Создание отчёта

Отчёт можно создавать на основе любого объекта базы данных: таблицы, формы или запроса. Наиболее часто он создаётся на основе запроса. Отчёт, показанный на рис. 5.4, сделан на основе одноимённого запроса (рис. 5.1).

Рис. 5.1 Запрос Сведения о товарах по типам, на основе которого создан одноимённый отчёт, показанный на рис. 5.4

Для создания отчёта надо на инструментальной ленте выбрать вкладку Создание. После этого необходимо в группе Отчеты (рис.5.2) выбрать режим, в котором будет создаваться отчет: Отчёт, Мастер отчетов. Выбираем Мастер отчетов. На первом этапе в диалоговом окне Создание отчета необходимо выбрать источник данных, указываем имя запроса: Сведения о товарах по типам, и выбираем все поля запроса для отчета, нажав на кнопку . После нажатия на кнопку [Далее] переходим к следующему этапу. На этом этапе задаем уровни группировки, но если группировка не нужна как в нашем случае, то щелкаем по кнопке . Затем переходим на следующий уровень, на котором задаем порядок сортировки. Выбираем поле Марка из раскрывающегося списка. Для этого поля автоматически установиться сортировка по возрастанию. На следующем этапе выбираем вид макета отчета, например, макет – табличный, ориентация – альбомная. Следующий этап позволяет выбрать стиль и цветовую схему оформления. Оставим – Стандартная. На последнем этапе задаем имя отчёта и выбираем дальнейшие действия: Открыть отчёт, Изменить макет отчёта (то есть перейти в Конструктор). Если выбрали Открыть отчёт, то после нажатия кнопки [Готово] появится готовый отчет (рис. 5.4).

Рис. 5.2 Группа Отчеты вкладки Создание

В появившемся готовом отчёте может не всё устраивать. Чаще всего бывают неудачно размещены надписи и поля отчёта. Иногда в них даже обрывается часть слова. Для исправления подобного рода дефектов надо перевести отчёт либо в режим макета, либо в режим конструктора.

Режим конструктора используют для более «тонкой» настройки отчётов. Он, например, позволяет вместо непосредственно данных таблицы или запроса выводить измененные данные (рассчитываемые).

Рис. 5.3 Отчёт Сведения о товарах по типам в режиме макета

На рис. 5.3. показан отчёт из нашего примера в режиме макета. Для редактирования ширины поля его надо выделить. На рис. 5.3 выделено поле Марка. Потянув за правую границу столбца Марка мышью, можно изменить ширину поля. Если требуется изменить высоту строк, то необходимо потянуть за нижнюю границу последней строки. Изменение шрифта и размера шрифта производится с помощью одноимённых окошек вкладки Формат в режиме макета. Доработка отчёта и формы в Конструкторе аналогична и осуществляется по правилам, изложенным в пункте 3.3.