Структура отчета

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме. В отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне и предназначены только для печати, т. е. создают не экранные, а печатные документы. Содержание отчета размерами в лист формата А4 можно увидеть в окне предварительного просмотра, но нельзя разобрать его содержание. При просмотре документа с увеличением в окне предварительного просмотра помещается только часть отчета. Возможен просмотр макета отчетав режиме Конструктора.

Структура отчетов, как и форм, состоит из разделови элементов управления. Представление о том, как выглядит конструктор отчета в Access можно увидеть на рис. 40 на примере макета отчета.

Заголовок отчета — печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.

Верхний колонтитул— печатается вверху каждой страницы.

Заголовок группы — печатается перед обработкой первой записи группы.

Область данных - печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса.

Примечание группы - печется после обработки последней записи.

Нижний колонтитул - печатается внизу каждой страницы.

Примечание отчета - печатается в конце отчета после обработкивсех записей.

Рис. 40. Макет отчета в окне конструктора отчета

Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access должна "знать" все необходимое об особенностях принтера.Эти данные Access получает от операционной системы. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен.

При отсутствии принтера отчеты создавать все-таки можно. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системыПуск, Настройка, Принтеры, Установка принтера, послечего зарегистрировать драйвер принтера, либо выбрав один из драйверов, прилагающихся к самой операционной системе.