Теоретичні відомості

Вся база даних в Access зберігається у вигляді одного файлу з розширенням . mdb. У вікні бази даних знаходиться список об’єктів, які можуть входити до БД: таблиці, запити, форми, звіти, сторінки, макроси та модулі.

Вікно конструктора таблиць складається з двох частин. У верхній частині в стовпчику Имя поля можна записувати унікальні імена полів українською, російською або англійською мовою. Для них рекомендується використовувати короткі слова. Якщо при відобра­женні таблиці потрібний якийсь інший заголовок, його можна ввести в полі Подпись в нижній частині вікна. В стовпчикуОписание запису­ються пояснення. Надавати їх не обов’язково. В стовпчикуТип данных за умовчанням встановлений Текстовый тип. Інші типи даних можна вибрати зі списку.

Ключ (первинний ключ, Primary Key) – це одне поле або сукуп­ність полів, які однозначно визначають запис. Значення в полі таб­лиці, для якого встановлений ключ, не можуть повторюватися, їх треба вводити обов’язково, вони не можуть мати значення Null. Пер­винний ключ в кожній таблиці може бути лише один. Крім первин­ного ключа в деяких таблицях можливо існування потенційних клю­чів. Інколи в таблиці немає полів, які можна визнати ключовими. Тоді Access пропонує створити додаткове поле, за звичай типу лічильник. Можна погодитись або відмовитись. Щоб призначити поле ключовим, треба встановити курсор у полі і вибрати кнопку Ключове поле на панелі інструментів.

В нижній частині вікна конструктора можна задавати певні вла­стивості (Свойства поля). Наприклад, для ключового поля власти­вість Индексированное поле повиннамати значення Да (Совпадения не допускаются), яке вибирається зі списку.

Властивість Маска ввода використовується найчастіше для спрощення вводу дати, номеру телефону та ін. Вона визначає формат значень та полегшує введення даних в поле.

Властивість Условие на значение не дозволяє вводити в таб­лиці, форми та запити значення, які не задовольняють вказаній умові. Для запису умов можна використовувати звичайні символи відношень (=, <>, <, <=, тощо), логічні оператори AND(логічне І), OR(логічне АБО), NOT(логічне НІ) та оператори порівняння.

Наприклад, умова >= 10 AND < =20 означає, що значення в полі знаходяться між числами 10 та 20.

Оператор BETWEEN перевіряє, що значення поля знаходиться між вказаними числами. Наприклад, вираз BETWEEN 10 AND 20 теж означає, що можна вводити числа від 10 до 20 включно.

Оператор IN(список) перевіряє чи належить введене значення вказаному списку. Наприклад, вираз IN( „ІОТ”; „ФЕУ ”; „ГФ”) озна­чає, що можна вводити тільки вказані факультети.

Оператор LIKE шаблонперевіряє відповідність введених сим­волів вказаному шаблону.

Наприклад, вираз LIKE „[А – Г] * ” означає, що можна ввести слово, яке починається з літер А, Б, Вабо Г.

LIKE „[ !А – Г] * ” –введене слово не повинно починатися з однієї з літер А, Б, Вабо Г.

LIKE „К * ”– можна ввестислово, яке починається з літери К.

LIKE „[ 2 – 5] ”– можна ввестиодну з цифр від 2 до 5 включно.

LIKE „[А а] * ” означає, що слово може починатися з Аабо а.

Якщо значення в полі відсутнє, то використовується строкова константа ² ² (подвійні лапки, між якими немає пробілу).

Умова Is Null означає, що значення в полі не визначене.