Примечание

Режим предварительного просмотра является основным вариантом демонстрации отчетов, поэтому он активизируется двойным щелчком на значке отчета в окне базы данных.

9. Выберите команду Файл > Предварительный просмотр. Вы увидите предполагаемое > оформление бумажной копии таблицы.

Упражнение 9. Печать таблиц и запросов

Чтобы распечатать активный объект (таблицу, запрос, форму или отчет) базы данных, выполните следующие шаги.

1. Выберите команду Файл > Параметры страницы. Откроется окно диалога, позволяющее настроить размер страницы, ее ориентацию и поля (рис. 52).

2. На вкладке Поля увеличьте левый отступ до 40 мм. Изменение полей отразится на образце, демонстрируемом в разделе Образец.

3. Щелкните на вкладке Страница. При необходимости измените ориентацию на Альбомная.

Ориентация и поля страницы определяют, сколько записей сможет поместиться на одном листе.

4. Щелкните на кнопке ОК.

5. Выберите команду Файл > Печать. Откроется окно диалога Печать.

6. В раскрывающемся списке Имя выберите принтер. В разделе Копии укажите необходимое число копий и щелкните на кнопке ОК.

Рис. 52.Параметры страницы

Упражнение 10. Файловые операции

Чтобы поддерживать базу данных в надлежащем порядке, необходимо периодически выполнять некоторые служебные процедуры. Вероятно, наиболее важной из них является резервное копирование данных, которое выполняется с помощью стандартных средств Windows для работы с файлами. Не менее существенной процедурой является сжатие базы данных. По мере обработки таблиц и добавления объектов 'файл базы данных увеличивается в объеме. При стирании части информации не происходит полного ее удаления из файла. В результате объем, занимаемый базой данных на жестком диске, может оказаться неоправданно большим.

1. Чтобы сжать базу данных, выполните команду Сервис > Служебные программы > Сжать и восстановить базу данных.

2. Сравните размер файла базы данных до и после сжатия. Вы увидите, насколько эффективно сжатие экономит дисковое пространство.

Та же самая команда выполняет восстановление базы данных, поврежденной в результате внезапного сбоя электропитания. Иногда в процессе работы вы заметите, что база данных ведет себя как-то странно. В такой ситуации, не дожидаясь предупреждения, выполните команду Сжать и восстановить базу данных. Access по возможности восстановит нарушения, обнаруженные в структуре данных.

Если база данных содержит конфиденциальные сведения, воспользуйтесь возможностями Access по ограничению доступа и шифрованию данных. Чтобы задать пароль на открытие базы данных, выполните следующие шаги.

3. Закройте базу данных.

4. Щелкните на кнопке Открыть панели инструментов.

5. В окне открытия файла выделите значок Контакты.mdb.

6. Щелкните на стрелке палитры кнопки Открыть и выберите пункт Монопольно. Такой режим открытия предотвращает одновременный доступ к базе данных другого пользователя через локальную сеть.

7. Выберите команду Сервис > Защита > Задать пароль базы данных.

8. В поле Пароль открывшегося окна диалога введите пароль.

9. Для проверки повторно введите тот же пароль в поле Подтверждение.

10. Щелкните на кнопке ОК. Теперь для следующего открытия базы данных потребуется вводить пароль.