Усовершенствование структуры

После создания необходимых таблиц, полей и связей следует заполнить таблицы образцами данных и выполнить с ними различные операции: создание запросов, добавление новых записей и т. д. Это позволит выявить возможные проблемы — например, может потребоваться добавить дополнительный столбец или разбить одну таблицу на две для исключения повторяющихся данных.

Проверьте, можно ли использовать базу данных для получения ответов на нужные вопросы. Создайте черновые формы и отчеты и убедитесь, что в них отображаются нужные данные. Проверьте базу данных на наличие повторяющихся данных и при необходимости удалите эти данные.

В начале работы с базой данных можно выявить области для усовершенствования ее структуры. Нужно обратить внимание на следующие пункты:

· отсутствие необходимых столбцов. Если некоторые столбцы отсутствуют, следует определить, в какую из существующих таблиц можно добавить данные. Если данные относятся к другой теме, может потребоваться дополнительная таблица. Создайте столбец для каждого элемента данных, который требуется отслеживать. Если данные невозможно получить из других столбцов путем вычислений, может потребоваться новый столбец.

· Наличие столбцов, данные которых можно получать из существующих полей путем вычислений. Если данные можно получать из других столбцов путем вычислений — например, пеню можно получить на основе стоимости книги и даты предполагаемого возврата — рекомендуется избегать использования дополнительных столбцов.

· Наличие многократно повторяющихся данных в таблицах. В этом случае следует разделить таблицу на две таблицы и связать их отношением «один-ко-многим».

· Наличие таблиц с большим количеством полей, ограниченным количеством записей и пустыми полями в отдельных записях. В этом случае может потребоваться изменить структуру таблицы, чтобы сократить число полей и увеличить число записей.

· Разбиение каждого элемента данных на минимальные компоненты. Если элемент данных требуется использовать для отчетов, сортировки, поиска или вычислений, его следует поместить в отдельный столбец.

· Наличие в столбце данных, относящихся к теме таблицы. Если столбец содержит данные, которые не относятся к теме таблицы, их следует поместить в другую таблицу.

· Наличие связей между таблицами, представленных общими полями или третьей таблицей. Для создания отношений «один-к-одному» и «один-ко-многим» требуются общие столбцы. Для создания отношения «многие-ко-многим» требуется третья таблица.