Сортировка данных. Фильтры

Программа позволяет осуществить в таблицах, запросах и формах поиск данных по символам, которые они содержат. В нижней части окна находится окошко Поиск, в которое вводятся символы поиска (рис. 1.5, 2.9, 4.8). Для перехода к следующим данным, хранящим искомые символы, используют клавиши {Ctrl+Enter}.

Рис. 4.1 Группа Найти вкладки Главная

Иногда надо в длинном перечне таблицы найти название предмета, например, фамилию человека в большом списке. Для поиска надо выделить поле, в котором будем искать, или хотя бы поставить в него курсор. Потом надо щёлкнуть по кнопке Найти на вкладке Главная инструментальной ленты в группе Найти (рис. 4.1).

Рис. 4.2 Диалоговое окно Поиск и замена с найденным в таблице обрывком слова

В появившемся диалоговом окне (рис.4.2) надо напечатать то, что будем искать. Это может быть какое-то число, название предмета, фамилия или даже её обрывок, как в нашем примере.

Поиск начинается после щелчка по кнопке Найти далее. После окончания поиска запись, в которой нашлось то, что ищем, окраситься в более темный цвет, а искомое слово выделится, что и видно на рис. 4.2.

Если надо, чтобы записи в таблице располагались в порядке возрастания или убывания значений в каком-либо поле, то производят сортировку записей с помощью кнопок По возрастанию и По убыванию группы Сортировка и фильтр командной вкладки Главная (рис. 4.3). Для сортировки надо выделить поле, по которому должны сортироваться записи, и щёлкнуть по нужной кнопке.

Рис. 4.3 Группа Сортировка и фильтр вкладки Главная

На рис. 4.4 показан фрагмент (четыре столбца) таблицы Сотрудники, в котором: а) исходная таблица Сотрудники, в поле Сотрудник номера по возрастанию и б) данные рассортированы по полю Фамилия, по алфавиту. Сортировка сделана по возрастанию.

а) б)

Рис. 4.4 Сортировка записей в таблице Сотрудники: а) исходная таблица, б) сортировка в алфавитном порядке фамилий сотрудников

Такой способ сортировки удобен для одноразового использования при заполнении таблиц и запросов. Если же надо, чтобы сортировка сохранялась и при внесении изменений, то используется режим конструктора с внесением записи в свойство поля (пункт 4.3, рис. 4.7).

Для отделения от всего массива некоторых записей, образец которых известен и выделен, применяется фильтр Выделение из группы Сортировка и фильтр (рис.4.3). Поясним на примере. Допустим, надо из таблицы Сотрудники отобрать сотрудников с именем Мария.

Рис. 4.5 Отфильтрованные записи Мария в поле Имя таблицы Сотрудники

Отбор начинается с установки курсора в клетку, где есть такая запись, в нашем примере – в поле Имя, в строку 1. Если фильтрация идёт по фрагменту слова, то надо фрагмент выделить. После этого надо щёлкнуть по кнопке Выделение (рис.4.3), и из появившегося списка выбрать один из вариантов. В нашем случае в примере выбран вариант Равно “Мария”. Одновременно с ней сама собой нажмётся и западёт кнопка Применить фильтр (рис. 4.3). В итоге в таблице останутся только нужные записи, как на рис. 4.5. Чтобы вернуть таблицу в исходное состояние, надо отжать щелчком мыши кнопку Применить фильтр (рис. 4.3).