ИТОГОВЫЕ ЗАПРОСЫ

Запросы позволяют не только отбирать нужную информацию из таблиц и обрабатывать ее путем создания новых (вычисляемых) полей, но и производить так называемые итоговые вычисления:

Примером итогового вычисления может служить сумма всех значений в какой-то группе записей или их среднее значение, хотя кроме суммы и среднего значения существуют и другие итоговые функции.

Поскольку итоговые функции для одной записи не имеют смысла и существуют только для группы записей, то предварительно записи надо сгруппировать по какому-либо признаку.

1. Рассмотрим запрос "Квартальные оборота по товарам"

2. Итоговые запросы создают на основе известного нам бланка запроса по образцу, только теперь в нем появляется дополнительная строка - Группировка.

3. Для введения этой строки в бланк надо

щелкнуть на кнопке Групповые операции (знак суммы) на панели инструментов программы Access.

Далее все происходит очень просто.

4. В тех полях, по которым производится группировка, надо установить (или оставить) функцию Группировка.

5. В тех полях, по которым следует провести итоговое вычисление, надо в строке Группировка раскрыть список и выбрать одну из нескольких итоговых функций.

6. Щелчок на кнопке Вид запускает запрос и выдает результирующую таблицу с необходимыми итоговыми данными.

7. В строке Группировка можно указать лишь одну итоговую функцию. А как быть, если надо найти и сумму, и среднее, и максимальное значение, и еще что-то? Решение простое: одно и то же поле можно включить в бланк запроса по образцу несколько раз.

Попробуйте сделать итоговый запрос на то, какие заказы и на какую сумму в день выполнения заказа обработал сотрудник Новиков за 1995 год.

ОТЧЕТЫ

Напомним функции основных объектов базы данных: таблицы служат для хранения данных; запросы служат для выбора данных из таблиц, а также для автоматизации операций по обновлению и изменению таблиц; формы служат для упрощения операций ввода данных в таблицы, но могут быть использованы и для просмотра результатов работы запросов на экране.

Из основных объектов нам осталось рассмотреть только отчеты. Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но только не на, экране, а в виде распечатки на принтере. Таким образом, в результате работы отчета создается бумажный документ.