Общий сценарий использования

Office CASE ориентирован на создание иерархически организованной системы документов, ориентированных на сбор первичной информации и построение сводных отчетов по полученным первичным данным.

Для начала рассмотрим схему функционирования системы документов на конкретном примере, а затем обобщим на произвольный случай.

Рассмотрим работу некоторой организации, имеющей сложную иерархическую структуру. Предположим, что у рассматриваемой организации есть главное управление (Уровень 1), которому подчинены территориальные управления (Уровень 2). Территориальным управлениям в свою очередь подчинены филиалы (Уровень 3), непосредственно оказывающие какие-либо услуги.

1) Главному управлению необходимы данные, которые отсутствуют в корпоративной базе данных, по причине того, что необходимость в их использовании появилась только сейчас. В главном управлении создаются шаблоны форм отчетов для филиала и для территориального управления. Затем подготовленные документы рассылаются по территориальным управлениям по электронной почте либо на магнитных носителях или компакт-дисках (рис. 1).

2) Получив документы, территориальные управления рассылает формы отчета по филиалам.

3) После получения документа в филиале в него вносится информация. При необходимости можно получить твердую копию документа, имеющую юридическую силу. Затем отчет филиала отравляется обратно в территориальное управление в виде документа Word или в формате XML (рис. 2).

4) При поступлении в территориальное управление документы сохраняются на жестком диске. При поступлении отчетов всех филиалов формируется сводный отчет территории, который отправляется в главное управление.

5) В главном управлении, подобно тому, как формируется сводный отчет по филиалам в территориальном управлении, сводный отчет формируется по территориальным управлениям. Предусматривается средства последующей аналитической обработки полученных данных.

Рис. ???. Распространение форм документов в виде шаблонов Word

Рис. ???. Сбор данных и формирование сводных отчетов на основе первичных

Таким образом, мы получили полностью автоматизированную систему сбора информации. В системе присутствуют два типа документов: документы – контейнеры первичных данных и документы – отчеты, агрегирующие данные из первичных документов. На каждом этапе процесса сбора информации по определенным пользователем правилам данные из первичных документов обобщаются и попадают в сводный отчет. Количество подобных этапов не ограничено.

Из рассмотренного выше примера можно сделать вывод, что инициатор сбора информации должен последовательно проделать три этапа построения схемы документов. Все остальные функции возьмут на себя компоненты Office CASE.

Первым этапом создания системы документов с помощью Office CASE является построение схемы системы документов и определение информации, содержащейся в документах.

Второй этап – создание визуального представления документа. Именно с этим представлением документа будет работать пользователь. Microsoft Word располагает широкими возможностями по форматирования документа, можно построить форму практически любой сложности.

На третьем этапе Office CASE объединит результаты первых двух предыдущих. Результатом данного этапа станут шаблоны, объединяющие в себе структуру документа, программные проекты, реализующие функционирование системы, и метаданные управляющие поведением документов. Необязательно, что на данном этапе будут созданы шаблоны всех документов системы. Создаются лишь родительские документы, обладающие базовой информацией.