меню Вид – Колонтитулы.

Встановлюємо групування командою головного меню Вид – Сортировка и группировка.Вибираємо рівні групування за Замовниками і за Датами. Для обох полів встановити:

Заголовок группы – Да

Примечание группы - Да

Закрити вікно.

Розташовуємо поле Замовник в області Заголовок групи «Замовник».

Розташовуємо поле Дата в області Заголовок групи «Дата».

Решту полів (Модель і Вартість_замовлення)розташовуємо в області даних.

Для розрахунку підсумкових значень:

В області Примечание группы «Замовник» створюємо об’єкт (Поле), де вказуємо:

Кількість записів за замовником: =Count([Модель])

В області Примечание группы «Дата» створюємо об’єкт (Поле), де вказуємо:

Кількість записів за датою: =Count([Модель])

В області Примечание отчета створюємо об’єкт (Поле), де вказуємо:

Загальна сума: =Sum([Вартість замовлення])

У заголовку звіту створюємо об’єкт , куди вносимо назву звіту «Замовлення двокамерних холодильників»

Змінюємо для об’єктів тип та розмір шрифту, колір тексту та заливки (за власним смаком).

Отримуємо в конструкторі:

В області Примечание отчета можна також створити поле з поточною датою за допомогою елементу (Поле) та напис з ПІБ відповідального за підготовку документа (Надпись).

В області Заголовок/Примечание отчета звіту можна також створити рисунок за допомогою елементу (Рисунок). Для зміни характеристик рисунку відкриваємо його властивості правою кнопкою миші та встановлюємо:

Установка размеров – По размерам рамки

Выравнивание рисунка – По центру

На попередньому перегляді отримуємо:

Тестові питання з теми

№	Питання	Відмітка про правильну відповідь
1.	Які дії у базі даних можна виконувати за допомогою звітів?
a.перегляд даних з таблиць
b.додавання записів до таблиці
c.редагування табличних даних
d.друкування табличних даних
2.	Для групування даних у звіті необхідно зробити…
a.Вид - Сортировка и группировка
b.Вибрати на панелі інструментів
c.Виділити поля та в контекстному меню обрати Группировать
3.	На базі яких об’єктів Access формується звіт?
a.запити
b.форми
c.таблиці
d.макроси
e.модулі
4.	Що відбудеться при натисканні на виділену кнопку у режимі попереднього перегляду звіту?
a.перехід на перший запис
b.перехід на першу сторінку
c.перехід на останню сторінку
d.перехід на останній запис
5.	Звіти створюються на основі…
a.інших звітів
b.запитів
c.форм

Завдання для виконання лабораторної роботи

Згідно запропонованої структури реляційної бази даних побудувати необхідні об’єкти бази даних: таблиці, запити, форми (у тому числі і головну), звіти. Роздруковані об’єкти бази даних та опис виконання роботи сформувати у звіт.