Введення даних в таблицю і їх редагування

Для прискорення введення та редагування даних можна використовувати наступні комбінації клавіш:

Access автоматично зберігає значення, які вводяться в поле таблиці, як тільки курсор переміщується в інше поле.

Правка/Отменить або Ctrl + Z – відміна щойно введеного запису в таблицю.

В загальному випадку нові записи вводяться в заповнену таблицю. В СУБД Access нові записи “додаються” тільки внизу таблиці, в так званий тимчасовий новий запис. Якщо таблиця відкрита в режимі таблиці, то тимчасовий запис – це останній рядок таблиці, відмічений зірочкою. Новий запис називається тимчасовим, оскільки після введення даних в нього можна відмінити свої дії, двічі натиснувши Esc.

Оформлення таблиці

В режимі внесення даних можна вносити змін в макет таблиці, які програма Access автоматично не зберігає. Оформлення таблиць необов’язкове, але робить їх більш зручними для сприйняття. Всі операції такого типу не відображаються на структурі таблиці.

Приховування стовпців.

1. Виділити стовпець.

2. Формат/Скрытьабо Контекстне меню/Скрыть столбцы

Відображення стовпців

1. Формат/Отобразить столбцы.

Закріплення і вивільнення стовпців

Закріплення застосовується для того, щоб окремі поля залишались на екрані незалежно від прокрутки.

1. Виділити потрібні стовпці, клацнувши на їх заголовку.

2. Формат/Закрепить столбцы. Закріплені стовпці відділяються від решти вертикальною чорною рискою.

Щоб відмінити закріплення, використовується команда Формат/Освободить все столбцы.

Вибір шрифтів

Всі параметри шрифтів дійсні для всієї таблиці, а не для окремих її елементів.

Зміна шрифтів для всіх таблиць бази даних: Сервис/Параметры/Режим таблицы/Шрифт по умолчанию. Вибір шрифта для окремої таблиці: Формат/Шрифт.

Зміна ширини стовпця

1. В режимі таблиці перетягнути межі стовпця, утримуючи ліву кнопку миші.

2. Подвійне клацання на заголовку – встановлення ширини по найдовшому елементу даних.

3. Виконати команду Формат/Ширина столбца.

Зміна висоти рядка

Дії поширюються на всі рядки.

1. Формат/Высота строки (висота рядка = розмір шрифта*1,25).

2. Перетягнути межу рядка, утримуючи ліву кнопку миші.

Установка властивостей таблиці

Таблиці, як і поля, мають свої властивості. Властивості таблиць стосуються всієї таблиці та всіх и записів. Можна встановити для таблиць такі властивості:

- Описание. Ввести опис таблиці та її призначення (для збільшення області введення, використовується діалогове вікно введення, натисканням комбінації клавіш Shift+F2).

- Условие на значение. Перевіряє відповідність даних деякій єдиній для всієї таблиці умові. Наприклад, перевіряє, чи введені значення процентних ставок в усі нові записи, наявність яких обов'язкова.

- Сообщение об ошибке (текст, який виводяться на екран у разі, якщо значення, яке виводиться, не задовольняє умову перевірки). Відображає повідомлення, якщо порушено умови перевірки для запису, наприклад, пояснюючи, чому необхідне введення категорії та процентних ставок.

- Фильтр. Визначає, які дані виводяться на екран після застосування фільтра до таблиці, запиту або форми.

- Порядок сортировки. Визначає порядок сортування записів у таблиці, запиті, формі або звіті.

Щоб встановити властивості таблиці, необхідно виконати такі дії:

1. Вибрати команду Вид/Свойства. На екрані з'явиться діалогове вікно Свойства таблицы.

2. Встановити необхідні властивості таблиці.

3. Закрити діалогове вікно Свойства таблицы.