Преобразование элементов данных в столбцы

Чтобы определить столбцы таблицы, следует решить, какие сведения требуется отслеживать для таблицы. Например, в таблицу Книги можно включить столбцы Шифр, Автор, Название, Издательство, Стоимость и Аннотация. Все строки содержат одинаковый набор столбцов, поэтому для каждой строки можно сохранять соответствующие сведения. Например, столбец Автор содержит фамилию автора книги. Каждая запись содержит сведения только об одной книги, и поле название содержит название этой книги.

Первоначальный набор столбцов для каждой таблицы можно дополнять новыми столбцами. Например, удобно хранить имя и фамилию читателя в разных столбцах, чтобы облегчить сортировку, поиск и создание индекса.

Например, адрес также состоит из нескольких компонентов: адреса, города, области, почтового индекса и страны, которые лучше хранить в отдельных столбцах. Например, если требуется выполнить поиск, фильтрацию или сортировку по области, необходимо хранить сведения об области в отдельном столбце. Если планируется хранить в базе данных международные адреса, лучше использовать столбец «Регион» вместо «Страна», т. к. в таком столбце можно указывать области внутри своей страны и регионы других стран. Таким же образом в поле Почтовый индекс можно будет хранить почтовые индексы разных стран.

В приведенном ниже списке содержатся несколько советов по созданию столбцов.

· Не следует хранить в таблицах результаты вычислений. Вместо этого можно выполнять вычисления в Access при каждой необходимости получить результат. Предположим, что в отчете о должниках отображаются промежуточные итоги для читателей. Однако таблица не содержит столбец для промежуточных итогов. Вместо этого таблица включает столбец даты предполагаемого возврата книги. С помощью этих данных Access высчитывает промежуточные итоги при каждой печати отчета. Сами промежуточные итоги не хранятся в таблице.

· Разбивайте информацию на минимальные логические компоненты. Может показаться, что лучше создавать единые поля для сохранения полных имен или названий книг вместе с их описаниями. Однако объединение различных данных в одном поле затрудняет их дальнейшее извлечение. Следует разбивать информацию на логические компоненты. Например, можно создать отдельные поля для имени и фамилии или для названия издательства, города и года издания.

После создания столбцов в таблицах можно выбрать первичный ключ для каждой таблицы.