Крок 1. Проектування бази даних

1. Основна таблиця проектованої бази даних повинна містити відомості про замовлення. У числі таких відомостей повинні бути: Номер замовлення, Код клієнта, Найменування клієнта, Адреса клієнта, Код продукту, Назва продукту, Кількість, Дата поставки, Ціна, Вартість.

Кожен рядок таблиці з такими полями містить повну інформацію про конкретне замовлення, а вся таблиця в цілому - дає можливість не тільки вести облік, але й аналізувати діяльність фірми (по обсягах продукції, вартості, датам і т.п.).

2. Якщо таблиця з відомостями про замовлення буде оформлена у вигляді єдиної таблиці Microsoft Access, то це буде не найкращим варіантом організації даних. Наприклад, значення полів "Найменування клієнта" й "Адреса клієнта" повністю визначаються полем "Код клієнта" й у базі буде спостерігатися дублювання інформації. Може відбутися й втрата інформації: при видаленні записів про замовлення будуть віддалятися й відомості про клієнтів.

Аналогічна ситуація складається й з полями "Код продукту", "Назва продукту", "Ціна". Крім того, значення поле "Вартість" є добутком ціни на кількість, тому дане поле можна взагалі не включати в таблицю, при необхідності його варто обчислювати.

3. Таким чином, має сенс організувати розглянуту нами базу даних у вигляді трьох зв'язаних таблиць:

o Класифікатор "КЛІЄНТИ" ("Код клієнта", "Найменування клієнта", "Адреса клієнта");

o Класифікатор "ПРОДУКТИ" ("Код продукту", "Назва продукту", "Ціна");

o "ЗАМОВЛЕННЯ" ("Номер замовлення", "Код клієнта", "Код продукту", "Кількість", "Дата поставки").

Поля "Код клієнта" й "Код продукту" таблиці "ЗАМОВЛЕННЯ" повинні бути пов'язані з відповідними полями таблиць "КЛІЄНТИ" й "ПРОДУКТИ".

Подумайте про призначення ключових полів у таблицях, типах даних і розмірах полів, додаткових параметрах (необхідності вказівки значень за замовчуванням, ознак обов'язковості й т.п.).