Для визначення критерію відбору потрібно виконати такі дії:
1. Відкрийте запит у режимі ”Конструктор”.
2. Виберіть перший рядок ”Условие отбора”і поле, для котрого необхідно встановити критерій відбору.
3. Введіть вираз для критерію відбору з клавіатури або за допомогою ”Построителя выражений”, якщо потрібно отримати підсумкові значення для груп даних, використовується команда “Вид\Групповые операции”.
4. Для запуску ”Построителя выражений” натисніть праву кнопку “миші” в клітинці ”Условие отбора”і виберіть команду ”Построить”.
5. Для введення іншого виразу в те ж саме поле або в інше поле перейдіть у відповідну клітинку ”Условие отбора”і введіть вираз.
Критерії відбору - це обмеження, які користувач накладає на запит, для визначення записів, із котрими він буде працювати. Наприклад, замість перегляду всіх рейсів, можна переглянути тільки рейси в Київ. Щоб зазначити критерій відбору, який відкидає всі записи, крім тих, де у полі “Код напрямку” зазначено “1” або у полі “Напрямок” “Київ”.
Щоб визначити критерій відбору, потрібно до клітинки “Условие отбора”для даного поля ввести відповідний вираз. У попередньому прикладі таким виразом є “1” або “Київ”. Можуть бути використані й більш складні вирази, наприклад, Between 20 And 30 (між 20 і 30). Якщо запит містить пов'язані між собою таблиці, то значення, вказані в ”Условии отбора” для полів із пов'язаних таблиць, повинні бути з урахуванням регістра. Це означає, що вони мають відповідати регістрові значень у базовій таблиці. Для того ж поля або для кількох полів можна ввести додаткові критерії відбору. Якщо вирази вводяться в кілька клітинок, то вони автоматично комбінуються за допомогою операторів And (і) чи Or(або).
Якщо вирази містяться в різних клітинках одного рядка, це означає повернення тільки тих записів, що відповідають критеріям відбору, зазначеним у всіх клітинках (оператор And). Якщо ж вирази знаходяться в різних рядках бланка запиту, це означає повернення записів, які задовольняють принаймні одному критерію відбору (оператор Or).
Щоб отримати підсумкові значення для груп даних, звичайно, в одному полі задається “Группировка”, а в другому - “Групповая операция”. Наприклад, Const(кількість) – для будь-яких значень, Avg(середнє арифметичне значення), Min, Max, Sum– для числових значень, First(перший запис), Last(останній запис).
Для того, щоб уставити додатковий рядок ”Условие отбора”у вікні режиму ”Конструктор”, виберіть рядок, розташований під тим, де повинен з'явитися новий, а потім виберіть команду ”Вставка\Строки”.Новий рядок вставляється над вибраним рядком.
Створення виразу, “Построитель выражений”
При створенні виразу потрібно об'єднати ідентифікатори, значення й оператори таким чином, щоб вони давали певний результат. За допомогою виразів виконуються як найпростіші арифметичні дії, так і складні операції з даними, наприклад, перевірка відповідності значення, введеного у відповідне поле. Користувач має можливість створювати вирази за допомогою ”Построителя выражений” або самостійно, комбінуючи компоненти виразів.
При створенні виразу самостійно потрібно об'єднати ідентифікатори, значення й оператори таким чином, щоб вони давали певний результат. Залежно від необхідного результату ідентифікатори, оператори і значення при створенні виразу комбінуються різноманітними засобами. За допомогою виразів виконуються злиття рядкових (текстових) значень, додавання числових значень, виклики функцій, посилання на об'єкти і їх значення, а також інші дії. Вирази бувають арифметичні, результат – число і логічні, результат ІСТИНА(True) або НЕПРАВДА(False). Наприклад, вираз [ Ціна квитка ] > 15,0 є логічним.
Приклади виразів
(критерії відбору - текстові та інші значення)
Поле
Вираз
Опис
Напрямок
"Київ"
Відображає напрямок Київ
Касир
"Рак" or "Вовк"
Використовує оператор Or для відображення касирів Рак або Вовк
Код напрямку
In ("1"; "3")
Використовує оператор In для відображення напрямків Київ або Гадяч
Водій
>="Ч"
Відображає водіїв, прізвища яких розпочинаються з літер, що знаходяться в діапазоні від Ч до Я
Водій
Len([Водій])>”3”
Використовує функцію Len для відображення прізвищ водіїв, які складаються з більше ніж 3 літер
Автобус
Like "С*"
Для відображення автобусів, які розпочинаються з літери С
Код касира
Like [Запрошення] & “*"
Для відображення даних після введення параметра (критерію відбору) Код касира
Автобус
Like "[П-Т]*"
Для відображення автобусів, які розпочинаються з П, Р, С, Т
Автобус
Like "*ка*"
Для відображення автобусів, які включають літери ка
Маршрут
Not "А123"
Оператор Not для відображення всіх маршрутів, за винятком А123
Дата
DatePart("yyyy"; [Дата])=2003
Функція DatePart для відображення рейсів, виконаних у 2003 році
Дата
Between #01.09.03# and
#03. 09. 03#
Оператор Between... And для відображення дат не раніше 1 вересня 2003 року і не пізніше 3 вересня 2003року
Кількість пасажирів
>=30 and <35
Для відображення кількості пасажирів від 30 до 34
Дата
>#02.09.03#
Для відображення дат пізніше 2 вересня 2003року
Для створення виразу за допомогою “Построителя выражений“ потрібно виконати такі дії:
1. Натисніть піктограму ”Построитель выражений” клацанням “миші” по відповідній кнопці або натисніть праву кнопку “миші” в клітинці ”Условие отбора”і виберіть команду ”Построить” (рис. 4).
2. Виберіть у лівому нижньому полі вікна ”Построителя выражений” папку, що містить потрібний елемент.
3. Клацніть у нижньому середньому полі двічі по елементу для включення його в поле виразу або виберіть тип елементів і двічі клацніть у нижньому правому полі по елементу.
4. Вставте необхідні оператори у вираз. Для цього помістіть покажчик “миші” у визначену позицію поля виразу і виберіть одну з кнопок із знаками операцій, розташованих у середині вікна ”Построителя выражений”.
5.
Натисніть кнопку ”OK”, створений вираз буде скопійований у позицію, з якої був викликаний ”Построитель выражений”.
