Індексація даних

Індекс – це внутрішня службова структура Microsoft Access, яка впорядковує записи таблиці згідно деякої схеми і відіграє роль “предметного” вказівника для вмісту певного поля (або полів). Аналогічно тому, як потрібні відомості можна знайти, подивившись в предметний вказівник і одразу відкривши потрібну сторінку, Access здійснює пошук даних за індексом, звертаючись безпосередньо до певного запису, а не продивляючись всю таблицю повністю.

Індекси пришвидшують пошук, сортування і фільтрацію даних в таблицях. Тому, якщо часто доводиться виконувати, наприклад, сортування по деякому у полю, варто створити для цього поля індекс.

Індекс не можна створити для полів з типом даних Поле МЕМО, Гіперпосилання або Поле Об’єкта OLE.

Щоб створити індекс поля, необхідно:

1. Відкрити таблицю в режимі конструктора.

2. Виділити поле, для якого створюється індекс.

3. В області Свойства поля на вкладці Общие клацнути в полі введення опції Индексированное поле. Справа рядка з’явиться кнопка розкривного списку.

4. Вибрати зі списку одну з опцій:

- Да…/Совпадения не допускаются, якщо вміст поля повинен бути унікальним для кожного запису;

- Да…/Допускаються совпадения, якщо значення поля повинен можуть повторюватися;

- Опція Нет припиняє створення індексованого поля.

5. Зберегти таблицю, щоб зберегти внесені зміни.

В програмі Microsoft Access можна створювати індекси як по одному полю (простий індекс), так і по кільком полям (складений індекс). Складені індекси, наприклад, використовуються з метою прискорити одночасне сортування або пошук в кількох полях.

Для створення запита на вибірку в режимі конструктора в основному вікні бази даних активізують вкладку Запросы та кнопку Создать, у результаті чого на екрані з'являється вікно Новый запрос, в якому активізують команду Конструктор для самостійного створення запиту.

Після активізації кнопки ОК на екрані з'являється вікно Добавление таблицы,в якому вибирають потрібну таблицю (або таблиці).

Після визначення таблиць та полів запит має вигляд, показаний на малюнку.

Створений запит можна переглянути у вигляді таблиці, активізувавши команди Вид/Режим.

Після закінчення роботи із запитом його закривають. У результаті на екрані з'являється вікно, в якому треба зазначити ім'я запиту і папку, де він зберігається.

При обслуговуванні реальних баз даних повинні бути механізми, які автоматизують модифікацію великої кількості записів в таблиці. Таким механізмом Microsoft Access є запити на зміну, які дозволяють виконувати складні операції маніпулювання даними.

Основою для будь-якого запита на зміну є звичайний запит на вибірку, який визначає групу записів, над якими будуть виконані певні дії. Тому при створенні запиту на зміну спочатку необхідно побудувати запит на вибірку, а потім змінити в режимі конструктора його тип. Зробити це можна, вибравши тип запиту, який підходить, з допомогою кнопки Тип запросапанелі Конструктор запросов або з меню Запрос. Кожен з запитів відмічений власною піктограмою, яка доповнена знаком оклику. Оскільки запити на зміну модифікують інформацію, яка зберігається в таблицях, щоб попередити втрату даних, перед запуском будь-якого запиту такого типу варто скористатись кнопкою Режим таблицы, щоб переглянути ті зміни, які будуть зроблені в таблиці в результаті виконанні запиту.

Нижче перераховані чотири підтипи запитів на зміну, які підтримуються в Microsoft Access.