Створення базових таблиць і робота з ними

Ціль роботи:навчитися створювати базові таблиці в MS Access, змінювати структуру, редагувати бази даних, додавати нові поля в таблиці.

Етапи роботи:

Етап 1: Створення баз даних.Запустите Microsoft Access

Вам буде запропоновано задати ім'я файлу створюваної бази даних (виберіть свій каталог і вкажіть ім'я файлу, наприклад, telephone).

Зверніть увагу, що в MS Access, ім'я файлу задається ДО створення нової бази, а не ПІСЛЯ того, як вся робота пророблена й залишається тільки зберегти результат (як, наприклад, в MS Word або Excel). Зроблено це з міркувань забезпечення схоронності даних. Всі зміни, внесені в базу даних, відразу ж відображаються й у її файлах (а тому програмі із самого початку треба знати їхні імена). Таким чином, зводиться до мінімуму ризик втрати важливих даних навіть при непередбачених збоях (наприклад таких, як відключення електроживлення).

Перед вами відкриється вікно "База даних". Це вікно є вихідним елементом керування Microsoft Access.

На лівій панелі вікна "База даних" зосереджені елементи керування для виклику всіх типів об'єктів Access (таблиці, запити, форми й т.д.). На правої - елементи керування для створення нових об'єктів. Сюди ж додаються й створювані об'єкти. Вікно має панель інструментів для здійснення основних операцій з об'єктами (відкриття, редагування, видалення й т.п.).

Запустіть конструктор створення таблиць, зробивши подвійного щиглика по відповідному елементі керування або нажавши кнопку "Конструктор" на панелі інструментів. Перед вами відкриється вікно проектування структури таблиці.

У верхній частині вікна перебуває створюваний або модифікувати макет, що, таблиці, що являє собою список полів із вказівкою імені поля, типу даних й опису (необов'язковий параметр).

У стовпці "Ім'я поля" набирається довільне ім'я поля, а в наступному стовпці ("Тип даних") указується тип для цього поля. Тип даних можна вибрати зі списку, що розкривається.

Зверніть увагу, що кнопка списку, що розкривається, з типами даних є схованим елементом керування. Вона з'являється як тільки після вибору відповідного поля бланка. Треба мати на увазі, що в Microsoft Access дуже багато таких схованих елементів, які не відображаються, поки уведення даних не початий. При вивченні програми рекомендуються спеціально "прощелкивать" порожні поля бланків у пошуках схованих елементів.

У нижній частині вікна задаються індивідуальні властивості для кожного поля. Набори властивостей можуть розрізнятися, їхній состав визначається зазначеним типом даного поля. При необхідності ви можете змінювати значення властивостей (у рамках припустимого для обраного типу даних).

Задайте структуру основної таблиці проектованої нами бази даних. Будемо вважати, що всі дані в нашій базі - текстові. Задайте імена полів, їхнього опису й довжини, відповідно до наведеного нижче таблиці:

Вкажіть наявність ключового поля (у нашому прикладі поле "Номер"). Це можна зробити через контекстне меню (нажавши правою кнопкою миші на рядку відповідного поля й вибравши пункт "Ключове поле" меню, що випав) , давши команду меню "Виправлення > Ключове поле" або нажавши на кнопку панелі інструментів Microsoft Access.

Про те, що поле задане ключовим, свідчить значок ключа поруч із ім'ям поля у вікні проектування структури таблиці.